Die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark – Das sollten Sie wissen
Das Thema Führerscheinkontrolle ist neben der Beschaffung der Dienstfahrzeuge, der allgemeinen Organisation der Flotte sowie der Koordinierung von Reparaturen und Wartungen eines der wichtigsten Themen im Fuhrpark und sorgt immer wieder für zahlreiche Fragen bei Fuhrparkverantwortlichen. Wir erklären den gesetzlichen Rahmen für die Führerscheinkontrolle, zeigen, welche Prüfmethoden möglich sind und geben allgemeine Tipps für die Durchführung der Führerscheinkontrolle mit den umfassenden Hygienemaßnahmen in der Coronapandemie.
Die Anforderungen der Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber
Der Gesetzgeber sieht vor, dass jedes Unternehmen, das seinen Mitarbeitern einen Dienstwagen zur Verfügung stellt, verpflichtet ist, die Gültigkeit der Führerscheine der Dienstwagenfahrer zu überprüfen. Unter dem Begriff „Halterhaftungspflichten“ ist, neben der regelmäßigen Kontrolle des Führerscheinscheins, auch die jährliche Sicherheitsunterweisung UVV gemäß DGUV Vorschrift 70 genannt.
Die Halterhaftungspflichten beschreiben die Verantwortung des Fahrzeughalters genau. Dabei ist entgegen mancher Annahme mit „Halter“ nicht der Fahrer selbst gemeint, sondern das Unternehmen oder aber auch der Fuhrparkverantwortliche. Wenn aufgrund einer nicht durchgeführten Führerscheinkontrolle ein Schaden entsteht, so haftet der Fuhrparkleiter. Dies kann ein Bußgeld bedeuten oder, in schweren Fällen, auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Bei Nichterfüllung der Halterhaftungspflichten können sowohl dem Fuhrparkverantwortlichen als auch dem Unternehmen hohe Bußgelder, der Versicherungsausfall und im schlimmsten Fall sogar strafrechtliche Konsequenzen drohen. Daher sollte die Führerscheinkontrolle sorgfältig geplant, durchgeführt und vor allem lückenlos dokumentiert werden, damit dem Unternehmen keinen negativen Rechtsfolgen entstehen.
Systeme zur Führerscheinkontrolle – Welche Methoden gibt es?
Die Führerscheinkontrolle kann auf verschiedenen Wegen durchgeführt werden. Grundsätzlich wird zwischen technischen und manuellen Prüfmethoden unterschieden. Während lange Zeit die manuelle Führerscheinkontrolle im Fuhrpark als das Nonplusultra galt, haben in den letzten Jahren technische Prüfverfahren mehr und mehr Anklang gefunden, nicht zuletzt auch aufgrund der zeit- und vor allem ressourcenschonenden Durchführung.
Die manuelle Führerscheinkontrolle
Die manuelle Führerscheinkontrolle muss vor Ort im Fuhrpark durch den Fuhrparkleiter erfolgen. Dieser prüft dann den Führerschein des jeweiligen Fahrers auf Gültigkeit und weitere Merkmale wie z.B. das Wasserzeichen oder das Schriftbild. Hierbei sollte der Fuhrparkleiter stets darauf achten, den Original-Führerschein zu prüfen. Eine Kopie ist nicht zulässig. Nach eingehender Prüfung muss alles rechtssicher dokumentiert werden. Hier gibt es allerlei Vorlagen, in denen alle wichtigen Daten vermerkt werden können. Zur Vervollständigung der Dokumente kann der Fuhrparkverantwortliche zudem noch die Original-Fahrerlaubnis kopieren und in die Fahrerakte legen. Auch bei einer manuellen Führerscheinkontrolle muss der sichere Umgang mit Daten gewahrt werden. Das bedeutet, dass die Prüfdokumente geschützt vor dem Zugriff Dritter verwahrt werden müssen.
Diese Prüfmethode mag im ersten Moment einfach erscheinen, aber sie kann bereits bei Fuhrparks mit 20-30 Fahrzeugen schnell kostspielig werden. So muss für jede Führerscheinkontrolle ein persönlicher Termin mit dem Fahrer vereinbart, die Prüfunterlagen müssen organisiert und die Ergebnisse sicher dokumentiert und archiviert werden.
