Car Policy: Bedeutung und Vorteile einer Dienstwagenordnung im Fuhrpark

Mann, der Fahrzeugschlüssel in der Hand hat
Mann, der Fahrzeugschlüssel in der Hand hat

Eine Car Policy ist im Fuhrpark ein wichtiges Instrument, dass die Nutzung von Firmenwagen regelt. Sie spielt damit eine zentrale Rolle bei der Gewährleistung von Sicherheit, Effizienz und Nachhaltigkeit im Fuhrparkmanagement. In diesem Beitrag erfahren Sie, was eine Car Policy ist und warum sie für den Fuhrpark so sinnvoll ist.

Was ist eine Car Policy?

Bei einer Car Policy handelt es sich um eine schriftliche Vereinbarung, die die Nutzungsbedingungen von Firmenwagen im Unternehmen regelt. Sie stellt sicher, dass alle Mitarbeiter dieselben Regeln und Bedingungen einhalten. Zudem legt sie fest, wer Anspruch auf einen Dienstwagen hat und welche Konditionen dafür gelten.

Die Dienstwagenordnung definiert unter anderem die Gründe, die zum Erhalt eines Dienstwagens berechtigen, die Fahrzeugklassen, die zur Auswahl stehen, und den Umfang der zulässigen Nutzung. Eine Car Policy beinhaltet auch eine Vielzahl von Informationen, von den Anforderungen an den Führerschein bis hin zur Verantwortung der Mitarbeiter für den Firmenwagen.

Bedeutung der Car Policy im Fuhrpark

Eine Car Policy ist ein wichtiger Baustein im Fuhrparkmanagement, da sie eine einheitliche Regelung für die Nutzung von Firmenwagen ermöglicht und somit die Sicherheit im Unternehmen erhöht. Dadurch werden potenzielle Missverständnisse vermieden und der Arbeitsablauf reibungsloser gestaltet. Darüber hinaus bietet ein Regelwerk eine solide Grundlage für die Kalkulation von Dienstwagenkosten und ermöglicht somit eine langfristige Planung und Steuerung der Flotte.

Eine gut durchdachte Car Policy für Dienstwagen berücksichtigt dabei die Bedürfnisse des Unternehmens und die Wünsche und Anforderungen der Mitarbeiter gleichermaßen. Sie bildet die Grundlage für ein effektives Fuhrparkmanagement, das Sicherheit, Effizienz und die Zufriedenheit der Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellt.

Vorteile einer Car Policy

Zum einen hilft eine Dienstwagenordnung dem Fuhrparkmanagement dabei, die Kosten im Zusammenhang mit der Nutzung von Firmenwagen zu kontrollieren. Durch die Festlegung von Regeln und Bestimmungen können Arbeitgeber sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die Dienstwagen im Fuhrpark verantwortungsvoll und sparsam nutzen. Zum anderen liefert sie ein klares Regelwerk, um die Sicherheit der Mitarbeiter zu erhöhen.

1. Höhere Sicherheit im Fuhrpark

Eine Car Policy sollte in erster Linie dazu da sein, die Sicherheit im Fuhrpark zu erhöhen. Die Betrachtung der Fahrersicherheit fängt somit schon bei der Beschaffung und Ausrüstung der Firmenfahrzeuge an. Eine umfassende Car Policy regelt die Ausstattung des Fahrzeugs und die notwendige Sicherheitsausstattung, stets im Hinblick auf die Position und den Aufgabenbereich des jeweiligen Mitarbeiters.

Laut § 2 der Betriebssicherheitsverordnung gehören alle Fahrzeuge, die vom Arbeitgeber bereitgestellt und von den Beschäftigten bei der Arbeit benutzt werden, zu den Arbeitsmitteln. Daher treffen auf diese die arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere auch die Unfallverhütungsvorschriften, zu.

Somit sind entsprechende Schutzmaßnahmen verpflichtend, um bei einem Unfall nicht in Regress genommen zu werden. Hier kann es hilfreich sein, nachzuweisen, dass es im Unternehmen eine Car Policy gibt in denen alle gängigen Sicherheitsvorschriften dargelegt sind, um dem Vorwurf der groben Fahrlässigkeit zu entgehen.

Bei der Ausarbeitung einer Car Policy für Firmenwagen ist es wichtig, möglichst umfassend alle Sicherheitsaspekte mit einzubeziehen. So gilt es bei einer Festlegung der Firmenwagen-Richtlinie Folgendes zu betrachten:

  • Vorgaben zur Reduzierung von Risiken beim Führen von Fahrzeugen (häufige Pausen, Erfrischung, Lenkzeiten, etc.) zusätzlich zu den regelmäßigen UVV-Fahrerunterweisungen
  • Auswahl von Fahrzeugtypen, die die höchsten Sicherheitsstandards gewährleisten (Fokus auf fünf Sterne in Euro NCAP-Crashtests*)
  • Sicherheitsausstattungen, wie z.B. Lendenwirbelstützen, Freisprechausrüstungen, Navigationssystem, Head-Up-Displays etc.

