Fuhrparkverwalter, der am Laptop arbeitet

Effiziente Rechnungserfassung im Fuhrpark – so geht’s

Das Bearbeiten von Rechnungen ist ein wesentlicher Bestandteil des Fuhrparkalltags – schließlich verursacht jede Flotte Kosten. Kein Wunder, dass ein Großteil der Fuhrparkverantwortlichen sich eine Erleichterung bei der Rechnungserfassung wünscht.

Die manuelle Rechnungsverwaltung beansprucht viel Zeit und ist zudem fehleranfällig: Alle Rechnungen müssen erfasst, auf Richtigkeit geprüft, im System gespeichert und den richtigen Kostenstellen zugeordnet werden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Rechnungsverwaltung im Fuhrpark digitalisieren und so Ihren Arbeitsaufwand reduzieren können.

Finanzielle Belastungen im Fuhrpark – von Kosten pro Kilometer bis TCO

Der Fuhrpark gehört für viele Unternehmen zum Anlagevermögen, vorausgesetzt die Fahrzeuge wurden vom Unternehmen selbst angeschafft. Sind auch Leasingfahrzeuge Teil der Flotte, erfolgt die Bilanzierung beim Leasinggeber. Die Leasingraten, die monatlich gezahlt werden müssen, sind jedoch Teil des regelmäßigen Betriebsausgaben des Unternehmens und müssen buchhalterisch geprüft werden. Aber das ist noch längst nicht alles: Im Fuhrpark gibt es eine Vielzahl von unterschiedlichen Kostenarten, z.B.:

  • Personalkosten
  • Treibstoffkosten
  • Reifen, Ersatzteile, Reparatur- und Wartungskosten sowie Fremdleistungen
  • Mieten für Garagen- und Abstellflächen, Büro- und Aufenthaltsräume, Reparatur- und Wascheinrichtungen
  • Kfz-Steuern, Versicherung, GEZ-Gebühren, Zulassungs- und Abmeldegebühren
  • Abschreibungen und Leasingraten, etc.

All diese Kosten werden verschiedenen Kostenstellen zugeordnet. So entsteht ein Gesamtbild über alle Kosten und Fuhrparkverantwortliche erkennen so, welche Bereiche in der Flotte finanziell besonders stark zu Buche schlagen.

Die häufigsten Fehler bei der manuellen Rechnungserfassung

Nicht selten wird der Fuhrpark noch manuell verwaltet. Vor allem für die Belegerfassung bedeutet das viel Papierkram und noch mehr personeller Ressourcenaufwand. Die größten Probleme dabei: eine doppelte Rechnungserfassung oder übersehene Unregelmäßigkeiten bei der Tankdatenerfassung. Letzteres kommt häufiger vor als gedacht und führt zu vielen Fehlkalkulationen über den tatsächlichen Kraftstoffverbrauch. Eine Plausibilitätsprüfung ist somit nicht möglich. Zusätzlich kompliziert wird es, wenn Versicherungsprämien leistungsgerecht periodisiert werden sollen. Das kann nur auf Basis einer lückenlosen Rechnungserfassung passieren. Ist diese lückenhaft, ist eine periodengerechte Kostenanalyse oder die Auswertung der „Totel Cost of Ownership“ (TCO) nicht möglich.

manuelle Rechnungserfassung im Fuhrpark

Einfache Rechnungsverarbeitung mit Hilfe einer Fuhrparkmanagement-Software

Eine Fuhrparksoftware erleichtert die Rechnungserfassung immens. Nicht nur Fuhrparkverantwortliche selbst, sondern auch die Buchhaltung profitiert langfristig. Denn beide Bereiche können einander zuarbeiten und mögliche Fehlkalkulationen schneller aufdecken. Eine umfassende Softwarelösung erlaubt zudem die Implementierung einer Buchhaltungsschnittstelle in unterschiedlichen Ausbaustufen. Wie diese Implementierung Schritt für Schritt funktioniert, skizzieren wir nachfolgend:

Stufe 1: Digitale Rechnungsverarbeitung mit Exportfunktion

Die einfachste Option ist die Einrichtung einer Exportfunktion für Sammelrechnungen, die in der Fuhrparksoftware automatisch verarbeitet werden. Dazu werden die monatlichen digitalen Rechnungsdateien von z.B. Leasing- oder Tankstellengesellschaften automatisch erfasst, verarbeitet und anschließend als Datensatz an die Finanzbuchhaltung abgegeben.
Im Zuge der Rechnungsverarbeitung finden Plausibilitätsprüfungen statt und fehlende Informationen werden nachgetragen. Dieses Vorgehen gewährleistet, dass relevante Verbrauchsinformationen auf Fahrzeugebene in der Fuhrparkmanagementsoftware gespeichert werden und anschließend für sämtliche Auswertungen bereitstehen. Über definierte Programmierschnittstellen (APIs) können Systeme wie SAP, DATEV oder Diamant gezielt angesprochen und mit den relevanten Buchungssätzen versorgt werden.

