Buchhaltung im Fuhrpark: Effiziente Erfassung von Kosten leicht gemacht

Kosten im Fuhrpark – von Einzelposten bis Gesamtbetriebskosten (TCO)

Der Fuhrpark stellt für viele Unternehmen einen wertvollen Vermögenswert dar, insbesondere wenn die Fahrzeuge im Eigenbesitz sind. Bei Leasingfahrzeugen erfolgt die Bilanzierung zwar beim Leasinggeber, die monatlichen Leasingraten müssen jedoch als regelmäßige Betriebsausgaben buchhalterisch für das Rechnungswesen des Unternehmens erfasst und geprüft werden. Doch damit nicht genug, denn in Fuhrparks fallen eine Vielzahl unterschiedlicher Kostenarten an, darunter:

• Personalkosten
• Treibstoffkosten
• Reifen, Ersatzteile, Reparatur- und Wartungskosten sowie Fremdleistungen
• Mieten für Garagen- und Abstellflächen, Büro- und Aufenthaltsräume, Reparatur- und Wascheinrichtungen
• Kfz-Steuern, Versicherungen, GEZ-Gebühren, Zulassungs- und Abmeldegebühren
• Abschreibungen und Leasingraten und vieles mehr

All diese Kosten müssen in der Fuhrpark-Buchhaltung den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet werden. So entsteht ein umfassendes Bild aller Ausgaben und das Fuhrparkmanagement kann exakt die Bereiche identifizieren, welche in der Flotte des Unternehmens besonders hohe finanzielle Belastungen verursachen oder wo Potenziale für Einsparungen versteckt sind.

Die manuelle Rechnungserfassung im Fuhrpark kann also zu einer Reihe von Problemen und Unregelmäßigkeiten führen, die sowohl den Verwaltungsaufwand erhöhen als auch zu fehlerhaften Daten und Analysen führen können. Es ist daher ratsam, auf eine digitale Lösung für das Rechnungswesen im Fuhrpark umzusteigen, die eine effiziente und genaue Rechnungserfassung ermöglicht. Mit modernen Tools können Sie Zeit sparen, Fehler minimieren und eine fundierte Kostenanalyse sowie die Berechnung der TCO durchführen.

Manuelle Rechnungserfassung: Hier lauern die Gefahren für die Buchhaltung im Fuhrpark

Die manuelle Verwaltung von Fuhrparks ist auch heute noch an der Tagesordnung. Dies bedeutet vor allem in Bezug auf die Erfassung von Belegen viel Papierkram, einen enormen personellen Aufwand im Unternehmen und eine große Fehlerquote. Dabei treten häufig folgende Probleme auf: Die doppelte Eingabe von Rechnungen und übersehene Unregelmäßigkeiten bei der Erfassung von Tankdaten. Letzteres kommt besonders oft vor und führt anschließend zu einer falschen Kalkulation des tatsächlichen Kraftstoffverbrauchs und Fehlern in der Bilanz sowie der Berechnung von Steuern. Eine Plausibilitätsprüfung ist in solchen Fällen nicht möglich.

Noch vertrackter wird es, wenn Versicherungsprämien auf leistungsgerechte Weise periodisiert werden sollen. Dies ist nur durch eine vollständige Rechnungserfassung möglich. Wenn jedoch Lücken bestehen, ist eine zeitgerechte Kostenanalyse oder die Auswertung der „Total Cost of Ownership“ (TCO) schlichtweg nicht möglich.

