Poolfahrzeuge in der Flotte optimal verwalten mit einer Carsharing-Software

Der Einsatz von Poolfahrzeugen als Dienstwagen bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihren Fuhrpark effizient und möglichst kostenniedrig zu gestalten. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Eine flexiblere Unternehmensmobilität, die es mehr Fahrern ermöglicht, Dienstfahrzeuge zu nutzen sowie eine effizientere und somit auch kostengünstigere Auslastung der Fahrzeugflotte. Doch wie gelingt es, Poolfahrzeuge bestmöglich zu verwalten? In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, worauf es bei der Verwaltung eines Fahrzeugpools ankommt und wie Ihnen eine Software behilflich sein kann. 

Was ist wichtig bei der Poolfahrzeugverwaltung?

Das Teilen von Fahrzeugen im Fuhrpark geht mit vielen wirtschaftlichen Vorteilen einher. Voraussetzung sind die richtigen Maßnahmen, um die Verwaltung von Poolfahrzeugen in der Flotte möglichst effizient und kosteneffektiv zu gestalten. Auf die folgenden Punkte gilt es dabei zu achten.

Effiziente Buchungs- und Verwaltungssysteme

Eines der wichtigsten Instrumente zur optimalen Verwaltung eines Fahrzeugpools im Fuhrpark ist ein effizientes Buchungs- und Verwaltungssystem. Dieses System sollte einfach zu bedienen sein, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende das Fahrzeug schnell und einfach eigenständig buchen können Außerdem sollte das System eine Übersicht über den Status des Fahrzeugs bereitstellen, einschließlich der Verfügbarkeit, des Kilometerstands und der Wartungsbedürfnisse.

Automatisierte Benachrichtigungen

Ein weiteres wichtiges Merkmal eines effizienten Buchungs- und Verwaltungssystems sind automatisierte Benachrichtigungen. Diese Benachrichtigungen informiert Mitarbeitende und Verantwortliche darüber, wann ein Poolfahrzeug für Fahrten gebucht und wann es zurückgegeben wurde, und wann es für Wartungsarbeiten in die Werkstatt gebracht werden muss. Dies sorgt für Transparenz und verhindert, dass wichtige Aufgaben vergessen werden.

Regelmäßige Wartung und Instandhaltung

Eine regelmäßige Wartung und Instandhaltung der Dienstwagen ist ebenfalls wichtig, damit alle Poolfahrzeuge in einwandfreiem Zustand bleiben. Hierbei sollte sichergestellt werden, dass alle wichtigen Wartungsarbeiten am Poolfahrzeug durchgeführt werden, wie beispielsweise Ölwechsel, Bremsprüfungen und Kontrollen des Reifendrucks. Auch die Reinigung und Auffüllung von Treibstoff und Kühlmittel sollte regelmäßig erfolgen. Ein gut organisiertes Wartungssystem kann dafür sorgen, dass Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden. Das minimiert letztendlich Kosten und Ausfallzeiten.

Dokumentation von Wartungsarbeiten

Wartungsarbeiten an Firmenfahrzeugen sollten gründlich dokumentiert werden. So kann sichergestellt werden, dass alle erforderlichen Maßnahmen an den Dienstwagen durchgeführt werden und dass auch eine entsprechende Übersicht verfügbar ist. Solch eine Dokumentation kann auch bei der Überwachung von Garantie- und Gewährleistungsbedingungen hilfreich sein.

Regelmäßige Überprüfung und Optimierung

Es ist wichtig, dass die Verwaltung von Poolfahrzeugen regelmäßig kontrolliert und optimiert wird. Hierbei sollte beispielsweise überprüft werden, ob es sinnvoll ist, weitere Fahrzeuge zur Nutzung hinzuzufügen oder ob ältere Modelle ersetzt werden sollten. Auch die Auslastung der Fahrzeuge durch die Fahrer sollte regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie effizient für Fahrten genutzt werden.

