Mann, der vor seinem Laptop sitzt mit seinem Notizbuch und Smartphone

Fuhrpark Reporting: Transparenz und Übersichtlichkeit im Fuhrpark schaffen

Die Mobilität im Unternehmen sicherstellen, die Motivation der Mitarbeiter fördern und zugleich effizient die Kosten für den Fuhrpark im Blick behalten – das sind nur einige der vielen Anforderungen an einen Fuhrparkmanager.

Insbesondere dem Thema Kosten und genauer gesagt, Reporting im Fuhrpark, kommt eine erhöhte Aufmerksamkeit zugute, denn schließlich muss sich die Flotte rechnen. Der Fuhrparkmanager benötigt daher einen guten Überblick über alle laufenden Kosten und sollte diese stets im Blick behalten, um mögliche Kostentreiber aufzudecken und so die Basis für strategische Entscheidungen im Fuhrpark zu schaffen.

Darum ist ein Reporting im Fuhrpark so wichtig

Eines ist sicher: Ein Fuhrpark-Controlling zahlt sich immer aus. Allerdings ist es nicht nur wichtig, was analysiert wird, sondern vor allem auch wie. Je besser die Daten strukturiert sind, desto aussagefähiger und weniger aufwändig ist die Datenaufbereitung. Auch wenn in erster Linie Fuhrpark-Controlling mit Kostenkontrolle verbunden wird, so spielen weitere Indikatoren eine entscheidende Rolle:

Ausreißer identifizieren: ein Vergleich der jeweiligen Fahrzeugklassen mit Referenzfahrzeugen zeigt schnell Abweichungen auf.

Die Haltedauer berücksichtigen: Die Aufzeichnung des technischen Lebenslaufs inklusive der Reparaturkosten liefert Rückschlüsse auf die optimale Lebensdauer. Ab wann übersteigen die Wartungs- und Reparaturkosten die Mehrkosten für ein neues Fahrzeug?

Schadensquoten analysieren: Eine Analyse der Schadensarten sowie deren Häufungen und Zeitpunkte können Hinweise auf geeignete Maßnahmen zur Senkung der Schadensquoten geben, wie z.B. eine bessere Schulung des Fahrers oder die Installation von Rückfahrkameras für eine bessere Sicht.

Terminmonitoring betreiben: die Übersicht über offene und erledigte Pflichten wie Führerscheinkontrollen und TÜV-Termine behalten

Der Charakter eines Reportings sollte einfach und intuitiv gestaltet sein sowie Möglichkeiten bieten, genau die Informationen zusammenzustellen, die für den jeweiligen Fuhrparkmanager relevant sind. Nicht-funktionale Anforderungen wie Usability, Verfügbarkeit oder Schnelligkeit können große Entlastung für die Flottenverwaltung mit sich bringen und finden insbesondere in vernetzen Cloud-Lösungen einen innovativen Anwendungsbereich.“

Toni Hoffmann, Produktmanager Fleet+

Schritt für Schritt zu einem aussagekräftigen Fuhrpark-Reporting

Jeder Fuhrpark ist anders (aufgebaut) und dementsprechend sind die Ansprüche an ein Reporting individuell. Im ersten Schritt müssen daher die Anforderungen an das Reporting-Tool festgelegt werden. Die Herausforderung besteht darin, die Komplexität des Fuhrparks möglichst einfach anhand der wichtigsten Kennzahlen zu erfassen. Die folgenden Fragen helfen ein aussagekräftiges Fuhrpark Reporting aufzubauen.

Frage #1: Welche Prozesse liegen den Daten zugrunde?

Unabhängig von ihrem Fuhrparkverwaltungskonzept (Inhouse oder Outsourcing) sollten Sie auf eine qualitative als auch quantitative Bewertung achten und dafür entsprechende Daten erfassen.

Frage #2: Wie werden die Informationen angezeigt?

