Für viele Unternehmen ist das Flottenmanagement ein zentraler Aspekt, denn Transportmittel bilden den Mittelpunkt ihrer betrieblichen Mobilität. Doch die Verwaltung einer Fahrzeuggruppe ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die weit über die reine Koordination von Kraftfahrzeugen hinausgeht. Ein optimal organisiertes Flottenmanagement trägt entscheidend dazu bei, die Fuhrparkkosten zu senken und gleichzeitig die Effizienz des Fuhrparks zu steigern. Es gilt, den Überblick über Kosten, Wartung und Nutzung zu behalten, die Leistungsfähigkeit zu steigern und dabei immer die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Digitale Lösungen wie ein Flottenmanagementsystem spielen dabei eine immer wichtigere Rolle und helfen dabei, die Prozesse zu vereinfachen und die Flotte optimal zu steuern.
In diesem Beitrag befassen wir uns mit den Grundlagen im Flottenmanagement, geben einen Einblick in die wichtigsten Prozesse in der Fahrzeugflotte und beleuchten die aktuellen Entwicklungen.
Inhalt
- Was ist Flottenmanagement?
- Flottenmanagement: Eine Flotte effizient verwalten
- Mehr Effizienz und weniger Aufwand dank digitalem Flottenmanagement
- Digitale Flotte: Die Vorteile einer Flottenmanagement Software
- Die wichtigsten Flottenmanagement Aufgaben
- Gesetzliche Regelungen im Flottenmanagement
- Umweltschutz im Fuhrpark: Maßnahmen für ein nachhaltiges Flottenmanagement
- Vom Flottenmanager zum Mobilitätsmanager: So verändert sich die Rolle in der Flotte
Was ist Flottenmanagement?
Der Begriff Flottenmanagement, auch als Fuhrparkmanagement bekannt, beschreibt die effiziente Verwaltung und Steuerung einer Gruppe von Kraftfahrzeugen, die von einem Unternehmen oder einer Organisation für geschäftliche Zwecke genutzt werden. Eine Fahrzeuggruppe kann dabei aus verschiedenen Fahrzeugtypen bestehen, darunter Pkw, Lastwagen, Lieferwagen, Busse oder spezialisierte Transportmittel.
Hauptziel der Fahrzeugverwaltung ist es, den reibungslosen Ablauf des Fuhrparkbetriebes sicherzustellen. Dabei sollen gleichzeitig die Kosten der Fahrzeuggruppe minimiert, die Leistung gesteigert und die betrieblichen Anforderungen erfüllt werden. Neben der Datenpflege gehören auch die Beschaffung neuer Transportmittel, die Abwicklung von Schäden, das Kraftstoffmanagement und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Flottensteuerung.
Ein erfolgreiches Flottenmanagement setzt auf moderne Technologien und durchdachte Strategien, um den ständig wachsenden Anforderungen des Marktes gerecht zu werden und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens nachhaltig zu stärken.
Flottenmanagement: Eine Flotte effizient verwalten
Damit eine Fahrzeugflotte effizient und strukturiert verwaltet wird, sind eine sorgfältige Planung, klare Strategien und der Einsatz geeigneter digitaler Tools erforderlich. Eine Flottenmanagement Software ermöglicht es Flottenmanagern beispielsweise alle relevanten Daten zu verwalten und zu analysieren. Durch die Automatisierung von Aufgaben in der Flottenverwaltung können die administrativen Aufwände in der Flotte erheblich gesenkt und Kosten eingespart werden. Werden die Daten analysiert, können zudem fundierte Entscheidungen rund um das strategische Management der Verkehrsgruppe getroffen werden.
Mit klaren Richtlinien für die Nutzung der Fahrzeuge in der Flotte – einer sogenannten Car Policy – schaffen Sie ein verbindliches Regelwerk für alle Mitarbeitenden. Missverständnissen und Konflikten kann so vorgebeugt werden. Eine Car Policy sollte unter anderem definieren, wer berechtigt ist, Firmenfahrzeuge zu führen, ob die Fahrzeuge auch für private Zwecke genutzt werden dürfen und wer im Falle von Unfällen und Schäden am Fahrzeug haftet.
Und stellen Sie sicher, dass Ihre Fahrzeuge optimal ausgelastet sind. Dies kann bedeuten, ein Carsharing-Konzept zu integrieren, bei dem die Kraftfahrzeuge gemeinschaftlich genutzt werden. Das erhöht nicht nur die Auslastung, sondern kann auch dabei helfen, die Gesamtzahl der Fahrzeuge zu reduzieren.
