Poolfahrzeugverwaltung: Vorteile, Organisation und Versteuerung von Poolfahrzeugen im Fuhrpark

Die Poolfahrzeugverwaltung lässt sich mit einer entsprechenden Softwarelösung effizient und transparent gestalten
Die Poolfahrzeugverwaltung lässt sich mit einer entsprechenden Softwarelösung effizient und transparent gestalten

Das Teilen von Fahrzeugen gewinnt immer mehr Bedeutung im Fuhrpark, denn es bietet die Möglichkeit, die Flotte effizienter auszulasten und so die Kosten zu senken. Auch wenn der klassische personenbezogene Dienstwagen nach wie vor beliebt ist, liebäugeln mehr und mehr Unternehmen mit dem Konzept von Poolfahrzeugen.  In diesem Beitrag betrachten wir die Poolfahrzeugverwaltung näher, erklären worin die Unterschiede zum Dienstwagen liegen und wie eine Carsharing Software die Organisation und Buchung von Poolfahrzeugen vereinfacht.

Was ist ein Poolfahrzeug?

Ein Poolfahrzeug ist ein Fahrzeug, das von mehreren Personen gemeinsam genutzt wird. Eine Flotte kann sowohl vollständig als auch nur teilweise aus Poolfahrzeugen bestehen. Wer die Carsharing-Fahrzeuge nutzen darf und darauf Zugriff hat, sollte in einer Poolfahrzeug-Vereinbarung klar geregelt werden. Denn bei den Nutzungsrechten kann es auch Ausnahmen geben.

Im direkten Vergleich mit herkömmlichen Dienstwagen, die nur von einem Fahrer genutzt werden und auch private Fahrten beinhalten, sind Poolfahrzeuge häufiger für dienstliche Fahrten im Einsatz und somit stärker ausgelastet. Das ist gut und auch gewollt, denn das bedeutet, dass es durch Poolfahrzeuge deutlich geringere Standzeiten gibt. Die Flotte wird dank Carsharing optimaler ausgelastet und wirtschaftlicher genutzt. Damit sich ein Poolfahrzeug rechnet, reichen bereits wenige Fahrzeuge aus. Denn je höher die Nutzung der Firnenfahrzege, umso höher auch die Effizienz der Flotte bzw. des Fuhrparks.

Poolfahrzeug vs. Dienstwagen: Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Poolfahrzeuge unterscheiden sich von Dienstwagen vor allem in der Nutzungsberechtigung und der Verfügbarkeit. Während ein Dienstwagen einem festen Mitarbeiter zugeordnet ist und in der Regel auch nur von diesem genutzt werden darf, steht ein Poolfahrzeug mehreren Mitarbeitern zur Verfügung. Das bedeutet auch, dass ein Carsharing-Fahrzeug vorab reserviert werden muss, wohingegen dies bei einem Dienstwagen nicht erforderlich ist.

Für beide Fahrzeuge gilt: Der Fuhrparkmanager muss den gesetzliche vorgeschriebenen Halterhaftungspflichten nachkommen und regelmäßig die Führerscheine der Fahrer kontrollieren. Auch bei der Fahrerunterweisung nach UVV wird nicht zwischen Poolfahrzeugen und Dienstwagen unterschieden. Sie ist für alle Pflicht, die Firmenfahrzeuge nutzen. Ist die private Nutzung erlaubt, muss der geldwerte Vorteil über die 1-%-Regelung oder ein Fahrtenbuch versteuert werden

Entscheiden müssen sich Fuhrparkverantwortliche zwischen dem klassischen Dienstwagen-Modell und einem Carsharing-Konzept jedoch nicht. Beide Mobilitätslösungen lassen sich miteinander kombinieren, um den individuellen Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeiter gerecht zu werden.

