Schadenmanagement: Wie Sie Schäden im Fuhrpark professionell abwickeln

Bei der Abwicklung von Schäden ist Schnelligkeit gefragt, um Betriebsabläufe nicht zu stören und die Kosten gering zu halten.
Bei der Abwicklung von Schäden ist Schnelligkeit gefragt, um Betriebsabläufe nicht zu stören und die Kosten gering zu halten.

Ein effizientes Schadenmanagement spielt in jedem Fuhrpark eine wichtige Rolle, denn zu einem Schaden kann es jederzeit kommen. Schnell können dabei die Kosten in die Höhe schießen. Ein reibungsloses Schadenmanagement, das die internen Kommunikationsabläufe vereinfacht und die Mobilität der Mitarbeitenden sicherstellt, ist daher unerlässlich. Aber wie stellen Unternehmensfuhrparks eine effiziente Abwicklung von Schäden im Fuhrpark sicher? Und welche Schritte sind dafür notwendig? Wir verraten Ihnen, welche Aufgaben zum Schadenmanagement gehören und wie Sie im Fall eines Schadens vorgehen sollten.

Was bedeutet Schadenmanagement im Fuhrpark?

Unter dem Begriff Schadenmanagement werden alle Prozesse und Strategien zusammengefasst, mithilfe derer Schäden an Fahrzeugen eines Unternehmens oder einer Organisation gehandhabt werden. Kommt es zu einem Unfall oder Fahrzeugschaden im Fuhrpark, ist eine schnelle Reaktion gefragt. Andernfalls kann es schnell zu hohen Kosten und unnötigen Störungen der Betriebsabläufe kommen. 

Ein effizientes Schadenmanagement hilft dabei, die Kosten so gering wie möglich zu halten und die Ausfallzeiten zu minimieren. Ein wichtiger Aspekt ist dabei auch die Schadenprävention, um das Risiko für Unfälle und Schäden an Fahrzeugen bereits vorab zu reduzieren. Dies umfasst beispielsweise regelmäßige Wartungen, Fahrerunterweisungen und Fahrsicherheitstrainings. Auch beim Kauf von neuen Firmenfahrzeugen sollten Sie darauf achten, dass die Fahrzeuge in allen technischen und sicherheitsrelevanten Aspekten auf dem aktuellen Stand sind.

Schadenmanagement im Fuhrpark: Die Abwicklung von Schäden

Kommt es nun trotz aller Vorsichtsmaßnahmen zu einem Unfall im Fuhrpark, sollten Sie als Fuhrparkmanager die folgenden Schritte bei der Abwicklung des Schadens berücksichtigen. 

Schritt 1 – Schadenaufnahme

Nach dem Unfall sollte zunächst die gesundheitliche Verfassung aller Beteiligten überprüft und die Unfallstelle abgesichert werden. Danach muss die Polizei verständigt und der Schaden aufgenommen werden. Diese erste Bestandaufnahme sollte stets schriftlich erfolgen, damit die Versicherung die Kosten später realistisch einschätzen kann. Zudem sind Fotos von der Unfallstelle und den Fahrzeugen wichtig, da sie eine entscheidende Dokumentationsgrundlage für die anschließende Schadenbearbeitung durch den Fuhrparkleiter und die Versicherung bieten. 

Schritt 2 – Schadenmeldung bei der Versicherung

Melden Sie den Unfall nun umgehend der Versicherung. Dies kann sowohl auf schriftlichem Weg, aber auch telefonisch oder digital erfolgen. Immer mehr Versicherungen bieten Online-Formulare oder Apps an, in denen Bilder hochgeladen und Angaben zum Schadenhergang gemacht werden können. Sobald die Schadenmeldung bei der Versicherung eingegangen ist und bearbeitet wird, erfolgt u.a. die Deckungsprüfung und in einigen Fällen werden Gutachter herangezogen. Unter Umständen ist es auch notwendig, die gegnerische Versicherung im Rahmen der Schadenabwicklung zu kontaktieren.

Schritt 3 – Organisation der Reparatur

Organisieren Sie im nächsten Schritt, und gegebenenfalls in Rücksprache mit der Versicherung, die Reparatur des Fahrzeuges. Das können Sie als Fuhrparkleiter selbst übernehmen oder an einen Dienstleister übergeben. Dieser Schritt ist kritisch, denn viele Fuhrparks erleben hier nicht selten Reparaturverzögerungen. Daher sollten Sie nicht erst im Schadenfall über eine Partnerwerkstatt verfügen. 

Ist der Mitarbeiter auf einen Dienstwagen angewiesen, sollten Sie ihm für die Zeit der Reparatur einen Ersatzwagen zur Verfügung stellen. Günstiger ist es, wenn das zu reparierende Fahrzeug ein Poolfahrzeug ist. Hier kann der Fahrer schnell auf einen alternativen Wagen aus dem Carsharing-Pool ausweichen.

Partnerwerkstatt eines Fuhrparks führt Wartung am Firmenfahrzeug durch, da dies zum Schadenmanagement gehört
Professionelles Schadenmanagement startet bei der Prävention. Dazu zählen regelmäßige Wartungstermine, um Schäden rechtzeitig zu beheben, bevor sie zu Unfällen oder teuren Reparaturen führen.

Schritt 4 – Schadenauswertung und Reportings

Ein effizientes Schadenmanagement bedeutet auch, dass Zuständigkeiten bereits im Vorfeld geklärt sind und die Bearbeitung des Schadens intern schnell abgewickelt wird. Vor allem dem Fuhrpark Controlling kommt hier eine wichtige Bedeutung zu. Die Auswertung der Schadenkosten und die Auswirkungen auf den Gesamtwert des Fahrzeugs (vor allem bei Leasingfahrzeugen relevant) sind nur zwei Aspekte von vielen, die nach einer Schadenmeldung genau betrachtet werden müssen. 