Ein Flottenmanagementsystem ist ein unverzichtbares Werkzeug, um die Überwachung der Transportfahrzeuge zu optimieren. Die meisten ermöglichen eine detaillierte Fahrzeugortung in Echtzeit, was die Routenplanung und Leistungsfähigkeit der Flotte deutlich verbessert. Durch die automatisierte Kontrolle von Wartungsintervallen und Betriebsdaten werden Ausfallzeiten reduziert und die Steuerung vereinfacht, was die Produktivität steigert und Kosten minimiert.
Mehr Effizienz und weniger Aufwand dank digitalem Flottenmanagement
Die digitale Flottenverwaltung basiert auf dem Einsatz digitaler Technologien und Softwarelösungen für die Verwaltung einer Fahrzeugflotte. Diese digitale Transformation ermöglicht es Unternehmen und Organisationen, ihre Transportmittel effektiver zu verwalten, Kosten zu senken und die Sicherheit im Fuhrpark zu erhöhen. Außerdem unterstützt eine Flottenmanagement Software dabei, möglichen Nachhaltigkeitszielen in der Flotte nachzukommen.
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Digitales Flottenmanagement: Die Vorteile einer Flottenmanagement Software
Eine Flottenmanagement Software hilft dabei, den Fahrzeugbetrieb reibungslos zu gestalten und den Zustand der Verkehrsgruppe im Blick zu behalten. Sie bietet darüber hinaus aber noch zahlreiche weitere Vorteile:
- Kostenreduktion: Durch die Überwachung und Analyse aller Kosten wie für Wartungen, Kraftstoff und Verbräuche können Unternehmen die Betriebskosten senken.
- Compliance und Berichterstattung: Digitales Flottenmanagement erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Reporting-Anforderungen. Unternehmen können beispielsweise durchgeführte Elektronische Führerscheinkontrollen und UVV-Fahrerunterweisungen protokollieren und basierend auf sämtlichen Daten Berichte generieren, um sicherzustellen, dass sie den geltenden Vorschriften entsprechen.
- Datengestützte Entscheidungen: Die gesammelten Daten können für datengestützte Entscheidungen verwendet werden, Geschäftsprozessen zu verbessern und der Flottenstrategie nachzukommen.
- Weniger Aufwand: Durch die Automatisierung von Flottenmanagement Aufgaben reduziert sich der manuelle Verwaltungsaufwand erheblich und die Genauigkeit der Daten verbessert sich. Digitale Flottenmanagementlösungen erhöhen zudem die Leistungsfähigkeit im Fuhrpark.
Die wichtigsten Flottenmanagement Aufgaben
Flottenmanager sehen sich mit einer Vielzahl von Aufgaben und Abläufen konfrontiert. Denn der Fuhrpark ist nicht nur einer der größten Kostenblöcke im Unternehmen, sondern auch für den wirtschaftlichen Erfolg entscheidend. Die Verwaltung kann daher viel Zeit, Ressourcen und Geld in Anspruch nehmen. Zu den zentralen Flottenmanagement Aufgaben gehören folgende Tätigkeitsbereiche:
Beschaffungsmanagement
Einer der wichtigsten Abläufe im Flottenmanagement umfasst die Anschaffung neuer Fahrzeuge für die Flotte. Die Auswahl der richtigen Transportmittel hängt dabei von den betrieblichen Anforderungen und Zielen des Unternehmens ab. Und auch die Finanzierungsform – ob Kauf, Leasing, Langzeitmiete oder Auto-Abo – wird durch wirtschaftliche Faktoren des Unternehmens bestimmt. Mit dem Firmenwagen Konfigurator Easy+ von Carano wickeln Sie den gesamten Beschaffungsprozess, von der Hinterlegung der Car Policy bis zur abschließenden Bestellung, komfortabel ab. Die Fahrer können dabei ihr Wunschfahrzeug mit wenigen Klicks selbst konfigurieren.
Wartung und Instandhaltung
Die regelmäßige Wartung und Instandhaltung der Kraftfahrzeuge ist entscheidend, um ihre Zuverlässigkeit und Lebensdauer möglichst lang zu erhalten und teuren Reparaturen vorzubeugen. Ein effektives Wartungsprogramm hilft außerdem dabei, ungeplante Ausfallzeiten zu minimieren. Ein weiterer wichtiger Aspekt der Wartung ist die Sicherheit der Fahrzeuge. Regelmäßige Checks helfen, Sicherheitsrisiken wie abgenutzte Bremsen oder defekte Beleuchtung frühzeitig zu erkennen. Dies schützt nicht nur die Insassen, sondern fördert auch die Verkehrssicherheit. Zudem sorgt eine lückenlose Dokumentation der Wartungsarbeiten für Werterhalt und unterstützt mögliche Gewährleistungsansprüche. Sie erhöht auch das Vertrauen zukünftiger Käufer in die Qualität des Fahrzeugs.
