Car Policies – so sorgen Sie für Sicherheit im Fuhrpark

Die Aufgaben und Pflichten im Fuhrparkmanagement umfassen sowohl das Verwalten und Steuern aller Abläufe, als auch strategische Themen wie z.B. die allgemeine Ausrichtung und Organisation des Fuhrparks. Neben der Betrachtung von Mobilitäts- und Kostenaspekten haben Fuhrparkmanager allerdings die vorrangige Aufgabe, Ihre Kollegen, sprich die Fahrer, vor gesundheitlichen Schäden bei der Nutzung der Firmenfahrzeuge zu schützen. In diesem Beitrag erklären wir, warum es in jedem Fuhrpark eine Car Policies geben sollte und was eine gute Car Policy ausmacht.

Car Policies schützen die Fahrer und sichern die unternehmerische Leistungsfähigkeit

Warum spielen Car Policies eigentlich eine so zentrale Rolle, wenn es um die Sicherheit im Fuhrpark geht? Meist wird die Sicherheit im Fuhrpark mit Themen wie Halterhaftungspflichten, TÜV-Termine, die Fahrerunterweisung oder die Führerscheinkontrolle in Verbindung gebracht.

Das Wort „Car Policy“ unterdessen impliziert bei vielen Menschen zunächst die unternehmenseigene Richtlinie für Dienstwagen, mit anderen Worten: Welcher Mitarbeiter darf welches Fahrzeug fahren. Diese Sichtweise auf eine Car Policy ist sehr kurz gefasst, denn eine Car Policy sollte in erster Linie dazu da sein, die Sicherheit im Fuhrpark zu erhöhen. Die Betrachtung der Fahrersicherheit fängt somit schon bei der Beschaffung und Ausrüstung der Firmenfahrzeuge an. Eine umfassende Car Policy regelt die Ausstattung des Fahrzeugs und die notwendige Sicherheitsausstattung, stets im Hinblick auf die Position und den Aufgabenbereich des jeweiligen Mitarbeiters.

Berücksichtigung von Sicherheitsaspekten in der Car Policy: von Lenkzeiten bis zu Navigationssystemen

Bei der Definition einer Car Policy ist es wichtig, möglichst umfassend alle Sicherheitsaspekte mit einzubeziehen. So gilt es bei einer Festlegung der Firmenwagen-Richtlinie Folgendes zu betrachten:

• Vorgaben zur Reduzierung von Risiken beim Führen von Fahrzeugen (häufige Pausen, Erfrischung, Lenkzeiten, etc.) zusätzlich zu den regelmäßigen UVV Unterweisungen
• Auswahl von Fahrzeugtypen, die die höchsten Sicherheitsstandards gewährleisten (Fokus auf fünf Sterne in Euro NCAP-Crashtests*)
• Sicherheitsausstattungen, wie z.B. Lendenwirbelstützen, Freisprechausrüstungen, Navigationssystem, Head-Up-Displays etc.

*Euro NCAP führte die allgemeine Sicherheitsbewertung im Jahr 2009 ein, die auf vier wichtigen Bereichen basiert: Insassenschutz für Erwachsene, Insassenschutz für Kinder, Schutz von ungeschützten Verkehrsteilnehmern“ (Fußgänger, Radfahrer) und Sicherheitssysteme (Fahrerassistenz und Kollisionsvermeidung)

Sicherheitsausstattung im User-Chooser-Fuhrpark

Von einem User-Chooser spricht man, wenn der Dienstwagen-Fahrer eine gewisse Mitsprache bei der Auswahl des Firmenwagens hat. Sowohl die Leasingrate, als auch die Automarke und die Klasse bilden üblicherweise den Rahmen, in dem sich ein User-Chooser bei der Wahl seines Firmenautos bewegt. Noch vor etwa fünf Jahren war in einem User-Chooser-Fuhrpark die Nutzung von Safety-features, also Sicherheitsausstattungen, sehr gering. Mittlerweile sind ein Großteil aller gängigen Firmenfahrzeuge mit entsprechenden Features ausgestattet. Im Zuge der technologischen Weiterentwicklung der Fahrzeuge, können die Fuhrparkleiter sich zunehmend auf die organisatorischen Maßnahmen fokussieren, die zu einer Erhöhung der Fahrer-Sicherheit führen und weniger um die Sicherheitsausstattung.

Anteil aller User-Chooser Fahrzeuge mit entsprechenden Sicherheitsausstattung:

Schutzmaßnahmen im Fuhrpark – So unterstützt eine Car Policy die Sicherheit im Fuhrpark

Firmenfahrzeuge sind Arbeitsmittel, auf die die arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere auch die Unfallverhütungsvorschriften, zutreffen. Somit sind entsprechende Schutzmaßnahmen verpflichtend, um bei einem Unfall nicht in Regress genommen zu werden. Hier kann es hilfreich sein, nachzuweisen, dass es im Unternehmen eine Car Policy gibt in denen alle gängigen Sicherheitsvorschriften dargelegt sind, um dem Vorwurf der groben Fahrlässigkeit zu entgehen.

Grobe Fahrlässigkeit kann zum Bespiel in folgenden Fällen vorliegen:

• Wenn ein Fahrzeug zu Transportzwecken über keine Hilfsmittel zur Ladungssicherung verfügt. In diesem Fall ist eine ordnungsgemäße Ladungssicherung nicht möglich, was mit einem entsprechend hohen Unfallrisiko verbunden ist.
• Wenn der Arbeitgeber ein Poolfahrzeug mit Sommerbereifung bei winterlichen Straßenverhältnissen zur Verfügung stellt.
• Wenn Service-Fahrzeuge ohne Beifahrerairbag zur Verfügung gestellt werden, obwohl immer zwei Monteure gemeinsam zum Einsatzort fahren.

Car Policies können Unfallkosten senken

Sicherlich stehen die Gesundheit und die Sicherheit der Mitarbeiter im Fokus. Doch die erhöhten Anschaffungskosten der Firmen-Fahrzeuge rechnen sich nicht nur unter dem Blickwinkel der Fahrersicherheit. Viele Unternehmen haben erkannt, dass ein Ausfall eines Mitarbeiters gravierende Auswirkungen auf die unternehmerische Leistungsfähigkeit haben kann. Nicht nur die direkten Kosten durch die Lohnfortzahlung, sondern auch Verwaltungskosten durch eine Reorganisation der Arbeit, anfallende Überstunden, die Personalbeschaffung und somit einhergehende Produktionsverluste und ggf. Vertragsstrafen durch Terminverletzung sind oft um ein Vielfaches größer als der tatsächliche Sachschaden am Fahrzeug. Was oft nicht in diesem Zusammenhang betrachtet wird, ist der Beitragszuschlag der Berufsgenossenschaft, der ähnlich dem Rabattsystem der KFZ-Versicherung funktioniert – also das Unternehmen belohnt, das geringe Unfallzahlen aufweist.

Das Einführen und kontinuierliche Pflegen von Car Policies im Unternehmen lohnt sich, vor allem wenn man den Aspekt Sicherheit betrachtet. Eine Car Policy schützt nicht nur den Fahrer, sondern stellt zugleich die unternehmerische Leistungsfähigkeit sicher. Um sicherheitsrelevante Car Policies ganzheitlich und zuverlässig umzusetzen, eignet sich ein Beschaffungssystem wie Easy+. Hier können Sie die gewünschten Dienstwagen-Regelungen für unterschiedliche Fahrzeugklassen und Mitarbeitergruppen hinterlegen. So werden unternehmensinterne Regelungen bereits bei der Konfiguration entsprechend berücksichtigt.