Die geeignete Datenausgabe wird u.a. durch die Anzahl an Daten sowie des Verwendungszwecks der Analysen bestimmt. Für große Datenmengen eignen sich Listen, Vertragsübersichten oder allgemeine Kostenstellenreports. Auch ansprechende Dashboards mit einer Schnellübersicht der wichtigsten Kennzahlen inklusive Grafiken erfreuen sich großer Beliebtheit. Von hier aus kann der Nutzer gewünschte Details in der Analyse auswerten. Sehr sinnvoll sind u.a. auch Ampelreports um wichtige Daten besonders hervorheben zu können.

Frage #3: Wie häufig werden die Daten benötigt?

Die Verfügbarkeit der Daten als auch die Anforderung an deren Aktualität haben einen entscheidenden Einfluss auf das Reporting. Werden die Berichte häufig benötigt, dann ist es umso wichtiger, dass die Daten verfügbar sind und das Reporting schnell erstellt werden kann.

Frage #4: Wo sind die relevanten Daten verfügbar?

Die Daten sollten für alle berechtigte Ansprechpartner im und außerhalb des Fuhrparks verfügbar sein. Auch die Zugriffsmöglichkeiten durch verschiedene Endgeräte sollten hier betrachtet werden. Basierend auf diesen Fragen ergibt sich ein Anforderungskatalog für die organisatorische als auch technische Entwicklung einer Reporting-Lösung:

• Der Detaillierungsgrad des Reportings muss festgelegt werden.

• Zugriffsmöglichkeiten/-regelungen auf das Reporting sollten bestimmt sein.

• Sicherheitsaspekte sowie Zugriffsbeschränkungen der Inhalte mit Hinblick auf die DSGVO müssen zugeteilt werden.

Vielfältige Datenquellen im Fuhrpark-Reporting zusammenfassen

Intransparenz im Fuhrparkmanagement liegt sicherlich nicht im Fehlen von Daten, sondern in der Schwierigkeit, die relevanten Daten zu konsolidieren, zu filtern und schnell zu analysieren. Denn die Datenquellen für ein umfassendes Reporting sind vielfältig: Diese können aus der Finanz- oder Personalbuchhaltung, aus Karteikarten, Excel-Tabellen, Online-Auswertungstools von Leasinganbietern, Datenlieferungen von Tankgesellschaften oder Versicherungen u.v.m. bereitgestellt werden. Das Ziel eines jeden Reportings sollte es daher sein, die eingehenden Daten verlässlich und transparent aufzubereiten.

Diese Zusammenführung kann entweder über ein sogenanntes Datawarehouse oder aber durch die Verwendung einer geeigneten Fuhrparkmanagement-Software, die alle wichtigen Aspekte abdeckt und individuelle Analysen bietet, erfolgen.

Die Fuhrpark Management Lösung FLEET+ hilft

Eine Fuhrparklösung, die sowohl die Verwaltung von Vorgängen und Daten unterstützt, als auch Schnittstellen zu Dienstleistern, Kraftstofflieferanten u.v.m. bietet, ist die ideale Voraussetzung für ein Reporting auf Knopfdruck. Hier hilft unsere Fuhrparkmanagement-Lösung Fleet+ dank:

  • Integrierter Dashboards, die alle relevanten Kennzahlen aufzeigen (z.B. Schadenhäufigkeit, Renta, Ct/km je Einsatzszenario FZG
  • Erfassung von Vergleichen für ein gezieltes Monitoring
  • Erstellung von To-do-Listen (z.b. Mileage Capture, Vertragsausläufer, offene Schäden, Termine Fahrer und Fahrzeuge)
  • Implementierung eines Listengenerators für bessere Zielgruppensortierung (Bestandslisten je Geschäftspartner, Kostenstellen etc.)

Auch für den Fall, dass Sie den Fuhrpark von einem oder mehreren externen Dienstleistern verwalten lassen, bietet sich der Einsatz von Fleet+ an, da Sie damit eine laufende Vertragskontrolle haben. Gerne beraten und unterstützen wir Sie bei Carano in Ihrem Bestreben, eine bessere Transparenz und Übersichtlichkeit in ihrem Fuhrpark zu schaffen und ein aussagekräftiges Fuhrpark Reporting aufzubauen.

Mehr zu unserer umfassenden Fuhrparkmanagement-Software Fleet+:
www.carano.de/fleet-fuhrparksoftware