Kraftstoffmanagement
Die Kosten für Kraftstoffen machen einen erheblichen Teil der Gesamtausgaben in der Flotte aus, und das nicht erst seit den steigenden Spritpreisen. Die Kontrolle und Optimierung des Kraftstoffverbrauchs in der Flotte ist daher umso wichtiger, um die Betriebskosten niedrig zu halten und die Umweltauswirkungen zu reduzieren. Zu einem effektiven Kraftstoffmanagement gehören u.a. der Einsatz von effizienteren Fahrzeugen, eine optimierte Routenplanung, Fahrertrainings und die Nutzung von Telematik-Systemen.
Ein effektives Kraftstoffmanagement kann nicht nur die Betriebskosten erheblich reduzieren, sondern auch zur Senkung des CO2-Ausstoßes beitragen. Darüber hinaus ermöglicht die regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Kraftstoffstrategien eine kontinuierliche Optimierung der Flottenleistung und trägt somit zur langfristigen Wirtschaftlichkeit des Unternehmens bei.
Schadenmanagement
Unfälle passieren selbst den besten Fahrern. Damit die Ausfallzeiten aber möglichst gering ausfallen und die Betriebsabläufe nicht gestört werden, sollten Schäden so schnell wie möglich abgewickelt werden. Dies umfasst die Zusammenarbeit mit den Versicherungsgesellschaften, die Kommunikation mit den Fahrern und die Koordination von Reparaturen. Schon die Prävention von Schäden und Unfällen durch regelmäßige Wartungen und Fahrerunterweisungen sind Teil des Schadenmanagements in der Fahrzeuggruppe.
Versicherungsmanagement
Flottenverwalter müssen sicherstellen, dass alle Fahrzeuge ausreichend versichert sind und dass die Versicherungspolicen kosteneffizient und den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht werden. Zu den wichtigsten Versicherungen zählen Haftpflichtversicherungen und Kaskoversicherungen. Nutzfahrzeuge benötigen oft eine spezielle Versicherung im Vergleich zu Personenkraftwagen.
Tankkartenmanagement
Auch die Verwaltung von Tankkarten, die von den Fahrern verwendet werden, um Kraftstoff für die Firmenfahrzeuge zu tanken, gehört zu den Verfahren in der Flottenverwaltung . Beide den Tankkarten für Unternehmen handelt es sich um spezielle Kredit- oder Debitkarten, die in der Regel von Flottenmanagementunternehmen oder Tankstellenbetreibern ausgegeben werden. Das Ziel des Tankkartenmanagements ist es, den Kraftstoffkaufprozess zu rationalisieren, Kosten zu kontrollieren, den Kraftstoffverbrauch zu überwachen und eine genaue Abrechnung sicherzustellen.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Die Einhaltung der Halterhaftung im Fuhrpark ist ein zentraler Bestandteil des Flottenmanagements. Dazu gehört die regelmäßige Kontrolle der Führerscheine auf ihre Gültigkeit sowie die Unterweisung aller Fahrer im sicheren Umgang mit den Firmenfahrzeugen. Moderne Flottenmanagementsysteme bieten zahlreiche Funktionen, darunter die Automatisierung der Führerscheinüberprüfung sowie die Option für eine digitale Fahrtenbuchführung. Diese Aspekte fördern eine lückenlose Dokumentation und steigern die Effizienz in der Verwaltung von Flottenfahrzeugen.
Gesetzliche Regelungen im Flottenmanagement
Bei der Steuerung einer Flotte gibt es etliche gesetzliche Vorgaben zu beachten, allen voran die Halterhaftungspflichten. Denn wer Halter eines Fahrzeuges ist, haftet im Falle von Sach- oder Personenschäden. Halter in der Flotte ist grundsätzlich die Geschäftsführung eines Unternehmens. Diese kann ihre Pflichten jedoch an eine dafür geeignete Person delegieren: den Fuhrparkleiter.
Führerscheinkontrolle
Dieser ist zum einen für die regelmäßige Kontrolle der Führerscheine in der Flotte verantwortlich, die mindestens halbjährlich durchgeführt werden sollte. Die Pflicht zur Führerscheinkontrolle im Fuhrpark ergibt sich aus §21 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG), das verdeutlicht:
Mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer [2] als Halter eines Kraftfahrzeugs anordnet oder zulässt, dass jemand das Fahrzeug führt, der die dazu erforderliche Fahrerlaubnis nicht hat oder dem das Führen des Fahrzeugs nach § 44 des Strafgesetzbuchs oder nach § 25 dieses Gesetzes verboten ist.
