Fuhrpark Controlling: Wie Kennzahlen im Fuhrpark für mehr Transparenz sorgen

Eine Fuhrparkleiterin nutzt eine Fuhrparksoftware für das Fuhrpark Controlling
Eine Fuhrparkleiterin nutzt eine Fuhrparksoftware für das Fuhrpark Controlling
Die Mobilität im Unternehmen sicherstellen, die Motivation der Mitarbeiter fördern und zugleich effizient die Kosten für alle Fahrzeuge im Fuhrpark im Blick behalten – das sind nur einige der vielen Anforderungen an einen Fuhrparkmanager. Insbesondere dem Thema Kosten, genauer gesagt dem Fuhrpark Controlling, kommt eine erhöhte Aufmerksamkeit zugute, denn schließlich muss sich die Flotte insgesamt rechnen. Der Fuhrparkmanager benötigt daher einen guten Überblick über alle laufenden Kosten und sollte diese stets im Blick behalten, um mögliche Kostentreiber unter den vielen Fahrzeugen aufzudecken und so die Basis für strategische Entscheidungen im Fuhrpark zu schaffen.
 

Darum ist Fuhrpark Controlling so wichtig

Eines ist sicher: Fuhrpark Controlling zahlt sich immer aus. Allerdings ist es nicht nur wichtig, was an Kennzahlen im Fuhrpark analysiert wird, sondern vor allem auch wie. Je besser die Daten für das Fuhrparkmanagement strukturiert sind, desto aussagefähiger und weniger aufwendig ist die weitere Datenaufbereitung. Auch wenn in erster Linie Fuhrpark Controlling mit Kostenkontrolle verbunden wird, so spielen weitere Indikatoren eine entscheidende Rolle:

  • Ausreißer identifizieren: Ein Vergleich der jeweiligen Fahrzeugklassen mit Referenzfahrzeugen zeigt schnell Abweichungen auf.
  • Haltedauer berücksichtigen: Die Aufzeichnung des technischen Lebenslaufs inklusive der Reparaturkosten pro Fahrzeug liefert Rückschlüsse auf die optimale Lebensdauer. Ab wann übersteigen die Kosten für Wartung und Reparaturen die Mehrkosten für ein neues Fahrzeug?
  • Schadenquoten analysieren: Eine Analyse der Schadensarten der Fahrzeuge sowie deren Häufungen und Zeitpunkte können Hinweise auf geeignete Maßnahmen zur Senkung der Schadenquoten geben, wie z. B. eine bessere Schulung der Fahrer oder die Installation von Rückfahrkameras an den Fahrzeugen für eine bessere Sicht nach hinten.
  • Terminmonitoring betreiben: Damit Sie jederzeit eine optimale Übersicht über offene und erledigte Pflichten wie Führerscheinkontrollen und TÜV-Termine behalten.

Schritt für Schritt zu einem aussagekräftigen Fuhrpark-Reporting

Jeder Fuhrpark ist anders (aufgebaut) und dementsprechend sind die Ansprüche an das Fuhrpark Controlling individuell. Im ersten Schritt sollten daher die Anforderungen an das Reporting-Tool festgelegt werden. Die Herausforderung besteht darin, die Komplexität des Fuhrparks und aller Aufgaben möglichst einfach anhand der wichtigsten Kennzahlen im Fuhrpark zu erfassen. Die folgenden fünf Fragen helfen Ihnen dabei, ein aussagekräftiges Fuhrpark Reporting aufzubauen.

Frage #1: Welche Prozesse liegen den Daten zugrunde?

Unabhängig von ihrem Fuhrparkverwaltungskonzept (Inhouse oder Outsourcing) sollten Sie auf eine qualitative als auch quantitative Bewertung achten und dafür entsprechende Daten erfassen.

Frage #2: Wie gelange ich an die notwendigen Daten für das Fuhrpark Controlling?

Um Transparenz und Übersichtlichkeit im Fuhrpark zu schaffen, ist es entscheidend, über die notwendigen Daten für das Fuhrpark Controlling zu verfügen. Nutzen Sie dazu am besten eine entsprechende Fuhrparksoftware. Damit erfassen Sie systematisch alle relevanten Informationen und Kosten zu Ihren Fahrzeugen, wie beispielsweise Kraftstoffverbrauch, Wartungsintervalle und Reparaturkosten an einem Ort. Diese Informationen dienen als Grundlage für aussagekräftige Reportings und Analysen.

Moderne Softwarelösungen für das Fuhrparkmanagement ermöglichen es Ihnen, die Daten pro Fahrzeug automatisch zu erfassen und in übersichtlichen Berichten direkt aus der Software aufzubereiten. So erhalten Sie schnell und einfach einen umfassenden Überblick über Ihre Flotte und können fundierte Entscheidungen treffen, um Kosten im Unternehmen zu senken und die Effizienz zu steigern.

Frage #3: Wie werden die Informationen angezeigt?

