Buchhaltung im Fuhrpark: Effiziente Erfassung von Kosten leicht gemacht

Fuhrparkverwalter, der am Laptop arbeitet
Fuhrparkverwalter, der am Laptop arbeitet

Eine korrekte Buchhaltung im Fuhrpark und die zuverlässige Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen spielen eine entscheidende Rolle im alltäglichen Fuhrparkmanagement – denn jede Fahrzeugflotte ist mit hohen Kosten verbunden. Es ist daher nicht verwunderlich, dass viele Fuhrparkverantwortliche sich eine Erleichterung bei der Rechnungserfassung wünschen. Die manuelle Verwaltung von Rechnungen für das Rechnungswesen erfordert viel Zeit und birgt zudem das Risiko von Fehlern: Jede Rechnung muss einzeln erfasst, auf ihre Richtigkeit überprüft, im System gespeichert und den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet werden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen die Rechnungsverwaltung im Fuhrpark digitalisieren kann, um den Arbeitsaufwand zu reduzieren und Fehler im Rechnungswesen zu vermeiden.

Kosten im Fuhrpark – von Einzelposten bis Gesamtbetriebskosten (TCO)

Der Fuhrpark stellt für viele Unternehmen einen wertvollen Vermögenswert dar, insbesondere wenn die Fahrzeuge im Eigenbesitz sind. Bei Leasingfahrzeugen erfolgt die Bilanzierung zwar beim Leasinggeber, die monatlichen Leasingraten müssen jedoch als regelmäßige Betriebsausgaben buchhalterisch für das Rechnungswesen des Unternehmens erfasst und geprüft werden. Doch damit nicht genug, denn in Fuhrparks fallen eine Vielzahl unterschiedlicher Kostenarten an, darunter:

  • Personalkosten
  • Treibstoffkosten
  • Reifen, Ersatzteile, Reparatur- und Wartungskosten sowie Fremdleistungen
  • Mieten für Garagen- und Abstellflächen, Büro- und Aufenthaltsräume, Reparatur- und Wascheinrichtungen
  • Kfz-Steuern, Versicherungen, GEZ-Gebühren, Zulassungs- und Abmeldegebühren
  • Abschreibungen und Leasingraten und vieles mehr

All diese Kosten müssen in der Fuhrpark-Buchhaltung den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet werden. So entsteht ein umfassendes Bild aller Ausgaben und das Fuhrparkmanagement kann exakt die Bereiche identifizieren, welche in der Flotte des Unternehmens besonders hohe finanzielle Belastungen verursachen oder wo Potenziale für Einsparungen versteckt sind.

Die manuelle Rechnungserfassung im Fuhrpark kann also zu einer Reihe von Problemen und Unregelmäßigkeiten führen, die sowohl den Verwaltungsaufwand erhöhen als auch zu fehlerhaften Daten und Analysen führen können. Es ist daher ratsam, auf eine digitale Lösung für das Rechnungswesen im Fuhrpark umzusteigen, die eine effiziente und genaue Rechnungserfassung ermöglicht. Mit modernen Tools können Sie Zeit sparen, Fehler minimieren und eine fundierte Kostenanalyse sowie die Berechnung der Total Cost of Ownership durchführen.

Manuelle Rechnungserfassung: Hier lauern die Gefahren für die Buchhaltung im Fuhrpark

Die manuelle Verwaltung von Fuhrparks ist auch heute noch an der Tagesordnung. Dies bedeutet vor allem in Bezug auf die Erfassung von Belegen viel Papierkram, einen enormen personellen Aufwand im Unternehmen und eine große Fehlerquote. Dabei treten häufig folgende Probleme auf: Die doppelte Eingabe von Rechnungen und übersehene Unregelmäßigkeiten bei der Erfassung von Tankdaten. Letzteres kommt besonders oft vor und führt anschließend zu einer falschen Kalkulation des tatsächlichen Kraftstoffverbrauchs und Fehlern in der Bilanz sowie der Berechnung von Steuern. Eine Plausibilitätsprüfung ist in solchen Fällen nicht möglich.

Noch vertrackter wird es, wenn Versicherungsprämien auf leistungsgerechte Weise periodisiert werden sollen. Dies ist nur durch eine vollständige Rechnungserfassung möglich. Wenn jedoch Lücken bestehen, ist eine zeitgerechte Kostenanalyse oder die Auswertung der „Total Cost of Ownership“ (TCO) schlichtweg nicht möglich.

