Veröffentlicht am 10.03.2023

Sicherheit und Transparenz im Fuhrpark: Warum eine gut durchdachte Dienstwagenregelung unerlässlich ist

Die Dienstwagenregelung ist ein wichtiges Thema für Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden Firmenwagen zur Verfügung stellen. Besonders bei Elektrofahrzeugen gibt es einige Besonderheiten zu beachten, da diese in der Regel teurer sind als konventionelle Fahrzeuge und die Abrechnung von Stromkosten eine Herausforderung darstellen kann. In diesem Artikel möchten wir Ihnen alles Wichtige zur Dienstwagenregelung, auch für die Car Policy für Elektrofahrzeuge, erklären und Ihnen praktische Tipps für eine sinnvolle Dienstwagenregelung in der Flotte an die Hand geben.

Was ist eine Dienstwagenregelung?

Eine Dienstwagenregelung ist eine Vereinbarung zwischen einem Unternehmen und seinen Mitarbeitenden. Sie regelt, unter welchen Bedingungen Firmenwagen genutzt werden dürfen. Eine solche Regelung kann verschiedene Aspekte auflisten, wie z. B. die Berechtigung zur Nutzung eines Firmenwagens, die Laufzeit des Leasingvertrags, die Ausstattung des Dienstwagens und die Nutzung des Dienstwagens in der Freizeit. Die Dienstwagenregelung besteht in der Regel aus zwei Teilen: der Car Policy und der Nutzungsvereinbarung.

Car Policy

Die Car Policy legt die allgemeinen Regeln für den Einsatz von Firmenfahrzeugen fest. Hierbei werden die Anforderungen an die Fahrzeuge, wie zum Beispiel die Größe oder die Leistung, festgelegt. Auch die Bedingungen für die Nutzung des Fahrzeugs werden definiert, wie die Nutzung für dienstliche oder private Zwecke sowie die Verantwortlichkeiten des Fahrers und des Unternehmens bei Unfällen oder Schäden am Fahrzeug. Weiterhin wird die Abrechnung von Tankkosten oder anderen Kosten im Zusammenhang mit dem Fahrzeug festgeschrieben. Welchen Wandel die Car Policy durchläuft, erfahren Sie in unserem Artikel „Von der Car Policy zum Mobilitätsbudget„.

Nutzungsvereinbarung

Die Nutzungsvereinbarung dagegen enthält die individuellen Vereinbarungen zwischen dem Fahrer und der Firma. Hierbei wird ausgemacht, wer den Dienstwagen nutzen darf, für welche Zwecke es genutzt werden darf und für welchen Zeitraum es dem Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt wird. Auch die Laufzeit des Leasingvertrags sowie die Kosten für das Fahrzeug werden hier festgehalten. Weiterhin sind hier die Pflichten des Mitarbeitenden bezüglich der Wartung und Reparatur des Fahrzeugs definiert.

Insgesamt ist die Dienstwagenordnung, bestehend aus Car Policy für Firmenfahrzeuge und Nutzungsvereinbarung, ein wichtiges Instrument für das Fuhrparkmanagement, um den Einsatz von Firmenfahrzeugen in der Flotte klar zu regeln. So können Konflikte vermieden und die Kosten für den Einsatz von Firmenfahrzeugen besser kontrolliert werden.

Auf was gilt es bei einer Dienstwagenregelung zu achten?

Bei der Ausarbeitung einer Dienstwagenregelung für den Fuhrpark gibt es verschiedene Punkte, auf die vom Fuhrparkmanagement zu achten sind, um eine sinnvolle und effektive Regelung für alle Beteiligten zu schaffen.

• Einbeziehung der Belegschaft: Es ist wichtig, Mitarbeitende bei der Ausarbeitung der Dienstwagenregelung mit einzubeziehen, um ihre Bedürfnisse und Wünsche zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass die Regelung für alle fair und transparent ist.
• Auswahl der Firmenwagen: Die Auswahl der Firmenwagen sollte auf den Bedarf der Firma und der Mitarbeitenden zugeschnitten sein. Es ist sinnvoll, Firmenwagen mit einem angemessenen Preis-Leistungs-Verhältnis zu wählen und sicherzustellen, dass sie den Anforderungen der Mitarbeitenden entsprechen.
• Ausstattung der Fahrzeuge: Die Ausstattung der Fahrzeuge sollte ebenfalls den Anforderungen der Mitarbeitenden entsprechen. Auch umweltfreundliche Technologien, wie z. B. E-Fahrzeuge, können hier vom Fuhrparkmanagement in Betracht gezogen werden.
• Nutzung des Fahrzeugs: In der Car Policy für Firmenfahrzeuge muss die Nutzung des Fahrzeugs klar geregelt sein, um Missverständnisse und Konflikte mit dem Fuhrparkmanagement zu vermeiden. Hierbei ist es wichtig, die Vorgaben zur privaten Nutzung des Fahrzeugs sowie die Verwendung für dienstliche Zwecke deutlich zu machen.
• Laufzeit des Leasingvertrags: Die Laufzeit des Leasingvertrags sollte so gewählt werden, dass der Dienstwagen für den geplanten Zeitraum einsatzbereit ist und die Kosten für das Unternehmen im Rahmen bleiben.
• Kosten: Die Kosten für den Einsatz der Dienstwagen sollten transparent und fair aufgeteilt werden. Hierbei sollte auch an die Versteuerung der Dienstwagen gedacht werden.
• Wartung und Reparatur: Die Wartung und Reparatur der Dienstwagen sollte klar geregelt werden, um sicherzustellen, dass das Fahrzeug immer einsatzbereit ist.

