Autos in einem Fuhrpark

Darum lohnt sich eine Poolfahrzeugverwaltung

Poolfahrzeuge erhalten immer mehr Bedeutung im Fuhrpark, denn sie bieten Fuhrparkentscheidern die Möglichkeit, die Flotte insgesamt effizienter auszulasten und so langfristig Kosten zu sparen. Auch wenn der „klassische“, personenbezogene Dienstwagen nach wie vor zu finden ist, liebäugeln mehr und mehr Unternehmen mit dem Konzept „Pooling“. Die Gründe dafür sind vielfältig: Kosten senken, mehr Nachhaltigkeit, aber auch mehr Inklusion, damit möglichst viele Mitarbeiter Zugang zu Poolfahrzeugen erhalten. Die Vorteile liegen auf der Hand, oder vielleicht doch nicht? Viele Fuhrparkentscheider zögern Sie bei der Implementierung. Ist doch so eine Umstellung der Flotte mit vielen Aufwänden verbunden. Betriebsabläufe umstrukturieren, Mitarbeiter einweisen und womöglich eine Software mit Poolingunterstützung kaufen. Viel Arbeit, die sich am Ende aber bezahlt macht.

Was sind Poolfahrzeuge?

Ein Poolfahrzeug ist ein Fahrzeug, das von mehreren Personen genutzt wird. Eine Flotte kann sowohl vollständig als auch nur teilweise aus Poolfahrzeugen bestehen. In einem Fahrzeugpool sind normalerweise alle Fahrzeuge von allen Mitarbeitern nutzbar, aber es kann auch Ausnahmen geben. Das wird in der Car Policy des Unternehmens geregelt. Im direkten Vergleich mit herkömmlichen Dienstwagen, die nur von einer Person gefahren werden, sind Poolfahrzeuge häufiger im Einsatz und somit stärker ausgelastet. Das ist gut und auch gewollt, denn das bedeutet es gibt nur geringe Leerlaufzeiten. Die Flotte ist ausgelastet. Damit sich ein Fahrzeugpool rechnet, reichen bereits wenige Fahrzeuge. Denn je höher die Auslastung der Fahrzeuge, umso höher auch die Effizienz in der Flotte.

Manuelle Poolfahrzeugverwaltung vs. softwaregestützte Organisation der Poolfahrzeuge

Viele Flottenverantwortliche setzen bei der Verwaltung ihrer Poolfahrzeuge auf manuelle Tools, wie z.B. Excel-Tabellen. Das ist auf den ersten Blick zwar übersichtlich, aber reicht für eine tiefergehende Analyse zur Effizienzauslastung nicht aus. Denn bereits ab einer Handvoll Poolfahrzeugen wird es unübersichtlich. Welcher Dienstwagen wird besonders häufig genutzt, gibt es einen Engpass bei Peak-Zeiten, also Zeitfenster mit einer erhöhten Nachfrage oder Zeiten des Leerlaufs? Eine digitale Lösung kann hier zuverlässig Kostenausreißer aufdecken und Einsparpotenziale aufzeigen.

Die Vorteile einer softwarebasierten Poolfahrzeugverwaltung

Neben einer verbesserten Gesamteffizienz innerhalb der Flotte, sorgt eine Software auch für eine gleichmäßigere Auslastung. Das heißt, alle Fahrzeuge werden genutzt und das möglichst gleich. So lassen sich auch Kostenprognosen (z.B. für Reifen- oder Bremsenverschleiß) besser aufstellen und es gibt kostenseitig ein hohes Maß an Planbarkeit. Ein weiteres Plus ist die Flexibilität: Mitarbeiter können von unterwegs ein Fahrzeug buchen oder auch kurzfristig umbuchen – mit einer manuellen Verwaltung undenkbar.