Dienstwagen

  • Einer Person fest zugewiesen
  • Keine vorherige Buchung erforderlich
  • Incentive für eine Person
  • Oftmals hohe Standzeiten

Poolfahrzeug

  • Wird von mehreren Mitarbeitern gemeinsam genutzt
  • Vorherige Buchung erforderlich
  • Flexible Mobilität für alle zugriffsberechtigten Mitarbeiter
  • Höhere Auslastung durch gemeinschaftliche Nutzung
Mitarbeiter hat Zugriff auf Carsharing-Fahrzeug dank der Poolfahrzeugverwaltung im Fuhrpark
Dienstwagen oder Poolfahrzeug? Beide Konzepte schließen sich nicht aus und können als Teil einer ganzheitlichen betrieblichen Mobilitätsstrategie miteinander kombiniert werden.

Die Vorteile von Poolfahrzeugen im Fuhrpark

Die Gründe für die Nutzung von Poolfahrzeugen in der Flotte sind vielfältig: Ausgaben senken, mehr Nachhaltigkeit, aber auch mehr Inklusion, damit möglichst viele Mitarbeiterende Zugang zu Poolfahrzeugen erhalten.

Kosten in der Flotte senken

Einer der wichtigsten Vorteile von Poolfahrzeugen ist die Senkung von Kosten. Indem die Fahrzeuge im Fuhrpark geteilt werden, erhöht sich deren Auslastung. Denn anstatt jedem Mitarbeiter ein individuelles Fahrzeug zuzuweisen, nutzen mehrere Mitarbeiter ein Poolfahrzeug gemeinsam. Dadurch können die Anzahl der benötigten Fahrzeuge minimiert und die Ausgaben für Anschaffung, Wartung und Reparaturen gesenkt werden. Durchschnittlich lassen sich so durch Poolfahrzeuge die Kosten im Fuhrpark um bis zu 30 Prozent senken. Denn es gilt: Weniger Fahrzeuge mit hoher Auslastung sind wirtschaftlich sinnvoller als viele Fahrzeuge mit geringer Auslastung.

Optimale Auslastung der Fahrzeuge steigert die Effizienz

In vielen Fuhrparks stehen Dienstwagen oft ungenutzt herum. Indem mehrere Mitarbeiter aber dasselbe Fahrzeug nutzen, können die Leerlauf- bzw. Standzeiten reduziert werden. Dies resultiert in einer höheren Effizienz in der Flotte. Kommt eine Carsharing-Software zum Einsatz kann die Auslastung der Fahrzeuge noch weiter optimiert werden.

Poolfahrzeuge tragen zu mehr Nachhaltigkeit bei

Poolfahrzeuge machen nicht nur ökonomisch Sinn, sondern auch aus ökologischer Hinsicht. Die Produktion neuer Fahrzeuge ist sehr ressourcenintensiv. Durch die gemeinsame Nutzung von Fahrzeugen reduziert sich die Anzahl der benötigten Fahrzeuge und vorhandene Ressourcen werden optimaler genutzt. Hinzu kommt, dass sie Elektroautos besonders gut für ein Carsharing-Konzept eignen. Wer emissionsfreie Fahrzeuge integriert, kann den CO2-Ausstoß noch weiter senken.

Positives Firmenimage und höhere Arbeitgeberattraktivität

Nachhaltigkeit und umweltbewusstes Handeln spielt bei Arbeitnehmern, Kunden und Geschäftspartnern eine immer wichtigere Rolle. Unternehmen, die durch nachhaltigere Mobilitätskonzepte wie Carsharing zeigen, dass sie zukunftsorientiert agieren, werten Ihre Firmenimage positiv auf. Dies steigert auch die Attraktivität als Arbeitgeber, denn der eigene Dienstwagen verliert als Incentive an Strahlkraft. Immer mehr Arbeitnehmer bevorzugen stattdessen ganzheitliche Mobilitätsangebote, die mehr Flexibilität bieten.

