Veröffentlicht am 21.08.2023
Poolfahrzeugverwaltung: Vorteile, Organisation und Versteuerung von Poolfahrzeugen im Fuhrpark
Das Teilen von Fahrzeugen gewinnt immer mehr Bedeutung im Fuhrpark, denn es bietet die Möglichkeit, die Flotte effizienter auszulasten und so die Kosten zu senken. Auch wenn der klassische personenbezogene Dienstwagen nach wie vor beliebt ist, liebäugeln mehr und mehr Unternehmen mit dem Konzept von Poolfahrzeugen. Die Gründe für die Nutzung von Poolfahrzeugen in der Flotte sind vielfältig: Ausgaben senken, mehr Nachhaltigkeit, aber auch mehr Inklusion, damit möglichst viele Mitarbeiterende Zugang zu Poolfahrzeugen erhalten. In diesem Beitrag betrachten wir die Poolfahrzeugverwaltung näher, erklären worin die Unterschiede zum Dienstwagen liegen und wie eine Software die Organisation und Buchung von Poolfahrzeugen vereinfacht.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein Poolfahrzeug?
- Poolfahrzeug vs. Dienstwagen: Die Unterschiede
- Die Vorteile von Poolfahrzeugen im Fuhrpark
- Softwarebasierte Poolfahrzeugverwaltung: Die Vorteile einer Carsharing Software
- So funktioniert Carsharing im Fuhrpark mit einer Software
- Fragestellungen für eine effiziente Poolfahrzeugverwaltung
- Versteuerung von Poolfahrzeugen
- Vereinbarung für Poolfahrzeuge: Car Policy im Carsharing-Fuhrpark
- Halterhaftung bei der Poolfahrzeugverwaltung beachten
- Fahrzeugzugang: Digitales Schlüsselmanagement
- Häufig gestellte Fragen zur Poolfahrzeugverwaltung
Was ist ein Poolfahrzeug?
Ein Poolfahrzeug ist ein Fahrzeug, das von mehreren Personen gemeinsam genutzt wird. Eine Flotte kann sowohl vollständig als auch nur teilweise aus Poolfahrzeugen bestehen. Wer die Carsharing-Fahrzeuge nutzen darf und darauf Zugriff hat, sollte in einer Poolfahrzeug-Vereinbarung klar geregelt werden. Denn bei den Nutzungsrechten kann es auch Ausnahmen geben.
Im direkten Vergleich mit herkömmlichen Dienstwagen, die nur von einem Fahrer genutzt werden und auch private Fahrten beinhalten, sind Poolfahrzeuge häufiger für dienstliche Fahrten im Einsatz und somit stärker ausgelastet. Das ist gut und auch gewollt, denn das bedeutet, dass es durch Poolfahrzeuge deutlich geringere Standzeiten gibt. Die Dienstwagen-Flotte ist dank Carsharing optimal ausgelastet und wirtschaftlicher. Damit sich ein Poolfahrzeug rechnet, reichen bereits wenige Fahrzeuge aus. Denn je höher die Nutzung der Dienstwagen, umso höher auch die Effizienz der Flotte bzw. des Fuhrparks.
Poolfahrzeug vs. Dienstwagen: Unterschiede und Gemeinsamkeiten
Poolfahrzeuge unterscheiden sich von Dienstwagen vor allem in der Nutzungsberechtigung und der Verfügbarkeit. Während ein Dienstwagen einem festen Mitarbeiter zugeordnet ist und in der Regel auch nur von diesem genutzt werden darf, steht ein Poolfahrzeug mehreren Mitarbeitern zur Verfügung. Das bedeutet auch, dass ein Carsharing-Fahrzeug vorab reserviert werden muss, wohingegen dies bei einem Dienstwagen nicht erforderlich ist.