Schnelle und sichere Rechnungserfassung: Holen Sie sich Unterstützung für Ihre Buchhaltung mit einer Fuhrparkmanagement-Software

Eine Fuhrparkmanagement-Software entlastet das Fuhrparkmanagement bei der Erfassung von Rechnungen sowie bei der Rechnungsverarbeitung. Davon profitieren Fuhrparkverantwortliche und die Buchhaltung im Unternehmen gleichermaßen. Durch die verknüpfte digitale Zusammenarbeit beider Bereiche können mögliche Fehler schnell erkannt werden oder entstehen gar nicht erst. Eine umfassende Softwarelösung ermöglicht zudem die schrittweise Implementierung einer Buchhaltungsschnittstelle in unterschiedlichen Stufen. Wir zeigen Ihnen, wie dieser Implementierungsprozess im Unternehmen aussieht:

Stufe 1: Digitale Rechnungsverarbeitung mit Exportfunktion

Die einfachste Option besteht darin, eine Exportfunktion für Sammelrechnungen einzurichten, die automatisch von der Fuhrparksoftware verarbeitet werden. Monatliche digitale Rechnungsdateien von Leasing- oder Tankstellengesellschaften werden automatisch erfasst, verarbeitet und anschließend als Datensatz an die Finanzbuchhaltung übergeben.

Während der Rechnungsverarbeitung werden direkt Plausibilitätsprüfungen durchgeführt und fehlende Informationen zuverlässig ergänzt. So ist sichergestellt, dass relevante Verbrauchsinformationen auf Fahrzeugebene in der Fuhrparkmanagementsoftware gespeichert werden und für alle Auswertungen zur Verfügung stehen. Über definierte Programmierschnittstellen (APIs) können Systeme wie SAP, DATEV oder Diamant gezielt angesprochen und mit den entsprechenden Buchungssätzen versorgt werden.

Stufe 2: Integration der Fuhrpark-Software in den Workflow

Die nächste Stufe beinhaltet den Einsatz eines OCR-Scanners, der analoge Eingangsrechnungen einliest und die generierten Datensätze zusammen mit den gescannten Dokumenten an das Fuhrparkmanagement übergibt. Dort werden die gescannten Rechnungen als PDF- oder TIF-Datei im digitalen Archiv revisionssicher gespeichert oder als Verlinkung in einem separaten Archiv hinterlegt.

Mit einer leistungsfähigen Fuhrparkmanagement-Software kann Ihr Unternehmen die Rechnungsverarbeitung effizienter gestalten und die Zusammenarbeit zwischen Fuhrpark und Buchhaltung optimieren.

Vereinfachen Sie die Buchhaltung im Fuhrpark mit Fleet+

Fleet+ ist eine umfassende Fuhrparkmanagementsoftware, die eine automatische Erfassung von Rechnungen sowie eine sichere Dokumentenablage in einem eigenen Archiv bietet. Schon im Standardumfang liefert die Software Ihrem Unternehmen zahlreiche Importschnittstellen beispielsweise zu Leasinggesellschaften kostenlos. Auch der Import von Maut- oder Versicherungsgebühren ist problemlos möglich.

In vielen Rechnungen werden Betriebsstände der Fahrzeuge und Pkw Ihrer Flotte aufgeführt. Sogar das erfasst die Software, generiert eigenständig Laufzeit-/Laufleistungsprognosen und gleicht diese mit den Rahmenbedingungen der Leasingverträge Ihres Fuhrparks ab. Auf Knopfdruck wird der User durch eine Ampelfunktion über vertragliche Über- bzw. Unterschreitungen der Leasingverträge für jeden Pkw in der Flotte informiert und hat so stets eine übersichtliche Kostentransparenz.

Die sonst mühsame Berechnung von jährlichen Forecasts ist mit Fleet+ im Handumdrehen erledigt. Durch Kostenprognosen errechnet sich der ideale Ersatzzeitpunkt Ihrer Fahrzeuge und kostenintensive Anschaffungen lassen sich entspannt terminieren. Jährliche Belastungen können periodisiert und monatlich als Buchungssatz an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Das leistungsstarke Reportingmodul zieht sich durch das komplette Programm und bietet die Möglichkeit, jegliche Fuhrparkkosten runtergebrochen bis zu jedem einzelnen Fahrzeug oder Pkw gezielt auszuwerten. So können Fuhrparkverantwortliche Ausreißer und Kostentreiber schnell identifizieren und zeitnah sinnvolle Maßnahmen ergreifen, von denen der gesamte Fuhrpark profitieren wird.