Poolfahrzeuge für die Interimsmobilität

Laut dem DAT Barometer 2024 greifen 86 % der befragten Fuhrparkverantwortlichen auf Poolfahrzeuge zurück, um den Mobilitätsbedarf im Fuhrpark kurzfristig zu decken. Sind Fahrzeuge beispielsweise in der Werkstatt oder verzögert sich die Lieferung eines Neuwagens, bieten Poolfahrzeuge eine flexible Alternative. 

Darauf kommt es bei der Poolfahrzeugverwaltung an

Das Teilen von Fahrzeugen im Fuhrpark ist mit etlichen wirtschaftlichen Vorteilen verbunden. Voraussetzung sind die richtigen Maßnahmen, um die Verwaltung von Poolfahrzeugen in der Flotte möglichst effizient und kosteneffektiv zu gestalten. Auf die folgenden Punkte gilt es dabei zu achten:

Effiziente Buchungs- und Verwaltungssysteme

Eines der wichtigsten Instrumente zur optimalen Verwaltung eines Fahrzeugpools im Fuhrpark ist ein effizientes Buchungs- und Verwaltungssystem. Dieses System sollte einfach zu bedienen sein, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende das Fahrzeug schnell und einfach eigenständig buchen können. Außerdem sollte das System eine Übersicht über den Status des Fahrzeugs bereitstellen, einschließlich der Verfügbarkeit, des Kilometerstands und der Wartungsbedürfnisse.

Automatisierte Benachrichtigungen

Ein weiteres wichtiges Merkmal einer effizienten Poolfahrzeugverwaltung sind automatisierte Benachrichtigungen. Diese informieren Mitarbeitende und Verantwortliche darüber, wann ein Poolfahrzeug für Fahrten gebucht und wann es zurückgegeben wurde. Außerdem informieren Sie über Verspätungen und Stornierungen von Fahrten. Dies sorgt für Transparenz und verhindert Doppelbuchungen.

Regelmäßige Wartung und Instandhaltung

Die regelmäßige Wartung und Instandhaltung der Fahrzeuge ist ebenfalls wichtig, damit alle Poolfahrzeuge in einwandfreiem Zustand bleiben. Hierbei sollte sichergestellt werden, dass alle wichtigen Wartungsarbeiten am Poolfahrzeug durchgeführt werden, wie beispielsweise Ölwechsel, Bremsprüfungen und Kontrollen des Reifendrucks. Auch die Reinigung und Auffüllung von Treibstoff und Kühlmittel sollte regelmäßig erfolgen. Ein gut organisiertes Wartungssystem kann dafür sorgen, dass Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden. Das minimiert letztendlich Kosten und Ausfallzeiten.

Verlässliches Reichweitenmanagement

Die Sicherstellung fahrbereiter E-Fahrzeuge ist ein besonders kritischer Punkt. Schließlich möchte jedes Unternehmen gewährleisten, dass die verfügbaren Elektro-Fahrzeuge im Fuhrpark ausreichend geladen und für Fahrer nutzbar sind. Ein effizientes Reichweitenmanagement ist ohne eine intelligente Softwarelösung nur schwer möglich.

Einige Unternehmen versuchen, ihre Fahrzeuge den Mitarbeitenden nur für ein bestimmtes Zeitfenster zur Verfügung zu stellen, um so zu gewährleisten, dass die Fahrzeuge auch außerhalb des Zeitfensters für die nächsten Fahrten wieder aufgeladen werden können. Dies ist eine mögliche Option, die jedoch das Potenzial von Corporate Carsharing auf Dauer limitiert.

Schlüsselübergaben

Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft die Schlüsselübergabe an den Fahrer. Dabei gilt es zu bestimmen, wie Mitarbeitende an den Fahrzeugschlüssel für das Poolfahrzeug gelangen und zu welcher Zeit die Schlüssel durch den Fahrer entnommen werden dürfen. Manuelle Schlüsselübergaben gehen oft mit einer zeitaufwändige Terminkoordination einher. Bei der digitalen Schlüsselverwaltung helfen Tools wie Schlüsselbox, die im Fahrzeug platziert wird und das Öffnungssignal via Bluetooth erhält. Fahrer benötigen dann lediglich ein Smartphone, um das Auto zu öffnen.