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Der Fuhrpark als Anlagevermögen

Der Fuhrpark eines Unternehmens wird in der Regel als Anlagevermögen betrachtet. Dabei handelt es sich um Vermögenswerte, die dazu bestimmt sind, dauerhaft dem Geschäftsbetrieb eines Unternehmens zu dienen. Dazu gehören unter anderem Fahrzeuge wie Lieferwagen oder Firmenwagen, die längerfristig genutzt werden und nicht für den unmittelbaren Verkauf bestimmt sind. Diese Fahrzeuge werden auf der Bilanz eines Unternehmens als Anlagegüter ausgewiesen und über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben, um den Wertverlust im Verlauf der Zeit zu reflektieren.

Dem gegenüber steht das Umlaufvermögen, welches die Vermögenswerte eines Unternehmens umfasst, die voraussichtlich innerhalb eines Geschäftsjahres oder eines normalen Geschäftszyklus in Bargeld umgewandelt, verbraucht oder verkauft werden, wie z.B. Handelswaren oder Rohstoffe.

Unterschieden wird beim Anlagevermögen zwischen zwei Kategorien:  Sachanlagen, wozu Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge und Betriebs- und Geschäftsausstattungen zählen. sowie immaterielle Vermögenswerte. Dazu zählen u.a. Patente, Lizenzen und Markenrechte. In der Buchhaltung wird der Fuhrpark als Sachanlage eingeordnet.

Abschreibung von Pkw im Fuhrpark

In der Flotte erfolgt die Abschreibung von Firmenwagen üblicherweise über die lineare Methode. Dabei wird der Anschaffungswert des Fahrzeugs gleichmäßig über die Nutzungsdauer verteilt. Für Pkw wird in der Regel eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von sechs Jahren angesetzt. Diese  basiert auf den AfA-Tabellen (Absetzung für Abnutzung) des Bundesfinanzministeriums. Ein PKW mit einem Anschaffungswert von 45.000 Euro über sechs Jahre mit jährlich 7.500 Euro abgeschrieben.

Ebenfalls möglich, aber seltener genutzt, ist die degressive Abschreibung. Hier ist der Abschreibungsbetrag in den ersten Jahren höher und nimmt dann ab. Diese Methode basiert auf einer schnelleren Wertminderung zu Beginn des Lebenszyklus des Fahrzeugs.

Fuhrparkmanager erfasst alle Rechnungen in der Flotte manuell
Eine manuelle Rechnungserfassung im Fuhrpark ist besonders fehleranfällig und kann zu falschen Entscheidungen führen.

Schnelle und sichere Rechnungserfassung:  Unterstützung durch eine Fuhrparkmanagement Software

Eine Fuhrparkmanagement-Software entlastet das Fuhrparkmanagement bei der Erfassung von Rechnungen sowie bei der Rechnungsverarbeitung. Davon profitieren Fuhrparkverantwortliche und die Buchhaltung im Unternehmen gleichermaßen. Durch die verknüpfte digitale Zusammenarbeit beider Bereiche können mögliche Fehler schnell erkannt werden oder entstehen gar nicht erst. Eine umfassende Softwarelösung ermöglicht zudem die schrittweise Implementierung einer Buchhaltungsschnittstelle in unterschiedlichen Stufen. Wir zeigen Ihnen, wie dieser Implementierungsprozess im Unternehmen aussieht:

Stufe 1: Digitale Rechnungsverarbeitung mit Exportfunktion

Die einfachste Option besteht darin, eine Exportfunktion für Sammelrechnungen einzurichten, die automatisch von der Fuhrparksoftware verarbeitet werden. Monatliche digitale Rechnungsdateien von Leasing- oder Tankstellengesellschaften werden automatisch erfasst, verarbeitet und anschließend als Datensatz an die Finanzbuchhaltung übergeben.

Während der Rechnungsverarbeitung werden direkt Plausibilitätsprüfungen durchgeführt und fehlende Informationen zuverlässig ergänzt. So ist sichergestellt, dass relevante Verbrauchsinformationen auf Fahrzeugebene in der Fuhrparkmanagementsoftware gespeichert werden und für alle Auswertungen zur Verfügung stehen. Über definierte Programmierschnittstellen (APIs) können Systeme wie SAP, DATEV oder Diamant gezielt angesprochen und mit den entsprechenden Buchungssätzen versorgt werden.