Zu guter Letzt: Eine Poolfahrzeugverwaltung spart Zeit und Ressourcen, und zwar vor allem in personeller Form. Damit ist nicht der Fuhrparkverantwortliche selbst gemeint, sondern vielmehr die Assistenz in der Buchhaltung oder in der Personalabteilung, über die meist Poolfahrzeugbuchungen abgewickelt werden. Mit einer Softwarelösung können Sie Prozesse im Unternehmen nicht nur verschlanken, sondern auch deutlich schneller gestalten. Zum Wohle aller Mitarbeiter. Auch können Sie sicher sein, stets Zugriff auf alle Ihre Daten zu haben. Im Falle einer längeren Abwesenheit eines Mitarbeiters oder Mitarbeiterwechsels entfällt bei einer softwaregestützten Poolverwaltung eine langwierige Übergabe. Alle von der Software gespeicherten Daten, Analysen und Auswertungen sind auch für neue Mitarbeiter schnell auffindbar und können sofort genutzt werden.

Warum Poolfahrzeuge ein nachhaltiges Fuhrparkmanagement unterstützen

Die Implementierung eines Fahrzeugspools ist besonders bei Elektrofahrzeugen eine sinnvolle Investition. Laut René Pessier, Geschäftsführer des „Mobilitätswerks“, ist dabei jedoch eine Poolfahrzeugverwaltung unerlässlich, denn eine Software ist mehr als nur ein Instrument, das die Auslastung der Fahrzeuge überwacht. Sie dient vielmehr als Unterstützung für effizientere und meist auch nachhaltigere Betriebsprozesse.

„Im Gegensatz zu 1:1 Fahrzeugen besteht bei nur dienstlich genutzten Fahrzeugen die Möglichkeit Fahrzeuge für verschiedene Fahrzwecke zu tauschen. Damit steigt einerseits die Effizienz durch ggf. höhere Auslastung und möglichen Wegfall von nicht mehr benötigten Fahrzeugen. Andererseits steigt die Möglichkeit Elektrofahrzeuge effizient einzusetzen. So kann ein Einsatz auf Strecken auf denen keine Zwischenladung notwendig ist oder wo nur der Akku des Plugin Hybrid genutzt wird priorisiert werden. Eine Vorabanalyse und der darauffolgende Einsatz von Fuhrparksoftware zur Systemunterstützung bieten hohe wirtschaftliche Potentiale. Das greift aber weiter als ein reiner Softwareeinsatz, sondern bedeutet auch einen Umbau vorhandener betrieblicher Abläufe.“

Grafik mit Darstellung zum Einsparungspotenzial

Fazit

Ein effizientes Pooling in der Flotte ist ohne digitale Unterstützung kaum möglich. Vor allem, wenn Ihre Flotte teil- oder vollelektrifiziert ist, bietet eine Software Unterstützung und sorgt für eine optimale Auslastung der Flotte.

Der immer größer werdende Einfluss von E-Fahrzeugen beschleunigt den Prozess auf digitale Lösungen zu setzen und bietet Unternehmen zugleich die Möglichkeit ihren Mobilitätsbedarf abzubilden und passgenau zu optimieren. So zeigen Studien, dass der Einsatz von Poolfahrzeugen nicht nur ein großes Einsparungspotenziale aufweist, sondern dass die vermehrte Nutzung von Elektroautos auch wesentlich zum Image des Unternehmens beitragen kann.

E-Autos sind im Vergleich zu Benzinern besonders gut für eine flexible Unternehmensmobilität und somit für Pooling vor allem im innerstädtischen Raum auf kurzen Strecken geeignet. Ein großes Manko, das nicht verschwiegen werden sollte, sind die hohen Anschaffungskosten von E-Fahrzeugen. Eine Poolingsoftware kann diese Kosten aber indirekt durch das Berechnen einer optimalen Auslastung reduzieren, da diese mit einer geringeren Gesamtanzahl an Fahrzeugen in der Flotte einhergeht. Durch die längeren Laufzeiten von E-Fahrzeugen werden die Anschaffungskosten ebenfalls innerhalb weniger Jahre amortisiert.

Wenn Sie sich für eine Poolfahrzeugsoftware entscheiden, dann sind wir als Fuhrparkexperte mit mehr als 25 Jahren Erfahrung gerne für Sie da. Wir helfen Ihnen sowohl bei der Implementierung als auch der weiteren Optimierung für eine kosteneffizientere und nachhaltigere Poolfahrzeugverwaltung.