Für beide Fahrzeuge gilt: Der Fuhrparkmanager muss den gesetzliche vorgeschriebenen Halterhaftungspflichten nachkommen und regelmäßig die Führerscheine der Fahrer kontrollieren. Auch bei der Fahrerunterweisung nach UVV wird nicht zwischen Poolfahrzeugen und Dienstwagen unterschieden. Sie ist für alle Pflicht, die Firmenfahrzeuge nutzen. Ist die private Nutzung erlaubt, muss der geldwerte Vorteil über die 1-%-Regelung oder ein Fahrtenbuch versteuert werden
Entscheiden müssen sich Fuhrparkverantwortliche zwischen dem klassischen Dienstwagen-Modell und einem Carsharing-Konzept jedoch nicht. Beide Mobilitätslösungen lassen sich miteinander kombinieren, um den individuellen Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeiter gerecht zu werden.
Dienstwagen
- Einer Person fest zugewiesen
- Keine vorherige Buchung erforderlich
- Incentive für eine Person
- Oftmals hohe Standzeiten
Poolfahrzeug
- Wird von mehreren Mitarbeitern gemeinsam genutzt
- Vorherige Buchung erforderlich
- Flexible Mobilität für alle zugriffsberechtigten Mitarbeiter
- Höhere Auslastung durch gemeinschaftliche Nutzung
Die Vorteile von Poolfahrzeugen im Fuhrpark
Poolfahrzeuge bieten Unternehmen eine ganze Reihe an Vorteilen. Diese reichen von Kosteneinsparungen über gesteigerte Effizienz bis hin zu mehr Nachhaltigkeit.
Kosten in der Flotte senken
Einer der wichtigsten Vorteile von Poolfahrzeugen ist die Senkung von Kosten. Indem die Fahrzeuge im Fuhrpark geteilt werden, erhöht sich deren Auslastung. Denn anstatt jedem Mitarbeiter ein individuelles Fahrzeug zuzuweisen, nutzen mehrere Mitarbeiter ein Poolfahrzeug gemeinsam. Dadurch können die Anzahl der benötigten Fahrzeuge minimiert und die Ausgaben für Anschaffung, Wartung und Reparaturen gesenkt werden. Durchschnittlich lassen sich so durch Poolfahrzeuge die Kosten im Fuhrpark um bis zu 30 Prozent senken. Denn es gilt: Weniger Fahrzeuge mit hoher Auslastung sind wirtschaftlich sinnvoller als viele Fahrzeuge mit geringer Auslastung.
Optimale Auslastung der Fahrzeuge steigert die Effizienz
In vielen Fuhrparks stehen Dienstwagen oft ungenutzt herum. Indem mehrere Mitarbeiter aber dasselbe Fahrzeug nutzen, können die Leerlauf- bzw. Standzeiten reduziert werden. Dies resultiert in einer höheren Effizienz in der Flotte. Kommt eine Carsharing-Software zum Einsatz kann die Auslastung der Fahrzeuge noch weiter optimiert werden.
Bessere Skalierbarkeit
Poolfahrzeuge bieten eine hohe Skalierbarkeit. Das heißt, dass Unternehmen können je nach Bedarf die Anzahl der Poolfahrzeuge erhöhen oder verringern. Bei Spitzenzeiten oder erhöhtem Bedarf können zusätzliche Fahrzeuge hinzugefügt werden, während bei geringer Auslastung die Zahl der Fahrzeuge noch weiter reduziert werden kann. Dies ermöglicht eine flexible Anpassung der Fahrzeugflotte an die wechselnden Anforderungen des Unternehmens.
Poolfahrzeuge tragen zu mehr Nachhaltigkeit bei
Poolfahrzeuge machen nicht nur ökonomisch Sinn, sondern auch aus ökologischer Hinsicht. Die Produktion neuer Fahrzeuge ist sehr ressourcenintensiv. Durch die gemeinsame Nutzung von Fahrzeugen reduziert sich die Anzahl der benötigten Fahrzeuge und vorhandene Ressourcen werden optimaler genutzt. Hinzu kommt, dass sie Elektroautos besonders gut für ein Carsharing-Konzept eignen. Wer emissionsfreie Fahrzeuge integriert, kann den CO2-Ausstoß noch weiter senken.
