Autos in einem Fuhrpark

Aus diesen wirtschaftlichen Gründen lohnt sich eine Poolfahrzeugverwaltung

Die Poolfahrzeugverwaltung gewinnt immer mehr Bedeutung im Fuhrpark, denn es bietet dem Fuhrparkmanagement die Möglichkeit, die Flotte insgesamt effizienter auszulasten und so langfristig Kosten für Dienstwagen zu sparen. Auch wenn der klassische personenbezogene Dienstwagen nach wie vor beliebt ist, liebäugeln mehr und mehr Unternehmen mit dem Konzept „Poolfahrzeuge“ und „Carsharing“.

Die Gründe für die Nutzung von Poolfahrzeugen in der Flotte sind vielfältig: Ausgaben senken, mehr Nachhaltigkeit, aber auch mehr Inklusion, damit möglichst viele Mitarbeiterende Zugang zu Poolfahrzeugen erhalten. Wir haben Ihnen die wichtigsten wirtschaftlichen Gründe zusammengestellt, warum sich eine Poolfahrzeugverwaltung lohnen kann.

Was ist ein Poolfahrzeug im Fuhrpark?

Ein Poolfahrzeug ist ein Fahrzeug, das von mehreren Personen per Carsharing genutzt wird. Eine Flotte kann sowohl vollständig als auch nur teilweise aus Poolfahrzeugen bestehen. In einem Fahrzeugpool sind normalerweise alle Fahrzeuge aller Mitarbeitenden nutzbar, aber es kann auch Ausnahmen geben. Das wird in der Car Policy des Unternehmens geregelt. Im direkten Vergleich mit herkömmlichen Dienstwagen, die nur von einem Fahrer genutzt werden und auch private Fahrten beinhalten, sind Poolfahrzeuge häufiger für dienstliche Fahrten im Einsatz und somit stärker ausgelastet. Das ist gut und auch gewollt, denn das bedeutet, dass es durch Poolfahrzeuge deutlich geringere Standzeiten gibt. Die Dienstwagen-Flotte ist dank Carsharing optimal ausgelastet und wirtschaftlich. Damit sich ein Poolfahrzeug rechnet, reichen bereits wenige Fahrzeuge aus. Denn je höher die Nutzung der Dienstwagen, umso höher auch die Effizienz der Flotte bzw. des Fuhrparks.

Die wichtigsten Vorteile einer softwarebasierten Poolfahrzeugverwaltung im Überblick

Viele Flottenverantwortliche setzen bei der Verwaltung ihrer Poolfahrzeuge auf die Kalender-Funktion des E-Mail-Providers. Das scheint auf den ersten Blick zwar übersichtlich, aber reicht für eine tiefergehende Analyse zur Effizienzauslastung nicht aus. Denn bereits ab einer Handvoll Poolfahrzeugen wird es unübersichtlich. Welcher Dienstwagen wird besonders häufig genutzt, gibt es einen Engpass bei Peak-Zeiten, also Zeitfenster mit einer erhöhten Nachfrage oder Zeiten des Leerlaufs? Eine digitale Lösung kann hier zuverlässig Kostenausreißer aufdecken und Einsparpotenziale aufzeigen.

  • Effizienzsteigerung: Automatisierte Verwaltungsprozesse und die Verfügbarkeit von Informationen in Echtzeit beschleunigen die Arbeit und verbessern die Entscheidungsfindung.
  • Kosteneinsparungen: Die Verwendung einer Software kann dazu beitragen, Überstunden, Überziehungen und unnötige Wartungskosten zu vermeiden.
  • Überwachung und Nachverfolgbarkeit: Mit einer softwarebasierten Lösung kann die Nutzung der Poolfahrzeuge genau nachverfolgt und überwacht werden, was zu einer besseren Verantwortung und Transparenz führt.
  • Skalierbarkeit: Softwarebasierte Lösungen können einfach an die wachsenden Anforderungen eines Unternehmens durch das Fuhrparkmanagement angepasst werden.
  • Zentralisierte Datenverwaltung: Alle relevanten Informationen über die Poolfahrzeuge werden an einem zentralen Ort gespeichert und verwaltet, was die Zusammenarbeit verbessert und Doppeleingaben durch die Fahrer: innen vermeidet.

Eine Poolfahrzeugverwaltung reduziert die Kosten in der Flotte

Einer der wichtigsten Vorteile einer Poolfahrzeugverwaltung ist die Kosteneinsparung. Durch die effektive Verwendung von Fahrzeugen kann das Unternehmen viele Kosten einsparen, die sonst für unnötige Reparaturen, Wartung und Inspektionen anfallen würden. Außerdem kann durch die Verwaltung der Fahrzeuge im Pool sichergestellt werden, dass jedes Poolfahrzeug immer in einwandfreiem Zustand ist, was wiederum zu einer Reduzierung von Unfällen und Schäden durch die Fahrer führt. Durchschnittlich lassen sich bis zu 30 Prozent der Kosten im Fuhrpark einsparen.

Effizientere Betriebsabläufe

Die Poolfahrzeugverwaltung optimiert den Einsatz von Dienstwagen durch eine effektive Planung und Überwachung. Dies bedeutet, dass Fahrzeuge effizienter genutzt werden und nicht ungenutzt rumstehen. Zusätzlich kann eine Administration von Poolfahrzeugen dazu beitragen, dass Doppelbuchungen vermieden werden, was wiederum Zeit und Geld spart.

Mit einer softwarebasierten Poolfahrzeugverwaltung lassen sich viele wiederkehrende Prozesse automatisieren, wie beispielsweise die Buchung von Fahrzeugen, der Zugang zu den Dienstwagen und die Überwachung von Wartungsarbeiten. Dies minimiert das Risiko menschlicher Fehler.

Besseres Ressourcenmanagement durch Poolfahrzeuge

Eine Poolfahrzeugverwaltung ermöglicht es, die verfügbaren Ressourcen pro Poolfahrzeug effektiv zu nutzen und zu verwalten. Dies beinhaltet nicht nur die Fahrzeuge selbst, sondern auch den Treibstoffverbrauch, die Wartung und Reparatur sowie die Personalressourcen. Durch eine effektive Verwaltung und Nutzung der Poolfahrzeuge wird sichergestellt, dass alle Ressourcen im Unternehmen optimal genutzt werden, um Ausgaben im Fuhrpark zu sparen und den Gewinn zu maximieren.

Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Fuhrpark

Eine softwarebasierte Poolfahrzeugverwaltung bietet eine hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit für das Fuhrparkmanagement. Alle Informationen zu den Fahrten und deren Nutzung sind zentral gespeichert und können jederzeit abgerufen werden. Dies erleichtert es Ihnen, Entscheidungen zu treffen und die Verwaltung der Poolfahrzeuge zu verbessern. Mit einer Software können Sie alle wichtigen Daten und Kennzahlen überwachen, jederzeit berichten und entsprechende Maßnahmen zur Optimierung ergreifen. Dies umfasst beispielsweise die Auslastung der Fahrzeuge in der gesamten Flotte, die Anzahl der gefahrenen Kilometer und die Kosten pro Fahrzeug. Diese Informationen sind für die optimale Verwaltung von Fahrzeugflotten unerlässlich.