Flottenmanagement: Grundlagen, gesetzliche Vorgaben und Trends

Was ist Flottenmanagement?

Der Begriff Flottenmanagement, auch als Fuhrparkmanagement bekannt, beschreibt die effiziente Verwaltung und Steuerung einer Gruppe von Fahrzeugen, die von einem Unternehmen oder einer Organisation für geschäftliche Zwecke genutzt werden. Eine Flotte kann dabei aus verschiedenen Fahrzeugtypen bestehen, darunter Pkw, Lastwagen, Lieferwagen, Busse oder spezialisierte Fahrzeuge.

Hauptziel des Flottenmanagements ist es, den reibungslosen Ablauf des Fuhrparkbetriebes sicherzustellen. Dabei sollen gleichzeitig die Kosten der Fahrzeugflotte minimiert, die Effizienz gesteigert und die betrieblichen Anforderungen erfüllt werden. Neben der Datenpflege gehört auch die Beschaffung neuer Fahrzeuge, die Abwicklung von Schäden, das Kraftstoffmanagement und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zum Flottenmanagement.

Wie verwalte ich eine Flotte effizient?

Damit eine Fahrzeugflotte effizient und strukturiert verwaltet wird, sind eine sorgfältige Planung, klare Strategien und der Einsatz geeigneter Technologien erforderlich. Eine Flottenmanagement Software ermöglicht es Flottenmanagern beispielsweise alle relevanten Daten zu verwalten und zu analysieren. Durch die Automatisierung von Aufgaben können die administrativen Aufwände in der Flotte erheblich gesenkt und Kosten eingespart werden. Werden die Daten analysiert, können zudem fundierte Entscheidungen rund um das strategische Management der Flotte getroffen werden.

Durch die Installation von Telematiksystemen in den Fahrzeugen können nützliche Daten zur Fahrzeugleistung, zum Kraftstoffverbrauch, zur Fahrzeugposition und zum Fahrerverhalten erfasst und für die Flottenoptimierung genutzt und ebenfalls ausgewertet werden.

Mit klaren Richtlinien für die Nutzung der Fahrzeuge in der Flotte – einer sogenannten Car Policy – schaffen Sie ein verbindliches Regelwerk für alle Mitarbeitenden und Missverständnissen und Konflikten kann so vorgebeugt werden. Eine Car Policy sollte unter anderem definieren, wer berechtigt ist, Firmenfahrzeuge zu führen, ob die Fahrzeuge auch für private Zwecke genutzt werden dürfen und wer im Falle von Unfällen und/oder Schäden am Fahrzeug haftet.

Planen Sie außerdem regelmäßige Wartungsarbeiten für Ihre Fahrzeuge ein. Dies hilft, teure Ausfälle zu vermeiden und verlängert die Lebensdauer der Fahrzeuge. Die Wartungsintervalle sollten auf den Empfehlungen der Hersteller basieren. Und stellen Sie sicher, dass Ihre Fahrzeuge optimal ausgelastet sind. Dies kann bedeuten, ein Carsharing-Konzept zu integrieren, bei dem die Fahrzeuge gemeinschaftlich genutzt werden. Das erhöht nicht nur die Auslastung, sondern kann auch dabei helfen, die Gesamtzahl der Fahrzeuge zu reduzieren.

Was bedeutet digitales Flottenmanagement?

Das digitale Flottenmanagement basiert auf dem Einsatz digitaler Technologien und Softwarelösungen für die Verwaltung von Fahrzeugflotten. Diese digitale Transformation ermöglicht es Unternehmen und Organisationen, ihre Fahrzeuge effizienter zu verwalten, Kosten zu senken, die Sicherheit im Fuhrpark zu erhöhen und möglichen Nachhaltigkeitszielen in der Flotte nachzukommen.

Welche Vorteile bietet ein digitales Flottenmanagement?

Ein effizientes Flottenmanagement stellt nicht nur sicher, dass der Fahrzeugbetrieb reibungslos funktioniert.

