Fuhrpark organisieren: 10 Tipps für die erfolgreiche Verwaltung des Fuhrparks

Tipp 1: Status quo Analyse und klare Ziele festlegen

Um zu erkennen, wo es in der Verwaltung des Fuhrparks möglicherweise hakt, ist es wichtig, den aktuellen Status quo zu analysieren und klare Ziele zu definieren. Fragen Sie sich, welche Herausforderungen und Verbesserungsmöglichkeiten es gibt. Setzen Sie sich realistische und messbare Ziele, um Ihre Fuhrparkverwaltung in Zukunft effizienter zu gestalten und alle Pflichten und Aufgaben korrekt zu erfüllen.

Tipp 2: Kostentreiber erkennen und eliminieren

Die Kosten im Fuhrpark können schnell aus dem Ruder laufen. Die Hauptaufgabe im Flottenmanagement ist es daher, alle Ausgaben regelmäßig zu überprüfen, um potenzielle Einsparungen zu erkennen. Als Flottenmanager benötigen Sie einen guten Überblick über alle laufenden Kosten, damit Kostenausreißer schnell identifiziert werden können. Besonderes Augenmerk sollte dabei auf Hauptkostentreibern wie Treibstoff, Wartung und Reparaturen sowie den Ausgaben für Versicherungen liegen. Ein gut strukturiertes Fuhrpark Controlling hilft dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen und den Fuhrpark effizient zu managen.

Tipp 3: Beschaffungsform festlegen

Zu den Verantwortlichkeiten im Fuhrparkmanagement gehört auch die Beschaffung von geeigneten Fahrzeugen für den Fuhrparkbestand. Je nach Bedarf und finanzieller Situation können Sie zwischen Kauf, Leasing oder Mietlösungen wählen. Auch das Auto Abo erfreut sich immer größerer Beliebtheit. Auf Grund der flexiblen Laufzeiten, die meist bereits ab einem Monat starten, und den schnellen Verfügbarkeiten der Fahrzeuge, lässst sich so auch ein kurzfristiger Mobilitätsbedarf decken.  Berücksichtigen Sie bei der passenden Art der Beschaffung für Ihren Fuhrpark die individuellen Anforderungen des Unternehmens und vergleichen Sie die Vor- und Nachteile der verschiedenen Optionen.

Tipp 4: Car Policy ausarbeiten

Eine klare Car Policy ist unerlässlich, um den Einsatz der Fahrzeuge in Ihrem Fuhrpark für alle Mitarbeitenden zu regeln. Definieren Sie Richtlinien bezüglich der Nutzung, der Fahreranforderungen, der Pflichten, der Wartung und der Versicherung. Eine gut durchdachte Car Policy schafft Transparenz und sorgt für einheitliche Standards. Durch sie regeln Unternehmen auch, welche Mitarbeitergruppen welche Fahrzeuge fahren dürfen. Das erleichtert nicht nur die Beschaffung der Fahrzeugmodelle, sondern erspart auch so manche Diskussion unter den Mitarbeitern sowie Fehltritte bei der Außenwahrnehmen des Unternehmens.

Tipp 5: Tankkarten einsetzen

Wenn Sie Ihren Fuhrpark effizient organisieren möchten, sollten Sie auch das Thema Tankkarten berücksichtigen. Diese erleichtern die Verwaltung des Treibstoffverbrauchs erheblich. Durch den Einsatz von Tankkarten behalten Sie im Fuhrparkmanagement den Überblick über die Tankvorgänge der Mitarbeiter, reduzieren den Verwaltungsaufwand für das Fuhrparkmanagement und profitieren möglicherweise von Rabatten oder Sonderkonditionen beim Anbieter.

Tipp 6: Halterhaftungspflichten nachkommen

Neben der regelmäßigen Kontrolle der Führerscheine zählt auch die ordnungsgemäße Fahrerunterweisung nach UVV zu den zentralen Halterhaftungspflichten im Fuhrpark. Und diese sollten nicht auf die leichter Schulter genommen werden, denn bei Versäumnis oder unsachgemäßer Durchführung drohen empfindliche Strafen. Das gilt übrigens nicht nur für Mitarbeitende mit einem eigenen Dienstfahrzeug, sondern für alle Angestellten, die Zugang zu Poolfahrzeugen haben. Die Ergebnisse der Kontrollen sollten nachweisbar abgelegt werden, damit Sie im Schadenfall abgesichert sind. Auch die regelmäßige Wartung der Fahrzeuge sollte sichergestellt werden, damit Schäden rechtzeitig erkannt und behoben werden können.

Tipp 8: Flexible Mobilität im Fuhrpark durch Corporate Carsharing sicherstellen

Unternehmen, die Kosten im Fuhrpark einsparen und den eigenen Nachhaltigkeitszielen nachkommen möchten, können von Corporate Carsharing profitieren. Das Konzept ermöglicht den Mitarbeitenden im Unternehmen eine flexible Nutzung der Fahrzeuge. Dadurch maximiert sich die Auslastung, denn pro Poolfahrzeug werden mehr Kilometer zurücklegt. Gleichzeitig kann der Bestand reduziert und die Kosten im Fuhrpark dauerhaft gesenkt werden. Mit einer Software können die Mitarbeitenden die Fahrzeuge buchen und werden automatisch bei Verspätungen oder Stornierungen per E-Mail informiert. Besonders die Integration von E-Mobilität ist hier gut geeignet, denn Elektrofahrzeuge rentieren sich bei einem hohen Auslastungsgrad bereits nach wenigen Jahren.

Tipp 9: Schadenmanagement effizient abwickeln

Unfälle oder Schäden an Fahrzeugen können im Fuhrpark nicht vermieden werden. Daher ist es wichtig, ein effektives Schadenmanagement einzurichten, um Schäden schnell zu erfassen, Reparaturen zu koordinieren und die Versicherungsansprüche effizient abzuwickeln. Halten Sie im Fuhrparkmanagement klare Verfahren und Kontaktdaten bereit, um im Schadensfall schnell reagieren zu können und Zugriff auf wichtige Dokumente und Nachweise zu haben.

Tipp 10: Fuhrparkmanagement-Software einsetzen

Den Fuhrpark zu organisieren, ist eine komplexe Aufgabe und enorm zeitintensiv. Viele Prozesse lassen sich meist nicht mehr in Excel-Tabellen abbilden. Um möglichst alle Datenmengen differenziert zu analysieren und auszuwerten, und so mögliche Einsparpotenziale zu erkennen, ist eine umfassende Software im Fuhrparkmanagement unabdingbar.

Eine Fuhrparkmanagement-Software hilft dabei, den Überblick über alle Fahrzeuge, Fahrer, Kosten, Wartungsarbeiten, Aufgaben und Pflichten zu behalten und die Aufwände im Fuhrpark zu minimieren. Sie hilft dabei, die Effizienz steigern und fundierte Entscheidungen treffen. Erfahren Sie mehr über die Vorteile einer Fuhrparksoftware in unserem Artikel „Vorteile einer Fuhrparksoftware“.