Indem diese Punkte bei der Ausarbeitung der Dienstwagenordnung für die Flotte berücksichtigt werden, kann eine effektive Regelung geschaffen werden, die den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und des Unternehmens entspricht.

Dienstwagenregelung und Elektromobilität im Fuhrpark

Haben Sie E-Fahrzeuge in Ihrem Bestand oder planen welche zu integrieren, dann gibt es bei der Dienstwagenregelung verschiedene Besonderheiten zu beachten. Wir haben die wichtigsten Tipps für Sie zusammengefasst.

Wie funktioniert die Dienstwagenregelung für Elektrofahrzeuge?

Eine Dienstwagenregelung für Elektrofahrzeuge unterscheidet sich in einigen Punkten von einer Regelung für konventionelle Fahrzeuge. Bei der Car Policy für Elektrofahrzeuge gilt es die Stromkosten zu berücksichtigen, da sie ein wichtiger Kostenfaktor sind. Es sollte geklärt werden, wer für die Kosten aufkommt und wie sie abgerechnet werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Stromkosten abzurechnen, z. B. über eine Ladekarte oder über eine Pauschale pro Kilometer.

Versteuerung von Elektro-Dienstwagen

Bei der Versteuerung von Elektro-Dienstwagen gibt es einige Besonderheiten zu beachten. Im Gegensatz zu konventionellen Fahrzeugen wird bei Elektrofahrzeugen nur der halbe Listenpreis zur Berechnung der Dienstwagensteuer herangezogen. Es sollte jedoch auch beachtet werden, dass die Steuerbefreiung für Elektrofahrzeuge nur bis zu einem bestimmten Listenpreis gilt und es ab diesem Wert zu einer Steigerung der Steuerbelastung kommen kann. Hier ist es wichtig, die aktuellen Gesetzgebungen und mögliche Änderungen im Blick zu haben.

Ladestationen & Abrechnung von Stromkosten

Eine weitere Frage bei der Dienstwagenregelung für Elektrofahrzeuge im Fuhrpark ist, wo der Fahrer das Auto laden kann und wer für die Kosten aufkommt. Hier gibt es verschiedene Optionen. Fuhrparkmanager können ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, das Firmenauto zu Hause oder an einer öffentlichen Ladestation zu laden. Alternativ können im Fuhrpark auch eigene Ladestationen auf dem Firmengelände bereitgestellt werden.

Für die Abrechnung der Stromkosten gibt es unterschiedliche Varianten. Eine Möglichkeit ist die Vergabe einer Ladekarte, mit der die Stromkosten direkt an den Betreiber der Ladestation abgerechnet werden können. Eine andere Möglichkeit ist die Abrechnung über eine Pauschale pro Kilometer. Hierbei wird ein fester Betrag für jede gefahrene Kilometerpauschale berechnet, um die Stromkosten abzudecken.

Häufig gestellte Fragen zur Dienstwagenrichtlinie im Fuhrpark

Was sind die Vorteile einer Dienstwagenrichtlinie für Unternehmen und Mitarbeitende?

Eine Dienstwagenrichtlinie bietet Unternehmen, Fuhrparkmanagement und Fahrern eine klare Regelung für die Nutzung von Firmenfahrzeugen. Durch eine klare Regelung können Konflikte im Fuhrpark vermieden werden, da alle Beteiligten wissen, was erlaubt ist und was nicht. Weiterhin können Unternehmen durch die Nutzung von Dienstwagen die Mobilität ihrer Mitarbeitenden fördern und dadurch ihre Flexibilität im Geschäftsalltag erhöhen. Mitarbeitende können durch die Nutzung von Dienstwagen auch private Fahrten unternehmen und dadurch eine finanzielle Entlastung erfahren.

Wie funktioniert die Dienstwagenordnung bei Elektroautos?

Die Dienstwagenordnung bei Elektroautos funktioniert ähnlich wie bei Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor. Hierbei sind jedoch einige Besonderheiten zu beachten. So müssen zum Beispiel die Ladeinfrastruktur und die Abrechnung von Stromkosten geregelt werden. Auch die Versteuerung von E-Dienstwagen ist anders geregelt als bei Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor. Hier müssen Firma und Mitarbeitende darauf achten, dass sie die steuerlichen Vorteile von E-Dienstwagen nutzen und alle steuerlichen Vorgaben erfüllen.

Kann ich als Mitarbeitender mein Dienstfahrzeug aus der Firma auch privat nutzen?

Ja, in der Regel können Dienstwagen auch für private Zwecke genutzt werden. Allerdings muss hierbei die dienstliche Nutzung des Fahrzeugs im Vordergrund stehen und die private Nutzung darf nur in einem angemessenen Rahmen erfolgen. In der Dienstwagenregelung sollten hierzu konkrete Vorgaben gemacht werden, wie oft und in welchem Umfang das Fahrzeug für private Zwecke genutzt werden darf. Wichtig ist auch, dass der Arbeitgeber die private Nutzung des Dienstwagens ordnungsgemäß versteuert und dies auf der Lohnabrechnung ausweist.