• Kostenreduktion: Durch die Überwachung und Analyse aller Kosten wie für Wartungen, Kraftstoff und Verbräuche können Unternehmen die Betriebskosten senken.
• Compliance und Berichterstattung: Digitales Flottenmanagement erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Reporting-Anforderungen. Unternehmen können beispielsweise durchgeführte Führerscheinkontrollen und Fahrerunterweisungen protokollieren und basierend auf sämtlichen Daten Berichte generieren, um sicherzustellen, dass sie den geltenden Vorschriften entsprechen.
• Datengestützte Entscheidungen: Die gesammelten Daten können für datengestützte Entscheidungen verwendet werden, Geschäftsprozessen zu verbessern und der Flottenstrategie nachzukommen.
• Weniger Aufwand: Durch die Automatisierung von Aufgaben reduziert sich der manuelle Verwaltungsaufwand erheblich und die Genauigkeit der Daten verbessert sich. Digitale Flottenmanagementlösungen erhöhen zudem die Effizienz im Fuhrpark.

Welche Technologien und Tools werden im Flottenmanagement eingesetzt?

Im Flottenmanagement kommen verschiedene Technologien und Tools zum Einsatz, um die Fahrzeuge kostenschonend und effizient zu verwalten. Dazu gehören:

• Flottenmanagement Software: Diese hilft Flottenmanagern dabei, sämtliche Daten zentral zu pflegen und die Kontrolle über alle Kosten und Verbräuche zu behalten.
• Smartphone-Apps: Anwendungen für Smartphones, beispielsweise für die Durchführung der elektronischen Führerscheinkontrolle oder für die Buchung von Poolfahrzeugen bieten vor allem den Fahrern viel Flexibilität.
• Telematiksysteme: Diese Tools spielen für das digitale Flottenmanagement ebenfalls eine wichtige Rolle. Sie umfassen GPS-Geräte und Sensoren, die in Fahrzeugen installiert sind und Echtzeitdaten über die Fahrzeugposition, Geschwindigkeit, Kraftstoffverbrauch, Fahrverhalten und mehr erfassen. Diese Daten können dann an eine Flottenmanagement Software übertragen und analysiert werden, um strategische Entscheidungen zu treffen.

Welche Prozesse müssen im Flottenmanagement gesteuert werden?

Flottenmanager sehen sich mit einer Vielzahl von Aufgaben und Prozessen konfrontiert. Denn Fuhrpark ist nicht nur einer der größten Kostenblöcke im Unternehmen, sondern auch für den wirtschaftlichen Erfolgt entscheidend. Die Verwaltung kann daher viel Zeit, Ressourcen und Geld in Anspruch nehmen. Zu den Hauptaufgaben gehören folgende Tätigkeitsbereiche:

Beschaffungsmanagement

Einer der wichtigsten Prozesse im Flottenmanagement umfasst die Anschaffung neuer Fahrzeuge für die Flotte. Die Auswahl der richtigen Fahrzeuge hängt dabei von den betrieblichen Anforderungen und Zielen des Unternehmens ab. Und auch die Finanzierungsform – ob Kauf, Leasing, Langzeitmiete oder Auto-Abo – wird durch wirtschaftliche Faktoren des Unternehmens bestimmt.

Wartung und Instandhaltung

Die regelmäßige Wartung und Instandhaltung der Fahrzeuge ist entscheidend, um ihre Zuverlässigkeit und Lebensdauer möglichst lang zu erhalten und teuren Reparaturen vorzubeugen. Ein effektives Wartungsprogramm hilft außerdem dabei, ungeplante Ausfallzeiten zu minimieren.

Kraftstoffmanagement

Die Kosten für Kraftstoffen machen einen erheblichen Teil der Gesamtausgaben in der Flotte aus, und das nicht erst seit den steigenden Spritpreisen. Die Kontrolle und Optimierung des Kraftstoffverbrauchs in der Flotte ist daher umso wichtiger, um die Betriebskosten niedrig zu halten und die Umweltauswirkungen zu reduzieren. Zu einem effektiven Kraftstoffmanagement gehören u.a. der Einsatz von effizienteren Fahrzeugen, eine optimierte Routenplanung, Fahrertrainings und die Nutzung von Telematik-Systemen.