Zusätzlich ist es sinnvoll, Auffälligkeiten oder Häufungen der Schadenarten bzw. den Zeitpunkt der Schäden zu analysieren, damit der Fuhrparkverantwortliche entsprechend reagieren kann – sei es in Form einer verbesserten Sicherheitsausstattung wie z.B. einer Rückfahrkamera oder vermehrten Schulungen für die Dienstwagenfahrer.

Schadenmanagement startet mit der Prävention

Ein effizientes Schadenmanagement beginnt bereits damit, Unfällen und Schäden im Fuhrpark vorzubeugen. Dazu gehört die regelmäßige UVV-Fahrerunterweisung. Dabei werden Fahrer im sicheren Umgang mit Firmenfahrzeugen geschult und wie sie sich im Falle eines Unfalles richtig Verhalten sollten. Die Dokumentation aller durchgeführten Unterweisungen ist ausgesprochen wichtig, denn im Schadenfall können empfindliche Strafen drohen, wenn die Schulungen nicht durchgeführt oder nicht dokumentiert wurden.

Auch die Betriebssicherheit der Fahrzeuge sollte im Rahmen des Schadenmanagements sichergestellt werden. Regelmäßige Wartungen und Instandhaltungsmaßnahmen tragen dazu bei, Schäden vorzubeugen und die Verkehrssicherheit zu gewährleisten.

Fahrerunterweisung nach UVV

Sicher unterwegs: Fahrerunterweisung nach UVV

Mit dem E-Learning-Kurs von Carano werden Fahrer im sicheren Umgang mit Firmenfahrzeugen geschult. Alle Ergebnisse werden lückenlos dokumentiert und dienen im Schadenfall als Nachweis.

Warum digitale Lösungen ein effizientes Schadenmanagement unterstützen

Die Digitalisierung ist längst im Fuhrpark angekommen und unterstützt Verantwortliche dabei, Kommunikationsabläufe zu verschlanken und so langfristig Zeit und Kosten zu sparen. Vor allem im Bereich Schadenmanagement können digitale Lösungen helfen, die Abwicklungszeit zu beschleunigen und die Kosten möglichst gering zu halten. Zudem bietet eine Fuhrparksoftware die Möglichkeit, alle relevante Dokumente zum Schaden wie Bilder, Reparaturfreigaben oder Gutachten zentral in einer digitalen Schadenakte zu sammeln. 

Ein umfassendes Reporting ist aufwendig und vor allem in der Verwaltung großer Flotten ein entscheidender Kostenfaktor. Softwarelösungen, die automatisch die Kosten der Fahrzeuge im Blick behalten, Schäden auswerten oder an sicherheitsrelevante Termine wie die Durchführung der UVV-Fahrerunterweisung oder der Führerscheinkontrolle erinnern, bieten auf lange Sicht viel Einsparpotenzial. 

Eine Fuhrparksoftware unterstützt Sie mit folgenden Funktionen:

  • Schadenakte inkl. Bildern, Gutachten und weiteren Dokumenten
  • Analyse von Schadenschwerpunkten
  • Automatisierte Kommunikation mit der Versicherung
  • Monitoring der Schadenregulierung
  • Dezentrale Online-Schadenmeldung durch Fahrer
Fuhrparkmanagement Software Fleet+ digitalisiert die Verwaltung der Flotte

Schadenmanagement mit Fleet+

Unsere Fuhrparksoftware Fleet+ digitalisiert und vereinfacht das Schadenmanagement: Sammeln Sie sämtlich Bilder, Gutachten und Rechnungen in einer digitalen Schadenakte und analysieren Sie Schadenschwerpunkten. Fahrer können über die Web-Anwendung die Schäden direkt melden. 

Welche Vorteile hat die Auslagerung des Schadenmanagements?

In vielen Fuhrparks kümmern sich Dienstleister um Abwicklung von Schadenfällen und sparen so Fuhrparkverantwortlichen viel Zeit. Doch auch hier gilt es, die Auslagerung sorgfältig zu prüfen, da die Auswahl auf dem Markt vielfältig ist. Diese Checkliste kann bei der Auswahl eines externen Dienstleister helfen:

  • Servicezeiten und Servicehotlines
  • Hilfe bei Schäden im Ausland
  • Servicepakete, z.B. Kommunikation mit Werkstatt, schnelle Beschaffung eines Ersatzwagens
  • Reporting-Optionen
  • Wieviel Zeit muss der Fuhrparkverantwortliche noch selbst investieren?

Ob nun ein Leasinganbieter, eine Fuhrparkgesellschaft oder eine Kfz-Versicherung die Schadenabwicklung übernimmt, ist letzten Endes immer Ermessenssache. Wichtig ist, dass vor einer Auslagerung des Schadenmanagements die internen Kapazitäten genau geprüft werden.

Vor allem kleine Fuhrparks, in denen nicht jede Position fachspezifisch besetzt werden kann, profitieren vom Outsourcing und können sich durch die Arbeitsentlastung besser anderen fuhrparkrelevanten Themen widmen. Insbesondere dann, wenn es um juristische Expertise geht, sollten sich Fuhrparkverantwortliche nicht scheuen, einen fachkundigen Dienstleister zur Schadenabwicklung hinzuzuziehen, um mögliche spätere Gerichtskosten vorzeitig einschätzen und minimieren zu können.

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