Wer den Schaden hat … braucht ein gutes Schadenmanagement

„Wo gehobelt wird, da fallen auch Späne“ – lautet ein bekanntes Sprichwort. Ärgerlich nur, wenn dies im Fuhrpark in Form eines Unfalls oder einem anderen Schaden passiert. Schnell können hier die Kosten in die Höhe schießen. Ein Schadenmanagement, das die internen Kommunikationsabläufe vereinfacht und den Fuhrparkverantwortlichen unterstützt, die relevanten Prozesse einzuleiten und zu steuern, ist daher unerlässlich.

Ein effizientes Schadenmanagement kann langfristig unnötige Kosten vermeiden, sowohl direkte als auch Folgekosten. Darüber hinaus kann ein effizientes Schadenmanagement für allgemein mehr Sicherheit im Fuhrpark sorgen, wenn es präventiv ausgeübt wird. Aber wie stellen Unternehmensfuhrparks ein reibungsloses Schadenmanagement sicher und welche Schritte sind dafür von Nöten? Wir verraten Ihnen, wie Sie im Fall eines Schadens vorgehen sollten.

Schritt 1 – Die Schadenaufnahme

Nach dem Unfall und der Sicherstellung der gesundheitlichen Verfassung aller Beteiligten sollte der Schaden aufgenommen werden. Diese erste Bestandaufnahme erfolgt vor Ort durch den Fahrer und sollte stets schriftlich erfolgen, damit die Versicherung die Kosten später realistisch einschätzen kann.

Nicht immer ist eine umfassende Schadenaufnahme aufgrund der Ausnahmesituation möglich. Schaden-Apps sind hier eine große Hilfe, denn der Fahrer kann schnell einen Notruf-Button betätigen, den Schaden dem Fuhrparkverantwortlichen melden, eine Notfall-Checkliste aufrufen und erste Bilder vom Unfallort und dem Schaden machen . Sie erleichtern einerseits die erste Bestandsaufnahme vor Ort, zum anderen bieten sie eine wichtiger Dokumentationsgrundlage für die spätere Schadenbearbeitung durch den Fuhrparkleiter und die Versicherung. Neben Apps sind regelmäßige Sicherheitsunterweisungen wichtig, in denen das richtige Verhalten während eines Unfalls geschult und auf die Wichtigkeit einer guten Dokumentation hingewiesen wird.

Schritt 2 – Schadenmeldung bei der Versicherung

Die erhobenen Informationen dienen als Basis für die Schadenmeldung bei der Versicherung. Dies kann sowohl auf schriftlichem Weg, aber auch telefonisch oder digital erfolgen. Immer mehr Versicherungen bieten online oder per App Formulare an, in denen Bilder hochgeladen werden und Angaben zum Schadenhergang gemacht werden können. Somit ist eine schnelle Schadenmeldung möglich. Sobald die Schadenmeldung bei der Versicherung eingegangen ist und bearbeitet wird, erfolgt u.a. die Deckungsprüfung und in einigen Fällen werden Gutachter herangezogen.

Schritt 3 – Die Organisation der Reparatur

Sobald die Versicherung den Schaden übernimmt, sollten Sie die Reparatur des Dienstwagens organisieren. Das kann sowohl der Fuhrparkleiter selbst als auch ein Dienstleister übernehmen. Dieser Schritt ist kritisch, denn viele Fuhrparks erleben hier nicht selten Reparaturverzögerungen. Daher sollten Sie nicht erst im Schadenfall über ein möglichst breites Netz an Partnern verfügen. Ist der Mitarbeiter auf einen Dienstwagen angewiesen, so sollten Sie ihm für die Zeit der Reparatur einen Ersatzwagen zur Verfügung stellen. Günstiger ist es, wenn das zu reparierende Fahrzeug ein Poolfahrzeug ist, da der Dienstwagenfahrer hier einen sofortigen Zugriff erhält, sofern es der Poolbestand zulässt.

Schritt 4 – Die Schadenauswertung

Ein effizientes Schadenmanagement bedeutet, dass Zuständigkeiten bereits im Vorfeld geklärt sind und die Bearbeitung des Schadens intern auch schnell abgewickelt wird. Vor allem dem Controlling kommt hier eine wichtige Bedeutung zu. Die Auswertung der Schadenkosten und die Auswirkungen auf den Gesamtwert des Fahrzeugs (vor allem bei Leasingfahrzeugen relevant) sind nur zwei Aspekte von vielen, die nach einer Schadenmeldung genau betrachtet werden müssen. Zusätzlich ist es sinnvoll, Auffälligkeiten oder Häufungen der Schadenarten bzw. den Zeitpunkt der Schäden zu analysieren, damit der Fuhrparkverantwortliche entsprechend reagieren kann; sei es in Form einer verbesserten Sicherheitsausstattung wie z.B. einer Rückfahrkamera oder vermehrten Schulungen für die Dienstwagenfahrer.