Schadenmanagement

Unfälle passieren selbst den besten Fahrern. Damit die Ausfallzeiten aber möglichst gering ausfallen und die Betriebsabläufe nicht gestört werden, sollten Schäden so schnell wie möglich abgewickelt werden. Dies umfasst die Zusammenarbeit mit den Versicherungsgesellschaften, die Kommunikation mit den Fahrern und die Koordination von Reparaturen. Schon die Prävention von Schäden und Unfällen durch regelmäßige Wartungen und Fahrerunterweisungen sind Teil des Schadenmanagements in der Flotte.

Versicherungsmanagement

Flottenmanager müssen sicherstellen, dass alle Fahrzeuge ausreichend versichert sind und dass die Versicherungspolicen kosteneffizient und den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht werden. Zu den wichtigsten Versicherungen zählen Haftpflichtversicherungen und Kaskoversicherungen. Nutzfahrzeuge benötigen oft eine spezielle Versicherung im Vergleich zu Personenkraftwagen.

Tankkartenmanagement

Auch die Verwaltung von Tankkarten, die von den Fahrern verwendet werden, um Kraftstoff für die Firmenfahrzeuge zu tanken, gehört zu den Prozessen im Flottenmanagement. Beide den Tankkarten handelt es sich um spezielle Kredit- oder Debitkarten, die in der Regel von Flottenmanagementunternehmen oder Tankstellenbetreibern ausgegeben werden. Das Ziel des Tankkartenmanagements ist es, den Kraftstoffkaufprozess zu rationalisieren, Kosten zu kontrollieren, den Kraftstoffverbrauch zu überwachen und eine genau Abrechnung sicherzustellen.

Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung

Die Einhaltung der Halterhaftungspflichten ist ein zentraler Bestandteil des Flottenmanagements. Dazu gehört die regelmäßige Kontrolle der Führerscheine auf ihre Gültigkeit sowie die Unterweisung aller Fahrer im sicheren Umgang mit den Firmenfahrzeugen.

Welche gesetzlichen Regelungen gibt es im Flottenmanagement zu beachten?

Bei der Steuerung einer Flotte gibt es etliche gesetzliche Vorgaben zu beachten, allen voran die Halterhaftungspflichten. Denn wer Halter eines Fahrzeuges ist, haftet im Falle von Sach- oder Personenschäden. Halter in der Flotte ist grundsätzlich die Geschäftsführung eines Unternehmens, diese kann ihre Pflichten jedoch an eine dafür geeignete Person delegieren: den Flottenmanager.

Dieser ist zum einen für die regelmäßige Kontrolle der Führerscheine in der Flotte verantwortlich, die mindestens halbjährlich durchgeführt werden sollte. Die Pflicht zur Führerscheinkontrolle im Fuhrpark ergibt sich aus §21 des Straßenverkehrsgesetz (StVG), das verdeutlicht:

„Mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer [2] als Halter eines Kraftfahrzeugs anordnet oder zulässt, dass jemand das Fahrzeug führt, der die dazu erforderliche Fahrerlaubnis nicht hat oder dem das Führen des Fahrzeugs nach § 44 des Strafgesetzbuchs oder nach § 25 dieses Gesetzes verboten ist“

Auch die regelmäßige Fahrerunterweisung nach UVV ist Teil der Halterhaftungspflichten. Denn wer seinen Mitarbeitenden Firmenfahrzeuge zur Verfügung stellt, muss diese auch mindestens einmal jährlich im sicheren Umgang damit sowie im Verhalten bei Unfällen schulen. Gesetzlich vorgeschrieben ist die UVV-Fahrerunterweisung einmal im Jahr. Grundlage ist § 12 des  Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), welches allgemeine Anforderungen zum Schutz von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern vor arbeitsbedingten Gefahren festlegt. Zusätzlich muss die Fahrerunterweisung vor jedem erstmaligen Fahrtantritt als auch bei einem Wechsel des Dienstwagens durchgeführt werden.