*Euro NCAP führte die allgemeine Sicherheitsbewertung im Jahr 2009 ein, die auf vier wichtigen Bereichen basiert: Insassenschutz für Erwachsene, Insassenschutz für Kinder, Schutz von ungeschützten Verkehrsteilnehmern“ (Fußgänger, Radfahrer) und Sicherheitssysteme (Fahrerassistenz und Kollisionsvermeidung)

2. Mehr Klarheit und Fairness

Eine Dienstwagenordnung stellt sicher, dass alle Mitarbeiter gleichermaßen über die Regeln und Pflichten zur Nutzung von Firmenfahrzeugen informiert sind. Damit schafft sie eine solide Grundlage, die Missverständnisse vermeidet und allen Mitarbeitern gleiche Bedingungen bietet.

In einer Car Policy für Dienstwagen wird beispielsweise geregelt, wer unter welchen Bedingungen Anspruch auf ein Firmenfahrzeug hat und wie die Fahrzeuge genutzt werden dürfen. Dazu gehören auch Regeln für die private Nutzung oder Kilometerbegrenzungen. Außerdem definiert sie, welche Verantwortlichkeiten die Mitarbeiter haben, einschließlich der Wartung, der Meldung von Schäden und der Einhaltung von Sicherheitsvorschriften.

Mit einer Car Policy kann Missverständnissen und Konflikten vorgebeugt werden.
Eine Car Policy sollte u.a. regeln, ob der Dienstwagen für private Zwecke genutzt werden darf und wer für laufende Kosten aufkommt.

3. Steigerung des Umweltbewusstseins

Durch eine Car Policy kann der Einsatz von Fahrzeugen mit geringerem CO2-Ausstoß, Elektrofahrzeugen oder Hybridmodellen bevorzugt werden. Zudem können Standards für Emissionen und Kraftstoffeffizienz festgelegt werden, die bei der Auswahl neuer Firmenfahrzeuge zu berücksichtigen sind. Damit trägt eine Dienstwagenordnung dazu bei, die Umweltauswirkungen im Fuhrpark zu verringern und ein nachhaltiges Fuhrparkmanagement zu fördern.

Durch die Einführung von Anreizsystemen kann eine Car Policy auch als Instrument zur Bildung und Sensibilisierung für umweltfreundlichere Fahrweisen dienen. 

4. Kostenkontrolle dank Dienstwagenordnung

Indem die Fahrzeugmodelle und -marken, die bei der Fahrzeugkonfiguration gewählt werden dürfen, begrenzt werden, können Mengenrabatte und niedrigere Kosten für Wartung und Ersatzteile erzielt werden. Eine engere Auswahl kann auch die Verwaltung vereinfachen und die Einschränkung von Sonderausstattungen kann den Wiederverkaufswert der Fahrzeuge steigern.

Der Einsatz kraftstoffeffizienter oder alternativ angetriebener Fahrzeuge kann in einer Dienstwagenordnung vorgeschrieben werden, um dadurch Einsparungen bei den Treibstoffkosten zu erzielen. Auch die Einführung von Nutzungslimits oder die Beschränkung der privaten Nutzung tragen zur besseren Kostenkontrolle bei.

Car Policy und Elektromobilität

Mit der voranschreitenden Elektrifizierung deutscher Fuhrparks spielt auch eine Dienstwagenordnung in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Sie unterstützt Unternehmen dabei, die Integration von Elektrofahrzeugen Fuhrpark zu planen und gezielt zu steuern.

Mit einer Car Policy für Elektrofahrzeuge können zum einen konkrete Ziele für die Einführung von elektrisch betriebenen Dienstwagen im Fuhrpark definiert werden. Dies kann beispielsweise Quoten für Elektrofahrzeuge oder Fristen für die Umstellung auf einen emissionsfreien Fuhrpark beinhalten. Zum anderen lassen sich Kriterien für die Auswahl von E-Fahrzeugen festlegen, wie Reichweite oder Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership).

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Elektrifizierung der Flotte ist die Ladeinfrastruktur. Eine Car Policy für Elektrofahrzeuge sollte daher Richtlinien für die Installation und Nutzung von Ladestationen am Arbeitsplatz, zu Hause und unterwegs enthalten. Auch eine mögliche Kostenerstattung für das Laden zu Hause oder die Nutzung öffentlicher Ladestationen sollten berücksichtigt werden.

Fahrzeuge konfigurieren basierend auf einer Car Policy

Eine Car Policy schützt nicht nur den Fahrer, sondern stellt zugleich die unternehmerische Leistungsfähigkeit sicher. Um sicherheitsrelevante Car Policies ganzheitlich und zuverlässig umzusetzen, eignet sich ein Fahrzeug Konfigurator wie Easy+. Hier können Sie die gewünschten Dienstwagen-Regelungen für unterschiedliche Fahrzeugklassen und Mitarbeitergruppen hinterlegen. So werden unternehmensinterne Regelungen bereits bei der Konfiguration entsprechend berücksichtigt.

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