UVV-Fahrerunterweisung
Auch die regelmäßige UVV-Fahrerunterweisung ist Teil der Halterhaftungspflichten. Denn wer seinen Mitarbeitenden Firmenfahrzeuge zur Verfügung stellt, muss diese auch mindestens einmal jährlich im sicheren Umgang damit sowie im Verhalten bei Unfällen schulen. Gesetzlich vorgeschrieben ist die UVV-Fahrerunterweisung einmal im Jahr.
Grundlage ist § 12 des Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), welches allgemeine Anforderungen zum Schutz von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern vor arbeitsbedingten Gefahren festlegt. Zusätzlich muss die Fahrerunterweisung vor jedem erstmaligen Fahrtantritt als auch bei einem Wechsel des Dienstwagens durchgeführt werden.
Der Arbeitgeber hat die Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit während ihrer Arbeitszeit ausreichend und angemessen zu unterweisen. Die Unterweisung umfasst Anweisungen und Erläuterungen, die eigens auf den Arbeitsplatz oder den Aufgabenbereich der Beschäftigten ausgerichtet sind. […]
Prüfen Sie noch oder managen Sie schon? Mehr Zeit durch digitale Halterhaftung
Future Fleetmanagement
Umweltschutz im Fuhrpark: Maßnahmen für ein nachhaltiges Flottenmanagement
Der Verkehrssektor ist einer der größten Treiber für den Klimawandel. Um schädliche Emissionen zu minimieren, gibt etliche Maßnahmen für ein nachhaltiges Flottenmanagement:
Elektrifizierung der Flotte
Die Integration von Elektrofahrzeugen in die Fahrzeuggruppe kann den CO2-Ausstoß erheblich reduzieren, denn E-Fahrzeuge produzieren während der Fahrt keine Emissionen. Trotz ihrer höheren Anschaffungskosten, im Vergleich zu einem herkömmlichen Fahrzeug mit Verbrennungsmotor, zeichnen sich elektrisch angetriebene Autos durch ihre geringeren Betriebskosten aus. E-Fahrzeuge sind wartungsärmer, da in ihrem Motor weniger Verschleißanfällige Teile verbaut werden.
Zudem eignen sich E-Autos ideal als Poolfahrzeuge bei einem unternehmenseigenen Carsharing-Konzept in der Flotte. Die Fortschritte in der Batterietechnologie führen dazu, dass sich die Reichweiten von E-Fahrzeugen verlängern, die Ladezeiten verkürzen und die Anschaffungskosten sinken.
Eco-Driving
Schulen Sie Ihre Fahrer regelmäßig in umweltfreundlichen Fahrpraktiken, auch bekannt als Eco-Driving. Diese zielt darauf ab, den Kraftstoffverbrauch und damit die Umweltauswirkungen zu minimieren. Bei einer vorausschauenden Fahrweise wie dem Eco-Driving wird unnötiges Bremsen und Beschleunigen vermieden, eine optimale Geschwindigkeit gehalten und frühzeitig hochgeschalten. Zusätzlich zur Reduzierung des Kraftstoffverbrauchs trägt Eco-Driving auch zur Verlängerung der Lebensdauer des Fahrzeugs bei, da sanfte Fahrweise den Verschleiß von Bremsen und Motor verringert. Regelmäßige Schulungen helfen den Fahrern, diese Techniken zu verinnerlichen, was nicht nur die Betriebskosten senkt, sondern auch das Fahrerlebnis verbessert.
Carsharing
Stellen Sie sicher, dass Ihre Fahrzeuge optimal ausgelastet werden, um unnötige – und teure – Standzeiten zu minimieren. Ideal dafür eignet sich Corporate Carsharing, bei dem die Fahrzeuge in der Flotte nicht einem festen Mitarbeiter zugewiesen sind, sondern gemeinschaftlich genutzt werden. Dadurch erhöht sich die Auslastung der Fahrzeuge und gleichzeitig kann die Anzahl der Fahrzeuge reduziert werden. Dies spart Kosten bei Anschaffung, Wartung und Versicherungen. Eine Carsharing Software vereinfacht die Buchung und Rückgabe der Fahrzeuge sowie das digitale Schlüsselverwaltung im Fuhrpark.