„Der Arbeitgeber hat die Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit während ihrer Arbeitszeit ausreichend und angemessen zu unterweisen. Die Unterweisung umfasst Anweisungen und Erläuterungen, die eigens auf den Arbeitsplatz oder den Aufgabenbereich der Beschäftigten ausgerichtet sind. […]“

Was sind Maßnahmen für ein nachhaltiges Flottenmanagement?

Der Verkehrssektor ist einer der größten Treiber für den Klimawandel. Um schädliche Emissionen zu minimieren, gibt es in der Fahrzeugflotte etliche Maßnahmen für ein nachhaltiges Flottenmanagement:

Elektrifizierung der Flotte

Die Integration von Elektrofahrzeugen in die Flotte kann den CO2-Ausstoß erheblich reduzieren, denn E-Fahrzeuge produzieren während der Fahrt keine Emissionen. Trotz ihrer höheren Anschaffungskosten im Vergleich zu einem herkömmlichen Fahrzeug mit Verbrennungsmotor zeichnen sich elektrisch angetriebene Autos durch ihre geringeren Betriebskosten aus. E-Fahrzeuge sind wartungsärmer, da in ihrem Motor weniger Verschleißanfällige Teile verbaut werden. Zudem eignen sich E-Autos ideal als Poolfahrzeuge bei einem unternehmenseigenen Carsharing-Konzept in der Flotte.

Eco-Driving

Schulen Sie Ihre Fahrer regelmäßig in umweltfreundlichen Fahrpraktiken, auch bekannt als Eco-Driving. Diese darauf abzielt, den Kraftstoffverbrauch und damit die Umweltauswirkungen zu minimieren. Bei einer vorausschauenden Fahrweise wie dem Eco-Driving wird unnötiges Bremsen und Beschleunigen vermieden, eine optimale Geschwindigkeit gehalten und frühzeitig hochgeschalten.

Carsharing

Stellen Sie sicher, dass Ihre Fahrzeuge optimal ausgelastet werden, um unnötige – und teure – Standzeiten zu minimieren. Ideal dafür eignet sich eine Carsharing-Konzept, bei dem die Fahrzeuge in der Flotte nicht einem festen Mitarbeiter zugewiesen sind, sondern gemeinschaftlich genutzt werden. Dadurch erhöht sich die Auslastung der Fahrzeuge und gleichzeitig kann die Anzahl der Fahrzeuge reduziert werden. Dies spart Kosten bei Anschaffung, Wartung und Versicherungen. Eine Carsharing Software vereinfacht die Buchung und Rückgabe der Fahrzeuge sowie das digitale Schlüsselmanagement.

Alternative Kraftstoffe

Alternative Kraftstoffe haben ein großes Potential, wenn es darum geht, die Umweltauswirkungen zu reduzieren, die Betriebskosten zu senken und die Abhängigkeit von fossilen Brennstoffen zu verringern. Erdgas, Biodiesel, Elektrizität und Wasserstoff haben in der Regel geringere oder keine CO2-Emissionen im Vergleich zu herkömmlichen fossilen Brennstoffen wie Benzin oder Diesel. Die Einführung alternativer Kraftstoffe in eine Flotte bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich, wie die Verfügbarkeit von Betankungs- oder Lademöglichkeiten, höhere Anschaffungskosten für einige Fahrzeugtypen und die Notwendigkeit, Fahrer zu schulen und zu sensibilisieren.

Telematik und Datenanalyse

Mithilfe von Telematiksystemen erhalten Sie relevante Daten rund um die Fahrzeugleistung, dem Fahrverhalten und dem Kraftstoffverbrauch. Analysieren Sie diese Daten, um Routen und Fahrverhalten zu optimieren und dadurch Verbräuche und Emissionen zu senken.