Positives Firmenimage und höhere Arbeitgeberattraktivität
Nachhaltigkeit und umweltbewusstes Handeln spielt bei Arbeitnehmern, Kunden und Geschäftspartnern eine immer wichtigere Rolle. Unternehmen, die durch nachhaltigere Mobilitätskonzepte wie Carsharing zeigen, dass sie zukunftsorientiert agieren, werten Ihre Firmenimage positiv auf. Dies steigert auch die Attraktivität als Arbeitgeber, denn der eigene Dienstwagen verliert als Incentive an Strahlkraft. Immer mehr Arbeitnehmer bevorzugen stattdessen ganzheitliche Mobilitätsangebote, die mehr Flexibilität bieten.
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Softwarebasierte Poolfahrzeugverwaltung: Die Vorteile einer Carsharing Software
Viele Flottenverantwortliche setzen bei der Verwaltung ihres Fahrzeugpools auf die Kalender-Funktion des E-Mail-Providers. Das scheint auf den ersten Blick zwar übersichtlich, aber reicht für eine tiefergehende Analyse zur Effizienzauslastung nicht aus. Denn bereits ab einer Handvoll Poolfahrzeugen wird es unübersichtlich. Welcher Dienstwagen wird besonders häufig genutzt, gibt es einen Engpass in Peak-Zeiten, also Zeitfenster mit einer erhöhten Nachfrage oder Zeiten des Leerlaufs? Eine intelligente, digitale Carsharing-Software erleichtert nicht nur die Buchung der Fahrzeuge, sondern kann auch zuverlässig Kostenausreißer aufdecken und Einsparpotenziale aufzeigen.
Einfache Buchung und Fahrerkommunikation
Fahrer können die Fahrzeuge selbstständig buchen. Dies geht über eine Smartphone-App oder eine Web-Anwendung. Die anschließende Kommunikation übernimmt die Carsharing Software. Die Fahrer erhalten eine Buchungsbestätigung und werden bei Verspätungen, Umbuchungen oder Stornierungen automatisch per E-Mail benachrichtigt.
Effizienzsteigerung durch Software für die Poolfahrzeugverwaltung
Mit einer softwarebasierten Poolfahrzeugverwaltung lassen sich viele wiederkehrende Prozesse automatisieren, wie beispielsweise die Buchung von Fahrzeugen, der Zugang zu den Dienstwagen und die Überwachung von Wartungsarbeiten. Dies minimiert das Risiko menschlicher Fehler und minimiert die Aufwände für Fuhrparkverantwortliche. Eine Carsharing Software optimiert den Einsatz von Dienstwagen durch eine effektive Planung und Überwachung. Durch sie wird sichergestellt, dass immer die passenden Fahrzeuge den Fahrten zugewiesen und Doppelbuchungen verhindert werden.
Überwachung und Nachverfolgbarkeit
Mit einer softwarebasierten Lösung für die Poolfahrzeugverwaltung bietet eine hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit für das Fuhrparkmanagement. Alle Informationen zu den Fahrten und deren Nutzung sind zentral gespeichert und können jederzeit abgerufen werden. Dies erleichtert es, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Verwaltung der Poolfahrzeuge zu vereinfachen.
Mit einer Software können Sie alle wichtigen Daten und Kennzahlen überwachen, jederzeit berichten und entsprechende Maßnahmen zur Optimierung ergreifen. Dies umfasst beispielsweise die Auslastung der Fahrzeuge in der gesamten Flotte, die Anzahl der gefahrenen Kilometer und die Kosten pro Fahrzeug. Diese Informationen sind für die optimale Verwaltung von Fahrzeugflotten unerlässlich. Sie geben z.B. Aufschluss darüber, ob die Zahl der Fahrzeuge noch weiter reduziert, zusätzliche Fahrzeuge angeschafft oder alternative Mobilitätsangebote integriert werden sollten.