Alternative Kraftstoffe
Alternative Kraftstoffe haben ein großes Potential, wenn es darum geht, die Umweltauswirkungen zu reduzieren, die Betriebskosten zu senken und die Abhängigkeit von fossilen Brennstoffen zu verringern. Erdgas, Biodiesel, Elektrizität und Wasserstoff haben in der Regel geringere oder keine CO2-Emissionen im Vergleich zu herkömmlichen fossilen Brennstoffen wie Benzin oder Diesel.
Die Einführung alternativer Kraftstoffe in eine Verkehrsflotte bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich, wie die Verfügbarkeit von Betankungs- oder Lademöglichkeiten, höhere Anschaffungskosten für einige Fahrzeugtypen und die Notwendigkeit, Fahrer zu schulen und zu sensibilisieren.
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Vom Flottenmanager zum Mobilitätsmanager: So verändert sich die Rolle in der Flotte
Wie wir uns fortbewegen, wandelt sich und verschiedene Trends in der Mobilität beschäftigen bereits heute das Flottenmanagement. Denn angesichts der wachsenden Bedenken hinsichtlich ihrer Umweltauswirkungen auf den Verkehrssektor überdenken viele Unternehmen ihre Mobilitätsstrategien. Gleichzeitig ändern sich die Bedürfnisse der Mitarbeiter in Bezug auf ihre Mobilität. Sie wünschen sich mehr Flexibilität, Nachhaltigkeit und Individualität.
Längst steht nicht mehr nur der klassische Dienstwagen im Zentrum der Flotte. Stattdessen sind alternative Mobilitätslösungen gefragt, die den individuellen Anforderungen besser entsprechen. Alternativen wie der ÖPNV, ein Mobilitätsbudget oder Sharing-Angebote werden den Mobilitätsmix in Unternehmen maßgeblich mitgestalten, um dem zunehmenden Wunsch nach Flexibilität gerecht zu werden.
Als Reaktion auf die sich verändernde Landschaft der Mobilität und die zunehmende Bedeutung von nachhaltigen und vielfältigen Mobilitätslösungen wandelt sich die Rolle des Flottenmanagers daher zum Mobilitätsmanager. Dieser betrachtet die Mobilität im Unternehmen ganzheitlich und hat dabei nicht nur die Bedürfnisse von Mitarbeitenden und potenzielle Umweltauswirkungen im Blick, sondern muss auch die Kosten und Wirtschaftlichkeit im Auge behalten.
Darüber hinaus ist es entscheidend, die Mitarbeitenden aktiv in den Veränderungsprozess einzubeziehen, um ihre Bedürfnisse und Wünsche besser zu verstehen. Außerdem trägt eine klare Kommunikation über die neuen Mobilitätsangebote dazu bei, Akzeptanz und Begeisterung innerhalb des Unternehmens zu fördern.
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FAQ – Flottenmanagement
Flottenmanagement umfasst die Verwaltung und Optimierung einer Fahrzeugflotte, die ein Unternehmen nutzt.
Es beinhaltet die Beschaffung, Wartung und Reparatur der Fahrzeuge sowie die Abwicklung von Unfällen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Kostenkontrolle und Fahrermanagement sind ebenfalls zentrale Aufgaben. Telematiksysteme unterstützen die Echtzeitüberwachung und Analyse der Fahrzeuge, um Produktivität und Sicherheit zu steigern. Das Ziel ist, die Betriebskosten zu senken und die Zuverlässigkeit der Flotte zu gewährleisten.
Ein Flottenmanagement-System automatisiert Routineaufgaben und reduziert den administrativen Aufwand. Sie erfasst Daten zentral, was eine bessere Übersicht und Analyse ermöglicht. Dadurch lassen sich Kostentreiber identifizieren, Wartungen effizient planen und der Kraftstoffverbrauch durch optimierte Routen senken. Zudem unterstützt die Software bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und erhöht so die Effektivität und Sicherheit der Flotte.
Aus Science Fiction wird Realität. Assistenzsystem wie Abstandsregeltempomaten, automatische Notbremssysteme und Spurhalteassistenten tragen bereits heute zu mehr Sicherheit auf den Straßen bei. Während der Fahrt ein Buch zu lesen, ist aber für viele Dienstwagenfahrer noch Zukunftsmusik. In den USA sind hingegen bereits autonom fahrende LKW auf Überlandstraßen unterwegs. Hier versucht man damit vor allem dem Personalmangel entgegenzuwirken, den derzeit fehlen rund 80.000 Fahrer. In Deutschland sind rund 100.000 Stellen unbesetzt – auch hier hat die Technologie also großes Potential.
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