Die Kontrolle der Führerscheine ist eines der wichtigsten Themen in der Flotte, denn schließlich geht es um die Sicherheit aller Mitarbeitenden. Als Bestandteil der Halterhaftung gehört sie zu den zentralen Pflichten von Fuhrparkmanagern und ist durch den Gesetzgeber verpflichtend vorgeschrieben. In diesem Beitrag erfahren Sie, auf welcher gesetzlicher Grundlage die Führerscheinkontrolle basiert, welche Prüfmethoden existieren und wie Ihnen digitale Lösungen die Durchführung erleichtern.
Kurz erklärt: Was ist die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber?
Der Gesetzgeber sieht vor, dass jedes Unternehmen, das seinen Mitarbeitenden einen Dienstwagen zur Verfügung stellt, sicherstellen muss, dass diese über die nötigen Qualifikationen zum Führen von Firmenfahrzeugen verfügen. Dabei wird sowohl geprüft, ob die Fahrererlaubnis gültig ist und ob der Fahrer die erforderlichen Fahrerlaubnisklassen besitzt, um das spezifische Fahrzeug im Fuhrpark zu fahren. Je nach Art des Fuhrparks und der Fahrzeuge können unterschiedliche Fahrerlaubnisklassen erforderlich sein, wie z.B. Pkw-Klassen, Lkw-Klassen oder spezielle Klassen für Gefahrguttransporte. Ob es sich dabei um einen personengebunden Dienstwagen oder um ein gemeinschaftlich genutztes Poolfahrzeug handelt, ist unerlässlich.
Die gesetzliche Grundlage für die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber
Die Pflicht zur Führerscheinkontrolle ergibt sich aus §21 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG):
Mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer als Halter eines Kraftfahrzeugs anordnet oder zulässt, dass jemand das Fahrzeug führt, der die dazu erforderliche Fahrerlaubnis nicht hat oder dem das Führen des Fahrzeugs nach § 44 des Strafgesetzbuchs oder nach § 25 dieses Gesetzes verboten ist.
Wird die Führerscheinkontrolle gar nicht oder nur unregelmäßig durchgeführt drohen sowohl dem Fuhrparkverantwortlichen als auch dem Unternehmen hohe Bußgelder, der Versicherungsausfall und im schlimmsten Fall sogar strafrechtliche Konsequenzen. Daher sollte die Führerscheinkontrolle sorgfältig geplant, durchgeführt und vor allem lückenlos dokumentiert werden, damit dem Unternehmen keinen negativen Rechtsfolgen entstehen.
Unter dem Begriff Halterhaftungspflichten ist, neben der regelmäßigen Kontrolle des Führerscheinscheins, auch die jährliche UVV-Fahrerunterweisung gemäß DGUV Vorschrift 70 gesetzlich vorgeschrieben. Dadurch soll die Arbeitssicherheit für Mitarbeitende gewährleistet und das Unfallrisiko auf ein Minimum reduziert werden.
Regelmäßige Kontrolle der Führerscheine im Fuhrpark
Während der Gesetzgeber explizit vorschreibt, dass die Führerscheinkontrolle durchgeführt werden muss, gibt es hingegen keine gesetzlich vorgeschriebene Mindestfrequenz für die Kontrollen.
Empfohlen wird folgendes Vorgehen:
- Kontrolle der Fahrerlaubnis vor erstmaliger Fahrzeugnutzung: Vor der erstmaligen Fahrt mit einem Firmenfahrzeug sollte der Führerschein auf seine Gültigkeit überprüft werden.
- Halbjährliche Kontrolle: Anschließend sollte die Führerscheinkontrolle zwei Mal im Jahr erfolgen, um sicherzustellen, dass die Dienstwagennutzer befähigt sind, das Fahrzeug zu führen.
Wie oft Sie die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark letztendlich durchführen, hängt von verschiedenen Faktoren ab und kann entsprechend der individuellen Risikobewertung unterschiedlich gehandhabt werden. Erhalten Fahrer besonders häufig Bußgeldbescheide oder entsteht der ernstzunehmende Verdacht der Fahruntüchtigkeit, sollten die Führerscheine engmaschiger geprüft werden. In jedem Fall sollte jede Kontrolle nachvollziehbar dokumentiert werden, damit Sie im Schadenfall einen entsprechenden Nachweis der durchgeführten Prüfungen erbringen können.
Durchführung der Führerscheinkontrolle – Welche Prüfmethoden gibt es?