Die elektronische Führerscheinkontrolle
Die elektronische Führerscheinkontrolle ist auf vielen Wegen möglich. So können Dienstwagenfahrer die Prüfung des Führerscheins per Scan von Barcodes oder RFID-Chips an speziellen Prüfstationen, per App auf dem Handy oder auf dem Desktop-PC vornehmen. Die Technologien sind in ihren Sicherheitsstandards aber auch in Ihrem Prüfungsablauf sehr unterschiedlich. Daher sollten Sie sich im Vorfeld genau informieren, welche Prüfmethodik für Ihre Flotte am besten geeignet ist. Entscheidend für die Auswahl des Systems, sind neben der Größe des Fuhrparks auch die Organisation sowie das Budget.
Eine rechtlich sichere Methode stellt die elektronische Führerscheinkontrolle per RFID-Chip dar, denn hier werden die Daten verschlüsselt und von einem Lesegerät dekodiert und auf Echtheit geprüft. Dieser Prozess ist technisch sehr aufwendig, bietet dabei aber größtmögliche Sicherheit. Die Einbindung einer dritten Person ist bei der Führerscheinkontrolle mit RFID-Chip ebenfalls nicht nötig, da der Fahrer selbst die Kontrolle initiieren kann. Das spart vor allem bei großen Flotten viel Zeit und Ressourcen.
Die Führerscheinkontrolle während der Coronapandemie
Die seit ca. einem Jahr anhaltende Coronapandemie hat dafür gesorgt, dass weitreichende Kontaktbeschränkungen und Hygienekonzepte in den Unternehmen gelten, damit der Betrieb der Flotte weitestgehend aufrechterhalten werden kann. Das hat aber auch zur Folge, dass mehr und mehr Fuhrparkverantwortliche auf digitale Lösungen zur Prüfung der Fahrerlaubnis setzen, denn diese erfolgen kontaktlos und können auch aus dem Homeoffice koordiniert werden.
Denn der Fuhrparkverantwortliche ist trotz der gegebenen äußeren Umstände dazu verpflichtet, seinen Halterhaftungspflichten nachzukommen. Ein kurzzeitiges Verschieben aufgrund einer angeordneten Quarantäne einzelner Mitarbeiter ist möglich. Dennoch sollten Fuhrparkleiter hier vorsichtig agieren und den Termin nicht auf unbestimmte Zeit verschieben. Digitale Kontrollen haben hier den entscheidenden Vorteil: Sie erinnern sowohl Fahrer als auch Fuhrparkleiter an die Prüfung.
Die Führerscheinkontrolle und der Datenschutz
Das bedeutet, dass der Fuhrparkleiter sicherstellen muss, dass die Ergebnisse der Führerscheinkontrolle revisionssicher und für unbefugte Dritte unzugänglich aufbewahrt werden müssen. Auch das Vergleichen von Prüfergebnissen, wie z.B. bei der UVV-Fahrerunterweisung unter den Fahrern, sollte vermieden.
Eine rechtliche Grauzone stellt das Kopieren des Führerscheins dar, das oftmals bei der manuellen Kontrolle gemacht wird. Viele Fuhrparkverantwortliche halten nach wie vor daran fest und bewahren Schriftstück in Kopie auf. Genau das kann aber strenggenommen als Urkundenfälschung ausgelegt werden. Um genau diese rechtliche Grauzone zu vermeiden, greifen viele Fuhrparkverantwortliche auf eine digitale Lösung zurück.
Bei der Auswahl des passenden Anbieters für die Durchführung der Führerscheinkontrolle sollten Sie unbedingt nachfragen, wo Ihre Daten gespeichert werden. Laut §11 des Bundesdatenschutzgesetzes bzw. Art. 28 der EU-DSGVO ist bei der Auswahl des Anbieters darauf zu achten, dass die technischen und organisatorischen Maßnahmen auch alle Anforderungen an eine datensichere Auftragsdatenverarbeitung erfüllen. Trifft dies nicht zu, können Sie der Speicherung Ihrer Daten widersprechen und sollten nach einem anderen Softwareanbieter suchen. Die elektronische Führerscheinkontrolle von Carano bietet Fuhrparkverantwortlichen absolute Rechtssicherheit und sorgt für einen effektive Kostensenkung im Fuhrpark dank schneller und unkomplizierter Prüfungskoordination.
Fazit
Ein vergessener oder abgelaufener Führerschein ist kein Kavaliersdelikt und kann im Schadenfall schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen. Für den Fahrer selbst, aber auch für das Unternehmen, ist das regelmäßige Prüfen des Führerscheins ein wichtiger Sicherheitsaspekt. Ein Prüfung, ob nun auf manuellem oder digitalem Weg, sollte daher stets mit Sorgfalt durchgeführt werden.