Die geeignete Datenausgabe wird u. a. durch die Anzahl an Datensätze sowie dem Verwendungszweck der Analysen durch die Software bestimmt. Für große Datenmengen eignen sich Listen, Vertragsübersichten oder allgemeine Kostenstellenreports. Auch ansprechende Vorlagen wie Dashboards mit einer Schnellübersicht der wichtigsten Kennzahlen für das Fuhrparkmanagement inklusive Grafiken verschaffen einen geeigneten Überblick. Von hier aus kann der Nutzer weitere gewünschte Details in der Analyse auswerten. Sehr sinnvoll sind u. a. auch Ampelreports, um die wichtigsten Kennzahlen des Fuhrparks wie z. B. Kosten besonders hervorheben zu können.

Frage #4: Wie häufig werden die Daten für das Fuhrpark Controlling benötigt?

Die Verfügbarkeit der Daten als auch die Anforderung an deren Aktualität haben einen entscheidenden Einfluss auf das Reporting. Werden die Berichte häufig benötigt, dann ist es von großem Nutzen, dass die Daten aller Fahrzeuge verfügbar sind und das Reporting schnell erstellt werden kann.

Frage #5: Wo sind die relevanten Daten und Kennzahlen aus dem Fuhrpark verfügbar?

Die Daten aller Fahrzeuge und Fahrer sollten für alle berechtigte Ansprechpartner im und außerhalb des Fuhrparks verfügbar sein. Auch die Zugriffsmöglichkeiten durch verschiedene Endgeräte sollten hier betrachtet werden. Basierend auf diesen Fragen ergibt sich ein Anforderungskatalog für die organisatorische als auch technische Entwicklung einer Reporting-Lösung, mit der das Fuhrparkmanagement und alle Beteiligten zielführend arbeiten können:

  • Detaillierungsgrad des Reportings und der Vorlagen muss exakt und für alle Fahrzeuge festgelegt werden
  • Zugriffsmöglichkeiten/-regelungen sollten auf das Reporting bestimmt sein
  • Sicherheitsaspekte sowie Zugriffsbeschränkungen der Inhalte mit Hinblick auf die DSGVO müssen zugeteilt werden
Eine Fuhrparkleiterin nutzt eine Softwarelösung für das Fuhrpark Controlling
Mit einer Fuhrparksoftware erfassen und pflegen Sie alle relevanten Daten für das Fuhrpark Controlling an einem Ort.

Vielfältige Datenquellen für das Fuhrpark Controlling zusammenfassen

Intransparenz im Fuhrparkmanagement liegt sicherlich nicht im Fehlen von Daten, sondern in der Schwierigkeit, die relevanten Daten für jedes Fahrzeug in übersichtliche Vorlagen zu konsolidieren, zu filtern und schnell zu analysieren. Denn die Datenquellen für ein umfassendes Reporting sind vielfältig: Diese können aus der Finanz- oder Personalbuchhaltung, aus Karteikarten, Excel-Tabellen, Online-Auswertungstools von Leasinganbietern, Datenlieferungen von Tankgesellschaften oder Versicherungen u. v. m. bereitgestellt werden. Das Ziel eines jeden Reportings sollte es daher sein, die eingehenden Daten verlässlich und transparent aufzubereiten, um sie für die spätere Auswertung zu nutzen.

Diese Zusammenführung kann entweder über ein sogenanntes Datawarehouse oder aber durch die Verwendung einer geeigneten Fuhrparkmanagement-Software, die alle wichtigen Aspekte für Ihren Nutzen abdeckt und individuelle Analysen bietet, erfolgen.

 

Die Fuhrparkmanagement Software Fleet+ hilft

Eine Fuhrparklösung, die sowohl die Verwaltung von Vorgängen und Daten unterstützt, als auch Schnittstellen zu Dienstleistern, Kraftstofflieferanten u.v.m. bietet, ist die ideale Voraussetzung für ein Reporting auf Knopfdruck. Hier hilft unsere Fuhrparkmanagement-Lösung Fleet+ dank:

  • Integrierter Dashboards, die alle relevanten Kennzahlen aufzeigen (z.B. Schadenhäufigkeit, Ct/km je Einsatzszenario Fahrzeug)
  • Erfassung von Vergleichen für ein gezieltes Monitoring
  • Erstellung von To-do-Listen (z.B. Mileage Capture, Vertragsausläufer, offene Schäden, Termine Fahrer und Fahrzeuge)
  • Implementierung eines Listengenerators für bessere Zielgruppensortierung (Bestandslisten je Geschäftspartner, Kostenstellen etc.)

Auch für den Fall, dass Sie den Fuhrpark von einem oder mehreren externen Dienstleistern verwalten lassen, bietet sich der Einsatz von Fleet+ an, da Sie damit eine laufende Vertragskontrolle haben. Gerne beraten und unterstützen wir Sie bei Carano in Ihrem Bestreben, eine bessere Transparenz und Übersichtlichkeit in ihrem Fuhrpark zu schaffen und ein aussagekräftiges Fuhrpark Reporting aufzubauen.

Mit der Fuhrparksoftware Fleet+ digitalisieren Sie Ihre Flotte und haben alle Daten, Kosten und Verbräuche immer im Blick

Fuhrparksoftware Fleet+

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