Einhaltung der Halterhaftungspflichten
Auch bei Poolfahrzeugen müssen Fuhrparkmanager den gesetzlich vorgeschriebenen Halterhaftungspflichten nachkommen. Dazu zählt die regelmäßige Kontrolle der Führerscheine und die Fahrerunterweisung nach UVV. Eine Carsharing Software erleichtert diese Aufgaben, in dem vor jedem Fahrtantritt ein Abgleich gültiger Kontrollen und Prüfungen erfolgt.
So funktioniert die Poolfahrzeugverwaltung mit einer Software
Eine Carsharing Software vereinfacht alle Abläufe rund um die Verwaltung von Poolfahrzeugen. Neben der einfachen Buchung der Fahrzeuge unterstützt eine Software Fuhrparkverantwortliche bei der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und erleichtert die Rückgabeprozesse von Poolfahrzeugen.
- Buchung eines Fahrzeuges: Um ein Poolfahrzeug zu nutzen, bucht der Mitarbeiter es über die Software. Er wählt das gewünschte Datum und die Uhrzeit für den Beginn der Nutzung sowie die voraussichtliche Dauer der Buchung. Die Software weist automatisch für jede Fahrt – unter Berücksichtigung der Leasingkilometer und der Reichweite bei E-Fahrzeugen – ein passendes Fahrzeug zu. Anschließend erhält der Fahrer eine Buchungsbestätigung per E-Mail. Kommt es zu einer Verspätung oder Umbuchung, erhält er ebenfalls eine Benachrichtigung.
- Fahrzeugzugang: Nach erfolgreicher Buchung erhält der Mitarbeiter Zugang zum Fahrzeug. Dies kann zum einen über eine Schlüsselbox erfolgen. Diese wird im Fahrzeug platziert und erhält das Signal zum Öffnen und Schließen via Bluetooth. Alternativ kann auch ein Schlüsselkasten installiert werden.
- Halterhaftung: Vor jedem Fahrtantritt erfolgt ein Abgleich gültiger Führerscheinkontrollen und Fahrerunterweisungen.
- Rückgabe: Nach Beendigung der Fahrt stellt der Mitarbeiter das Fahrzeug am vereinbarten Ort ab und beendet die Buchung über die Software. Eventuelle Schäden oder Mängel am Fahrzeug können mithilfe eines Rückgabedialogs dokumentiert und zur internen Bearbeitung weitergegeben werden.
- Auswertungen und Berichte: Eine Software bietet verschiedene Berichtsfunktionen bieten, um die Nutzung der Poolfahrzeuge zu analysieren und die Auslastung weiter optimieren.
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Fragestellungen für eine effiziente Poolfahrzeugverwaltung
Dank einer sorgfältigen Planung und gut durchdachen Implementierung können Poolfahrzeuge eine kosteneffiziente, flexible und nachhaltige Mobilitätslösung für das Unternehmen darstellen. Fuhrparkverantwortliche sollten sich daher folgende Fragen stellen:
- Welche Fahrzeuge im Fuhrpark eignen sich als Poolfahrzeuge?
- Wie viele Poolfahrzeuge werden benötigt?
- Wie soll die Buchung und Organisation der Fahrzeuge erfolgen?
- Wie wird das Schlüsselmanagement bzw. der Fahrzeugzugang organisiert?
- Wie wird die Pflege und Reinigung der Poolfahrzeuge organisiert?
- Welche Maßnahmen werden ergriffen, um Schäden, Diebstahl oder Vandalismus zu verhindern oder angemessen zu reagieren?
- Wie wird die Privatnutzung der Poolfahrzeuge geregelt?
- Wie werden Akzeptanz und Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem Carsharing-Konzept gemessen? Wie wird das Feedback gesammelt und ausgewertet, um das Konzept zu optimieren und den Bedürfnissen der Mitarbeiter besser gerecht zu werden?
- Wie können Poolfahrzeuge in die ganzheitliche Mobilitätsstrategie des Unternehmens integriert und mit anderen Mobilitätslösungen wie z.B. dem öffentlichen Nahverkehr, Dienstwagen oder E-Bikes kombiniert werden?