Wie eine optimale Beschaffung das Schadenmanagement vereinfachen kann

Vorsicht ist besser als Nachsicht, das gilt auch für ein effizientes Schadenmanagement. Das bedeutet, dass Fuhrparkverantwortliche bereits beim Kauf der Dienstwagen das Risikomanagement einkalkulieren sollten. Das bedeutet, dass die Fahrzeuge in allen technischen und sicherheitsrelevanten Aspekten auf dem aktuellen Stand sein sollten.

Darüber hinaus können regelmäßige Schulungen zur Fahrweise, die Wahrung der Halterhaftungspflichten durch die Führerscheinkontrolle und der UVV-Fahrerunterweisung sowie sogenannte Bonussysteme, die ein unfallfreies Fahren belohnen, dafür sorgen, dass sich die Schadenquote im Fuhrpark reduziert.

Beispielhafte Darstellung einer schnelleren Schadensabwicklung

Warum digitale Lösungen ein effizientes Schadenmanagement unterstützen

Die Digitalisierung ist längst im Fuhrpark angekommen und unterstützt Verantwortliche dabei, Kommunikationsabläufe zu verschlanken und so langfristig Zeit und Kosten zu sparen. Vor allem im Bereich Schadenmanagement können digitale Lösungen helfen, die Abwicklungszeit zu beschleunigen. Zudem bietet eine Software die Möglichkeit zur Ablage aller relevante Dokumente zum Schaden wie Bilder, Reparaturfreigaben oder Gutachten.

Ein umfassendes Reporting ist aufwendig und vor allem in der Verwaltung großer Flotten ein entscheidender Kostenfaktor. Softwarelösungen, die automatisch die Kosten der Fahrzeuge im Blick behalten, Schäden auswerten oder an sicherheitsrelevante Termine wie die Durchführung der UVV oder die Führerscheinkontrolle erinnern, bieten auf lange Sicht viel Einsparpotenzial.

Welche Vorteile hat die Auslagerung des Schadenmanagements?

In vielen Fuhrparks sorgen Dienstleister für die Abwicklung von Schadenfällen und sparen so Fuhrparkverantwortlichen viel Zeit. Doch auch hier gilt es, die Auslagerung sorgfältig zu prüfen, da die Auswahl auf dem Markt vielfältig ist.

Diese Checkliste zur Prüfung externer Schadenmanagement Dienstleister kann bei der Auswahl helfen:

• Servicezeiten und Servicehotlines
• Hilfe bei Schäden im Ausland
• Servicepakete, z.B. Kommunikation mit Werkstatt, schnelle Beschaffung eines Ersatzwagens
• Reporting-Optionen
• Wieviel Zeit muss der Fuhrparkverantwortliche noch selbst investieren?

Ob nun ein Leasinganbieter, eine Fuhrparkgesellschaft oder eine Kfz-Versicherung die Schadenabwicklung übernehmen, ist letzten Endes immer Ermessenssache. Wichtig ist, dass vor einer Auslagerung des Schadenmanagements die internen Kapazitäten genau geprüft werden.

Vor allem kleine Fuhrparks, in denen nicht jede Position fachspezifisch besetzt werden kann, profitieren vom Outsourcing und können sich durch die Arbeitsentlastung besser anderen fuhrparkrelevanten Themen widmen. Insbesondere dann, wenn es um juristische Expertise geht, sollten sich Fuhrparkverantwortliche nicht scheuen, einen fachkundigen Dienstleister zur Schadenabwicklung hinzuzuziehen, um mögliche spätere Gerichtskosten vorzeitig einschätzen und minimieren zu können.

Fazit:

Ein Schaden passiert, und ist, solange er keine gravierenden gesundheitlichen Folgen hat, auch meist zu verkraften. Mit Präventionsmaßnahmen, der Unterstützung einer digitalen Lösung sowie einer genauen Auswertung lassen sich die aufwendigen internen Prozesse und die so entstehenden Kosten allerdings gut regulieren. Wer das Schadenmanagement komplett auslagern möchte, kann auf die Unterstützung eines Dienstleisters zurückgreifen. Dieser Schritt sollte jedoch gut durchdacht und organisiert sein.