Regelmäßige Überprüfung und Optimierung

Es ist wichtig, dass die Verwaltung von Poolfahrzeugen regelmäßig kontrolliert und optimiert wird. Hierbei sollte beispielsweise überprüft werden, ob es sinnvoll ist, weitere Fahrzeuge zur Nutzung hinzuzufügen oder ob ältere Modelle ersetzt werden sollten. Auch die Auslastung der Fahrzeuge sollte regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie effizient für Fahrten genutzt werden.

Softwarebasierte Poolfahrzeugverwaltung: Die Vorteile einer Carsharing Software

Mit einer Poolfahrzeug Software können Sie Ihre Poolfahrzeuge transparent verwalten und haben die Gewissheit, dass Ihre Poolfahrzeuge effizient und ressourcenschonend ausgelastet werden. Dank eines übersichtlichen Buchungskalenders sehen Mitarbeitende auf einen Blick, welche Fahrzeuge frei verfügbar sind und können dementsprechend schnell und unkompliziert buchen.

Bei Verspätungen, Umbuchungen oder Stornierungen eines Fahrzeugs wird der Mitarbeitende per E-Mail benachrichtigt und das System veranlasst automatisch eine Umbuchung auf ein anderes verfügbares Fahrzeug. Zudem generiert eine Software Auswertungen, die dabei helfen, die Auslastung der Fahrzeuge weiter zu optimieren und strategische Entscheidungen zu treffen. 

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Fragestellungen für eine effiziente Poolfahrzeugverwaltung

Dank einer sorgfältigen Planung und gut durchdachen Implementierung können Poolfahrzeuge eine kosteneffiziente, flexible und nachhaltige Mobilitätslösung für das Unternehmen darstellen. Fuhrparkverantwortliche sollten sich daher folgende Fragen stellen:

  • Welche Fahrzeuge im Fuhrpark eignen sich als Poolfahrzeuge?
  • Wie viele Poolfahrzeuge werden benötigt?
  • Wie soll die Buchung und Organisation der Fahrzeuge erfolgen?
  • Wie wird das Schlüsselmanagement bzw. der Fahrzeugzugang organisiert?
  • Wie wird die Pflege und Reinigung der Poolfahrzeuge organisiert?
  • Welche Maßnahmen werden ergriffen, um Schäden, Diebstahl oder Vandalismus zu verhindern oder angemessen zu reagieren?
  • Wie wird die Privatnutzung der Poolfahrzeuge geregelt?
  • Wie werden Akzeptanz und Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem Carsharing-Konzept gemessen? Wie wird das Feedback gesammelt und ausgewertet, um das Konzept zu optimieren und den Bedürfnissen der Mitarbeiter besser gerecht zu werden?
  • Wie können Poolfahrzeuge in die ganzheitliche Mobilitätsstrategie des Unternehmens integriert und mit anderen Mobilitätslösungen wie z.B. dem öffentlichen Nahverkehr, Dienstwagen oder E-Bikes kombiniert werden?

Versteuerung von Poolfahrzeugen

Ist die Privatnutzung der Carsharing-Fahrzeuge erlaubt, muss der daraus entstehende geldwerte Vorteil versteuert werden. Hier gibt es keine Unterschiede zu einem herkömmlichen Dienstwagen. Für die Versteuerung können zwei Abrechnungsmethoden genutzt werden: Die 1-%-Regelung oder ein Fahrtenbuch.