Versteuerung von Poolfahrzeugen
Ist die Privatnutzung der Carsharing-Fahrzeuge erlaubt, muss der daraus entstehende geldwerte Vorteil versteuert werden. Hier gibt es keine Unterschiede zu einem herkömmlichen Dienstwagen. Für die Versteuerung können zwei Abrechnungsmethoden genutzt werden: Die 1-%-Regelung oder ein Fahrtenbuch.
1-%-Regelung
Bei der 1-%-Regelung wird monatlich 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges als geldwerter Vorteil angesetzt. Im Gegensatz zum personengebundenen Dienstwagen, wird Anteil des geldwerten Vorteils auf alle Fahrzeugnutzer aufgeteilt. Hinzu kommt noch die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in Höhe von 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer (einfache Strecke). Der so ermittelte Betrag wird als geldwerter Vorteil auf das zu versteuernde Einkommen hinzugerechnet. Die 1-%-Regelung rentiert sich vor allem für Arbeitnehmer, die viele private Strecken mit dem Carsharing-Fahrzeug zurücklegen.
Fahrtenbuch
Alternativ kann der geldwerte Vorteil auch mittels eines Fahrtenbuchs ermittelt und versteuert werden. In einem Fahrtenbuch werden sämtliche betriebliche und private Fahrten dokumentiert. Die steuerliche Belastung orientiert sich dann an den privat gefahrenen Kilometern und den daraus resultierenden Kosten. Wer nur wenige private Kilometer mit einem Carsharing-Fahrzeug fährt, für den lohnt sich eher die Versteuerung mit einem Fahrtenbuch.
Vereinbarung für Poolfahrzeuge: Car Policy im Carsharing-Fuhrpark
Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Poolfahrzeuge zur Verfügung stellen, sollten unbedingt eine schriftliche Poolfahrzeug-Vereinbarung aufsetzen. Darin werden alle Pflichten und Rechte rund um die Nutzung der Carsharing-Fahrzeuge festgelegt. Dies sind einige wichtige Punkte, die in einer solchen Vereinbarung enthalten sein sollten:
- Definition des Poolfahrzeugs und Nutzungsberechtigte: Definieren Sie, welche Pkw als Poolfahrzeuge gelten und welche Mitarbeiter berechtigt sind, diese zu benutzen. Es sollte auch klar geregelt sein, unter welchen Voraussetzungen die Nutzung gestattet ist (z. B. Kundentermine, Dienstreisen).
- Privatnutzung: Die Vereinbarung sollte außerdem vorgeben, ob die Pkw auch für private Zwecke von den Arbeitnehmern genutzt werden dürfen. Ist das nicht der Fall, und das Fahrzeug darf nur für betrieblich Fahrten genutzt werden, muss dies ausdrücklich erwähnt werden.
- Rechte und Pflichten bei der Nutzung: Wie wird der Umgang mit den Fahrzeugen geregelt? Dazu zählt z.B. die Reinigung der Autos nach dem Fahrtende.
- Haftung und Versicherung: Legen Sie fest, wer für Schäden am Poolfahrzeug haftet und wie die Versicherungsdeckung geregelt ist. Auch die Verantwortlichkeiten im Falle von Unfällen sollten klar definiert werden.
- Tankregelung: Wie soll die Tankfüllung gehandhabt werden? Müssen die Fahrzeuge vollgetankt zurückgegeben werden? Und werden die Ausgaben für den Treibstoff verrechnet?
- Verstöße und Sanktionen: Wenn zu Verstößen gegen die Vereinbarung kommt, beispielsweise bei nicht genehmigter Nutzung oder unsachgemäßer Fahrzeugbehandlung, sollte die Vereinbarung auch entsprechende Sanktionen umfassen. Dazu zählt beispielsweise eine Abmahnung oder Schadensersatzforderungen.