Verlässliches Reichweitenmanagement

Die Sicherstellung fahrbereiter E-Fahrzeuge ist ein besonders kritischer Punkt. Schließlich möchte jedes Unternehmen gewährleisten, dass die verfügbaren Elektro-Fahrzeuge im Fuhrpark ausreichend geladen und für Fahrer nutzbar sind. Ein effizientes Reichweitenmanagement ist ohne eine intelligente Software-Lösung nicht möglich. Einige Unternehmen versuchen, ihre Fahrzeuge den Mitarbeitenden nur für ein bestimmtes Zeitfenster zur Verfügung zu stellen, um so zu gewährleisten, dass die Fahrzeuge auch außerhalb des Zeitfensters für die nächsten Fahrten wieder aufgeladen werden können. Dies ist eine mögliche Option, die jedoch das Potenzial von Corporate Carsharing auf Dauer limitiert.

Schlüsselübergabe

Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft die Schlüsselübergabe an den Fahrer. Dabei gilt es zu bestimmen, wie Mitarbeitende an den Fahrzeugschlüssel für das Poolfahrzeug gelangen und zu welcher Zeit die Schlüssel durch den Fahrer entnommen werden dürfen. Manuelle Schlüsselübergaben gehen oft mit einer zeitaufwändige Terminkoordination einher. Hier helfen elektronische Tools wie eine flinkey Box, die im Fahrzeug platziert wird und das Öffnungssignal via Bluetooth erhält. Fahrer benötigen dann lediglich ein Smartphone, um das Auto zu öffnen.

Poolfahrzeuge verwalten: Die Vorteile einer Carsharing-Software

Poolfahrzeuge sind ein wichtiger Bestandteil vieler Flotten. Sie zu verwalten, kann jedoch eine Herausforderung sein. Fehlende Übersichten, mangelnde Planung und manuelle Aufwände können zu unerwarteten Kosten und Verzögerungen von Fahrten führen.

Mit einer Carsharing-Software können Sie Ihre Poolfahrzeuge transparent verwalten und gängige Probleme vermeiden. Bei der Implementierung einer Softwarelösung haben Sie die Gewissheit, dass Ihr Fuhrpark effizient und ressourcenschonend ausgelastet wird. Mitarbeitende sehen auf einen Blick, welche Fahrzeuge frei verfügbar sind und können dementsprechend schnell und unkompliziert buchen. Bei Verspätungen eines Fahrzeugs wird der Mitarbeitende informiert und das System veranlasst automatisch eine Umbuchung auf einen anderen verfügbaren Dienstwagen.

Was ist eine Carsharing-Software?

Eine Carsharing-Software erleichtert die Verwaltung von Poolfahrzeugen im Fuhrpark. Die Software bietet eine Übersicht über jedes Poolfahrzeug, Buchungen und Verfügbarkeiten. Darüber hinaus kann sie auch die Buchhaltung und Abrechnung vereinfachen.

Wie hilft eine Carsharing-Software bei der Poolfahrzeug-Verwaltung?

Mitarbeitende können mit einer Carsharing-Software einfach und schnell ein Poolfahrzeug buchen. Die Carsharing-Software sorgt automatisch dafür, dass für jede Fahrt ein passendes Fahrzeug zugewiesen wird. Dank einem  Buchungskalender werden alle Buchungen und Verfügbarkeiten übersichtlich angezeigt. Durch automatische E-Mail-Benachrichtigungen bleiben Fahrer auch bei Verspätungen, Umbuchungen oder Stornierungen auf dem Laufenden. Mithilfe eines Rückgabedialogs können Fahrer Verschmutzungen oder Schäden dokumentieren, damit diese intern weiter bearbeitet werden können. Da auch die Einhaltung der Halterhaftungspflichten bei der Poolfahrzeugverwaltung eine wichtige Rolle spielt, gleiche eine Carsharing-Software vor jedem Fahrtantritt ab, ob eine gültige Fahrerlaubnis vorliegt und die UVV Unterweisung aktuell ist.