Stufe 2: Integration der Fuhrpark-Software in den Workflow

Die nächste Stufe beinhaltet den Einsatz eines OCR-Scanners, der analoge Eingangsrechnungen einliest und die generierten Datensätze zusammen mit den gescannten Dokumenten an das Fuhrparkmanagement übergibt. Dort werden die gescannten Rechnungen als PDF- oder TIF-Datei im digitalen Archiv revisionssicher gespeichert oder als Verlinkung in einem separaten Archiv hinterlegt. Mit einer leistungsfähigen Fuhrparkmanagement-Software kann Ihr Unternehmen die Rechnungsverarbeitung effizienter gestalten und die Zusammenarbeit zwischen Fuhrpark und Buchhaltung optimieren.

Rechnungswesen im Fuhrpark: Wichtige Hinweise zur Nebenbuchhaltung

Wenn Sie den Fuhrpark als Nebenbuch führen, ist es wichtig, besondere Vorsicht walten zu lassen. Die Nebenbuchhaltung dient dazu, bestimmte Hauptbuchkonten genauer zu erläutern, birgt jedoch auch das Risiko von Missverständnissen. Unternehmen, die eine Cloudlösung nutzen oder einen Dienstleister mit der Rechnungserfassung beauftragen, sollten daher sorgfältig prüfen, wo die Rechnungen für den Fuhrpark verarbeitet und archiviert werden. Beachten Sie, dass eine Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland eine Beantragung beim zuständigen Finanzamt erfordert und nur in Ländern möglich ist, mit denen Deutschland ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) abgeschlossen hat. Die Anforderungen sind anspruchsvoll, und es ist von großer Bedeutung sicherzustellen, dass die Kontrolle der Besteuerungsgrundlagen durch die deutsche Finanzverwaltung gewährleistet ist.

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Mit der Buchhaltungsintegration in Ihrer Fuhrparkmanagement-Software profitieren Sie von einer vereinfachten und effizienteren Arbeitsweise. Sie sparen Zeit, vermeiden Fehler und haben stets alle wichtigen Informationen im Blick. Nutzen Sie diese Vorteile, um den Fuhrpark Ihres Unternehmens optimal zu verwalten und kontinuierlich zu verbessern.

Vereinfachen Sie die Buchhaltung im Fuhrpark mit Fleet+

Fleet+ ist eine umfassende Fuhrparkmanagementsoftware, die eine automatische Erfassung von Rechnungen sowie eine sichere Dokumentenablage in einem eigenen Archiv bietet. Schon im Standardumfang liefert die Software Ihrem Unternehmen zahlreiche Importschnittstellen beispielsweise zu Leasinggesellschaften kostenlos. Auch der Import von Maut- oder Versicherungsgebühren ist problemlos möglich.

In vielen Rechnungen werden Betriebsstände der Fahrzeuge und Pkw Ihrer Flotte aufgeführt. Sogar das erfasst die Software, generiert eigenständig Laufzeit-/Laufleistungsprognosen und gleicht diese mit den Rahmenbedingungen der Leasingverträge Ihres Fuhrparks ab. Auf Knopfdruck wird der User durch eine Ampelfunktion über vertragliche Über- bzw. Unterschreitungen der Leasingverträge für jeden Pkw in der Flotte informiert und hat so stets eine übersichtliche Kostentransparenz.

Die sonst mühsame Berechnung von jährlichen Forecasts ist mit Fleet+ im Handumdrehen erledigt. Durch Kostenprognosen errechnet sich der ideale Ersatzzeitpunkt Ihrer Fahrzeuge und kostenintensive Anschaffungen lassen sich entspannt terminieren. Jährliche Belastungen können periodisiert und monatlich als Buchungssatz an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Das leistungsstarke Reportingmodul zieht sich durch das komplette Programm und bietet die Möglichkeit, jegliche Fuhrparkkosten runtergebrochen bis zu jedem einzelnen Fahrzeug oder Pkw gezielt auszuwerten. So können Fuhrparkverantwortliche Ausreißer und Kostentreiber schnell identifizieren und zeitnah sinnvolle Maßnahmen ergreifen, von denen der gesamte Fuhrpark profitieren wird.

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