Halterhaftung bei der Poolfahrzeugverwaltung beachten
Ob Dienstwagen oder Poolfahrzeug, wer seinen Mitarbeitern Fahrzeuge zur Verfügung stellt, muss auch für deren Sicherheit sorgen. Daher sind regelmäßige Kontrolle der Führerscheine und die UVV-Fahrerunterweisung gesetzlich vorgeschrieben. Sie gehören zu den Halterhaftungspflichten, denen jeder Fuhrparkmanager nachkommen muss. Dadurch soll das Unfallrisiko für Mitarbeiter minimiert und die Sicherheit im Fuhrpark erhöht werden.
Wer die Pflichten nur unzureichend oder gar nicht erfüllt, muss mit empfindlichen Strafen rechnen. Digitale Lösungen erleichtern nicht nur die Durchführung, sondern dokumentieren alle Ergebnisse auch lückenlos und nachvollziehbar.
Führerscheinkontrolle
Die Führerscheine der Fahrer sollten halbjährlich auf Ihre Gültigkeit überprüft werden. Die Prüfung kann als elektronische Führerscheinkontrolle mithilfe einer Smartphone-App auch bequem von unterwegs durch die Fahrer selbst erfolgen.
UVV-Fahrerunterweisung
Alle Fahrer müssen mindestens einmal jährlich im sicheren Umgang mit Firmenfahrzeugen und im Verhalten bei Unfällen geschult werden. Als E-Learning-Kurs kann die Fahrerunterweisung zeit- und ortsunabhängig von den Fahrern absolviert werden.
Fahrzeugzugang: Digitales Schlüsselmanagement
Auch der Fahrzeugzugang ist ein wichtiger Aspekt der Poolfahrzeugverwaltung. Manuelle Schlüsselübergaben im Büro sind meist mit einer aufwändigen Terminorganisation verbunden und vor allem in Zeiten von Homeoffice und Remote Work für viele Unternehmen nicht immer praktikabel. Mit Hilfe praktischer Tools lässt sich die Schlüsselverwaltung elektronisch organisieren. Dazu gehören der Schlüsselschrank und die Schlüsselbox, welche wir nun kurz näher vorstellen.
Schlüsselschrank
Nach der Buchung des Fahrzeuges kann der Fahrer den Schlüsselschrank mittels PIN oder einem RFID-Chip (z. B. am Firmenausweis) öffnen und den passenden Schlüssel entnehmen. Dieser wird durch ein Lichtsignal markiert und ist dadurch gut erkennbar. Die anderen Schlüssel bleiben verriegelt und können nicht entnommen werden.
Schlüsselbox
Die Schlüsselbox ist portabel und wird im Fahrzeug platziert. Das Signal zum Öffnen und Schließen des Fahrzeuges empfängt sie via Bluetooth, und der Fahrer benötigt lediglich eine Smartphone-App zur Bedienung. Die Box ist herstellunabhängig und sofort einsatzbereit, da ein Umrüsten des Pkw nicht notwendig ist. Ein Anbieter für Schlüsselboxen ist zum Beispiel das Unternehmen flinkey.
Häufig gestellte Fragen zur Poolfahrzeugverwaltung
Für welche Fuhrparks eignet sich eine Poolfahrzeugverwaltung?
Unternehmen mit Mitarbeitern, die die Poolfahrzeuge nur unregelmäßig nutzen oder nur wenige Kundentermine haben, können besonders von Carsharing profitieren. Und auch Fuhrparks, in denen viele Kurzstrecken zurückgelegt werden, eignen sich für ein Carsharing-Konzept.
Wer darf Poolfahrzeuge nutzen?
Welche Mitarbeiter eines Unternehmens Zugriff auf die Poolfahrzeuge haben und diese nutzen dürfen, sollte in einer Car Policy festgelegt werden.
Darf ein Poolfahrzeug auch privat genutzt werden?
Ob die private Nutzung der Carsharing-Fahrzeuge erlaubt ist, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Beide Szenarien sollten in einer entsprechenden Dienstwagenrichtlinie klar geregelt werden, um Missverständnissen und Konflikten vorzubeugen.