Stufe 2: Integration der Fuhrpark-Software in den Workflow

Die nächste Ausbaustufe ist der Einsatz eines OCR-Scanners, der analoge Eingangsrechnungen einliest und die erzeugten Datensätze inklusive der eingescannten Dokumente an das Fuhrparkmanagement übergibt. Dort werden die eingescannten Rechnungen als PDF oder als TIF-Datei im digitalen Archiv revisionssicher gespeichert oder als Verlinkung in einem anderen Archiv hinterlegt.

Der Fuhrpark als Nebenbuch der Buchführung

Wenn der Fuhrpark als Nebenbuch zur Buchhaltung geführt wird, ist besondere Vorsicht geboten. Denn die Nebenbuchhaltung stellt eine organisatorische Ausgliederung von Teilbereichen der Hauptbuchhaltung dar, wo bestimmte Hauptbuchkonten näher erläutert werden. Hier kann es schnell zu Missverständnissen kommen. Daher sollten Unternehmen, die eine Cloud-Lösung einsetzen oder einen Dienstleister mit der Rechnungserfassung beauftragen, genau prüfen, wo die Rechnungen verarbeitet und archiviert werden. Eine Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland muss nämlich beim zuständigen Finanzamt beantragt werden und ist nur in einem Land möglich, mit dem Deutschland ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) abgeschlossen hat. Die Anforderungen sind hoch und es ist darauf zu achten, dass die Kontrolle der Besteuerungsgrundlagen durch die deutsche Finanzverwaltung sichergestellt sein muss.

Mann, der Fuhrparkkosten auf dem Tablet kontrolliert

Die Vorteile einer Buchhaltungs-Integration in der Fuhrparkmangement-Software

Die Integration einer automatisierten Rechnungserfassung und -verarbeitung ermöglicht:

  • die Reduzierung der manuellen Aufwände und des Fehlerrisikos durch Mehrfacherfassung
  • die kostenstellengerechte Verbuchung von Kosten im Leistungszeitraum
  • ein digitales Archiv, das als zentrale Dokumentenablage dient
  • ein umfangreiches Controlling mit verschiedensten fahrzeugbezogenen KPIs

Fazit: Die Fuhrpark-Lösung zur automatisierten Rechnungserfassung inklusive Vertragskontrolle und Prognosen

Fleet+ ist eine umfassende Fuhrparkmanagementsoftware deren Kernkomponente die automatisierte Rechnungserfassung mitsamt einer Dokumentablage im eigenen Archiv ist. Schon im Standardumfang liefert die Software zahlreiche Importschnittstellen zu Leasinggesellschaften und Mineralölgesellschaften kostenlos. Auch der Import von Maut- oder Versicherungsgebühren ist so problemlos möglich.

In vielen Rechnungen werden Betriebsstände der Fahrzeuge aufgeführt. Auch das erfasst die Software, generiert eigenständig Laufzeit-/Laufleistungsprognosen und gleicht diese mit den Rahmenbedingungen der Leasingverträge ab. Auf Knopfdruck wird der User durch eine Ampelfunktion über vertragliche Über- bzw. Unterschreitungen der Leasingverträge informiert und hat so stets volle Kostentransparenz.
Auch die Berechnung von jährlichen Forecasts ist im Handumdrehen erledigt. Durch Kostenprognosen errechnet sich der ideale Ersatzzeitpunkt von Fahrzeugen – so lassen sich kostenintensive Anschaffungen terminieren. Jährliche Belastungen können periodisiert und monatlich als Buchungssatz an die Finanzbuchhaltung abgegeben werden. Das leistungsstarke Reportingmodul zieht sich durch das komplette Programm und bietet die Möglichkeit, jegliche Fuhrparkkosten gezielt auszuwerten. So können Fuhrparkverantwortliche Ausreißer und Kostentreiber schnell identifizieren und sinnvolle Maßnahmen ergreifen, von denen wiederum der gesamte Fuhrpark profitieren wird.