1-Prozent-Regelung

Bei der 1-Prozent-Methode wird monatlich 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges als geldwerter Vorteil angesetzt. Im Gegensatz zum personengebundenen Dienstwagen, wird Anteil des geldwerten Vorteils auf alle Fahrzeugnutzer aufgeteilt. Hinzu kommt noch die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in Höhe von 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer (einfache Strecke). Der so ermittelte Betrag wird als geldwerter Vorteil auf das zu versteuernde Einkommen hinzugerechnet. Die 1-%-Regelung rentiert sich vor allem für Arbeitnehmer, die viele private Strecken mit dem Carsharing-Fahrzeug zurücklegen.

Fahrtenbuch

Alternativ kann der geldwerte Vorteil auch mittels eines Fahrtenbuchs ermittelt und versteuert werden. In einem Fahrtenbuch werden sämtliche betriebliche und private Fahrten dokumentiert. Die steuerliche Belastung orientiert sich dann an den privat gefahrenen Kilometern und den daraus resultierenden Kosten. Wer nur wenige private Kilometer mit einem Carsharing-Fahrzeug fährt, für den lohnt sich eher die Versteuerung mit einem Fahrtenbuch.

Vereinbarung für Poolfahrzeuge: Car Policy im Carsharing-Fuhrpark

Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Poolfahrzeuge zur Verfügung stellen, sollten unbedingt eine schriftliche Poolfahrzeug-Vereinbarung aufsetzen. Darin werden alle Pflichten und Rechte rund um die Nutzung der Carsharing-Fahrzeuge festgelegt, so wie es üblicherweise für personengebundene Dienstwagen in einer Car Policy definiert wird.

Dies sind einige wichtige Punkte, die in einer solchen Vereinbarung enthalten sein sollten:

  1. Definition des Poolfahrzeugs und Nutzungsberechtigte: Definieren Sie, welche Pkw als Poolfahrzeuge gelten und welche Mitarbeiter berechtigt sind, diese zu benutzen. Es sollte auch klar geregelt sein, unter welchen Voraussetzungen die Nutzung gestattet ist (z. B. Kundentermine, Dienstreisen).
  2. Privatnutzung: Die Vereinbarung sollte außerdem vorgeben, ob die Pkw auch für private Zwecke von den Arbeitnehmern genutzt werden dürfen. Ist das nicht der Fall, und das Fahrzeug darf nur für betrieblich Fahrten genutzt werden, muss dies ausdrücklich erwähnt werden.
  3. Rechte und Pflichten bei der Nutzung: Wie wird der Umgang mit den Fahrzeugen geregelt? Dazu zählt z.B. die Reinigung der Autos nach dem Fahrtende.
  4. Haftung und Versicherung: Legen Sie fest, wer für Schäden am Poolfahrzeug haftet und wie die Versicherungsdeckung geregelt ist. Auch die Verantwortlichkeiten im Falle von Unfällen sollten klar definiert werden.
  5. Tankregelung: Wie soll die Tankfüllung gehandhabt werden? Müssen die Fahrzeuge vollgetankt zurückgegeben werden? Und werden die Ausgaben für den Treibstoff verrechnet?
  6. Verstöße und Sanktionen: Wenn zu Verstößen gegen die Vereinbarung kommt, beispielsweise bei nicht genehmigter Nutzung oder unsachgemäßer Fahrzeugbehandlung, sollte die Vereinbarung auch entsprechende Sanktionen umfassen. Dazu zählt beispielsweise eine Abmahnung oder Schadensersatzforderungen.
Für eine reibungslose Poolfahrzeugverwaltung sollte eine schriftliche Poolfahrzeug-Vereinbarung von allen Fahrern unterschrieben werden
Halten Sie alle Regeln rund um die Nutzung von Poolfahrzeugen in einer entsprechenden Poolfahrzeug-Vereinbarung schriftlich fest und lassen Sie diese von den Mitarbeitern mit Zugriff auf die Carsharing-Fahrzeuge unterschreiben.