Die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber kann auf verschiedenen Wegen durchgeführt werden. Grundsätzlich wird zwischen manuellen und digitalen Prüfmethoden unterschieden. Da die erste Variante mit einem großen bürokratischen und organisatorischem Aufwand verbunden ist, setzen immer mehr Fuhrparkverantwortliche auf die elektronische Führerscheinkontrolle.
Die manuelle Führerscheinkontrolle
Die manuelle Führerscheinkontrolle muss vor Ort im Fuhrpark durch den Fuhrparkleiter erfolgen. Dieser prüft dann den Führerschein des jeweiligen Fahrers auf Gültigkeit und weitere Merkmale wie z.B. das Wasserzeichen oder das Schriftbild. Hierbei sollte der Fuhrparkleiter stets darauf achten, den Original-Führerschein zu prüfen, denn eine Kopie der Fahrerlaubnis ist nicht zulässig. Nach eingehender Prüfung muss alles rechtssicher dokumentiert werden. Für die manuelle Führerscheinkontrolle gibt es eine entsprechende Vorlage, in der alle wichtigen Daten vermerkt werden können und die von beiden Parteien unterschrieben wird. Zur Vervollständigung der Dokumente kann der Fuhrparkverantwortliche zudem noch die Original-Fahrerlaubnis kopieren und in die Fahrerakte legen. Dabei ist auf den sicheren Umgang mit Daten zu achten und die Prüfdokumente vor dem Zugriff Dritter zu schützen.
Diese Prüfmethode mag im ersten Moment einfach erscheinen, aber sie mit einem hohen Zeit- und Organisationsaufwand verbunden. Denn für jede Führerscheinkontrolle muss ein persönlicher Termin mit dem Fahrer vereinbart, die Prüfunterlagen müssen händisch organisiert und die Ergebnisse sicher dokumentiert und archiviert werden. Daher wird die elektronische Führerscheinkontrolle immer beliebter.
Die elektronische Führerscheinkontrolle
Die elektronische Führerscheinkontrolle ist auf vielen Wegen möglich. Zunächst wird ein NFC-Tags (NFC = Near Feald Communication) auf dem Führerschein angebracht und dieser erstmalig initialisiert. Anschließend können Dienstwagenfahrer die Prüfung per Scan an speziellen Prüfstationen, per Smartphone-App oder via Web-Anwendung vornehmen. Die Prüfintervalle können dabei flexibel festgelegt werden und die Fahrer erhalten automatisch eine Benachrichtigung bei anstehenden und überfälligen Terminen. Bei verpassten Fristen werden Fuhrparkverantwortliche umgehend informiert. Alle Prüfergebnisse werden automatisch nachvollziehbar abgespeichert und können jederzeit eingesehen werden.
Insbesondere die Führerscheinkontrolle per Smartphone-App bietet Fahrern viel Flexibilität, da sie ihre Fahrerlaubnis von überall und zu jeder Zeit innerhalb weniger Sekunden selbst scannen können. Fuhrparkverantwortliche müssen keine Termine organisieren und haben durch die lückenlose Dokumentation im Schadenfall einen entsprechenden Nachweis.
Die Führerscheinkontrolle und Datenschutz
Der Fuhrparkleiter muss sicherstellen, dass die Ergebnisse der Führerscheinkontrolle revisionssicher und für unbefugte Dritte unzugänglich aufbewahrt werden. Am besten ist das in einem digitalen System, dass passwortgeschützt ist, möglich. Eine rechtliche Grauzone stellt das Kopieren des Führerscheins dar, das oftmals bei der manuellen Kontrolle gemacht wird. Viele Fuhrparkverantwortliche halten nach wie vor daran fest und bewahren die Schriftstück in Kopie auf. Strenggenommen kann das als Urkundenfälschung gelten. Fuhrparkleiter sollten daher auf eine digitale Lösung setzen.
Bei der Auswahl des passenden Anbieters für die Durchführung der Führerscheinkontrolle sollten Sie unbedingt nachfragen, wo Ihre Daten gespeichert werden. Laut §11 des Bundesdatenschutzgesetzes bzw. Art. 28 der EU-DSGVO ist bei der Auswahl des Anbieters darauf zu achten, dass die technischen und organisatorischen Maßnahmen auch alle Anforderungen an eine datensichere Auftragsdatenverarbeitung erfüllen. Trifft dies nicht zu, können Sie der Speicherung Ihrer Daten widersprechen und sollten nach einem anderen Softwareanbieter suchen. Die elektronische Führerscheinkontrolle von Carano bietet Fuhrparkverantwortlichen die entsprechende Rechtssicherheit und sorgt für effiziente Abläufe und Zeitersparnis im Fuhrpark dank der schnellen und unkomplizierten Prüfungskoordination.