Das gilt es bei der Halterhaftung im Carsharing-Fuhrpark zu beachten

Ob Dienstwagen oder Poolfahrzeug, wer seinen Mitarbeitern Fahrzeuge zur Verfügung stellt, muss auch für deren Sicherheit sorgen. Daher sind regelmäßige Kontrolle der Führerscheine und die UVV-Fahrerunterweisung gesetzlich vorgeschrieben. Sie gehören zu den Halterhaftungspflichten, denen jeder Fuhrparkmanager nachkommen muss. Dadurch soll das Unfallrisiko für Mitarbeiter minimiert und die Sicherheit im Fuhrpark erhöht werden.

Wer die Pflichten nur unzureichend oder gar nicht erfüllt, muss mit empfindlichen Strafen rechnen. Digitale Lösungen erleichtern nicht nur die Durchführung, sondern dokumentieren alle Ergebnisse auch lückenlos und nachvollziehbar.

Führerscheinkontrolle

Die Führerscheine der Fahrer sollten halbjährlich auf Ihre Gültigkeit überprüft werden. Die Prüfung kann als elektronische Führerscheinkontrolle mithilfe einer Smartphone-App auch bequem von unterwegs durch die Fahrer selbst erfolgen.

UVV-Fahrerunterweisung

Alle Fahrer müssen mindestens einmal jährlich im sicheren Umgang mit Firmenfahrzeugen und im Verhalten bei Unfällen geschult werden. Als E-Learning-Kurs kann die Fahrerunterweisung zeit- und ortsunabhängig von den Fahrern absolviert werden.

Fahrzeugzugang: Digitales Schlüsselmanagement

Auch der Fahrzeugzugang ist ein wichtiger Aspekt der Poolfahrzeugverwaltung. Manuelle Schlüsselübergaben im Büro sind meist mit einer aufwändigen Terminorganisation verbunden und vor allem in Zeiten von Homeoffice und Remote Work für viele Unternehmen nicht immer praktikabel. Mit Hilfe praktischer Tools lässt sich die Schlüsselverwaltung elektronisch organisieren. Dazu gehören der Schlüsselschrank und die Schlüsselbox, welche wir nun kurz näher vorstellen.

Schlüsselschrank

Nach der Buchung des Fahrzeuges kann der Fahrer den Schlüsselschrank mittels PIN oder einem RFID-Chip (z. B. am Firmenausweis) öffnen und den passenden Schlüssel entnehmen. Dieser wird durch ein Lichtsignal markiert und ist dadurch gut erkennbar. Die anderen Schlüssel bleiben verriegelt und können nicht entnommen werden.

Schlüsselbox

Die Schlüsselbox ist portabel und wird im Fahrzeug platziert. Das Signal zum Öffnen und Schließen des Fahrzeuges empfängt sie via Bluetooth, und der Fahrer benötigt lediglich eine Smartphone-App zur Bedienung. Die Box ist herstellunabhängig und sofort einsatzbereit, da ein Umrüsten des Pkw nicht notwendig ist. Ein Anbieter für Schlüsselboxen ist zum Beispiel das Unternehmen flinkey.

Häufig gestellte Fragen zur Poolfahrzeugverwaltung

Für welche Fuhrparks eignet sich eine Poolfahrzeugverwaltung?

Unternehmen mit Mitarbeitern, die die Poolfahrzeuge nur unregelmäßig nutzen oder nur wenige Kundentermine haben, können besonders von Carsharing profitieren. Und auch Fuhrparks, in denen viele Kurzstrecken zurückgelegt werden, eignen sich für ein Carsharing-Konzept.

Wer darf Poolfahrzeuge nutzen?

Welche Mitarbeiter eines Unternehmens Zugriff auf die Poolfahrzeuge haben und diese nutzen dürfen, sollte in einer Car Policy festgelegt werden.

Darf ein Poolfahrzeug auch privat genutzt werden?

Ob die private Nutzung der Carsharing-Fahrzeuge erlaubt ist, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Beide Szenarien sollten in einer entsprechenden Poolfahrzeugvereinbarung klar geregelt werden, um Missverständnissen und Konflikten vorzubeugen.

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