Fuhrparkleiter am Schreibtisch

Die Vorteile einer Fuhrparkmanagement Software – 5 gute Gründe

Die Vorteile eine Fuhrparkmanagement Software einzusetzen liegen klar auf der Hand, dennoch fällt es vielen Verantwortlichen schwer, sich von der manuellen Fuhrparkverwaltung zu lösen und den Schritt zu einer digital geleiteten Flotte zu gehen.

Die Gründe hierfür sind so individuell wie die Fuhrparks selbst – entweder sind es die Kosten, die Scheu vor der Komplexität der Software bzw. die Umstellung alter, gewohnter Prozesse oder aber auch fehlende Transparenz und Erklärungen von Seiten der Softwarehersteller, welche Vorteile eine automatisierte Fuhrparkverwaltung hat. Warum es sich aber für jeden Fuhrpark, ganz gleich welcher Größe und Organisationsstruktur, lohnt, auf eine Fuhrparkmangement Software zu setzen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Vorteil #1: Komplexe Prozesse mit Hilfe einer Fuhrparksoftware vereinfachen

Die Komplexität im Fuhrpark steigt stetig, denn Pooling, Elektromobilität und dezentral organisierte Unternehmens-Flotten produzieren eine große Menge an Daten, die allein mit der manuellen Organisation durch Excel-Tabellen nicht zu bewältigen sind.

Der Fuhrpark, der nicht mehr allzu fernen Zukunft, ist digital: Termine für die nächste Inspektion, Führerscheinkontrollen, Leasing- und Beschaffungszyklen planen, Kosten erfassen, Tankdaten und Verbräuche analysieren, die Fahrerunterweisung nach UVV sowie die Fahrertermine koordinieren, das Pooling organisieren , die neue Mitarbeiter einarbeiten usw. – die Prozesse im Fuhrpark sind nie starr und benötigen für eine effiziente Steuerung eine Software-Lösung, die die gesamte Fuhrpark-Struktur abdeckt, analysiert und Optimierungsmöglichkeiten vorschlägt.

Eine digitale Lösung unterstützt die Vernetzung innerhalb der einzelnen Abläufe und kann so Abstimmungsprozesse verkürzen. Was früher umständlich über viele Stationen geklärt werden musste, kann anhand von übersichtlichen Weboberflächen direkt mit den relevanten Beteiligten geklärt werden. Das spart Zeit, langfristig Kosten und ermöglicht, den Fuhrpark nach individuellen Bedürfnissen zu verwalten. Darüber hinaus bietet eine Fuhrparksoftware die Möglichkeit der Anbindung von Drittsystemen – durch Schnittstellen können Daten migriert, verarbeitet und letztendlich in einem zentral gesteuerten System gespeichert werden. Eine große Erleichterung vor allem für dezentral organisierte Flotten, denn es erspart mehrfache Eingaben und Datenübernahmen in unterschiedlichen Anwendungen.

Vorteil #2: Die Fuhrpark-Kosten im Blick behalten

Ein Fuhrpark verursacht Kosten und das nicht zu knapp. Angefangen von der Beschaffung der Fahrzeuge, über umfangreiche Auswertungen und regelmäßige Termine im Rahmen der Halterhaftung bis zu Wartungs- und Reparaturaufträgen – all diese Prozesse sind kostenintensiv. Die richtige Software-Lösung erleichtert die umfassende Kostenkontrolle, deckt Einsparpotenziale auf und zeigt Optimierungsmöglichkeiten. Hier ist es unerheblich, ob die Software in einem kleinen oder großen Fuhrpark eingesetzt wird, denn sie bewertet objektiv die gesammelten Daten und findet in fast jeder Aufstellung Möglichkeiten der Kosteneinsparung.

Insbesondere wenn der Fuhrpark Poolfahrzeuge beinhaltet, ist es essenziell die Kosten der Flotte stets im Blick zu haben, denn ein ungleichmäßig oder unzureichend ausgelasteter Fahrzeugpool kann teuer werden. Das gleiche gilt für das Monitoring von kostenintensiven Nutzfahrzeugen. Durch aussagefähige Reports lassen sich Ausreißer in Bezug auf Kosten, Verschleiß und Verbräuche schnell und objektiv ausmachen und anschließend Handlungsmaßnahmen ableiten.

Laptop mit Fleet+ Web Anwendung

Vorteil #3: Transparenz schaffen

Der Fuhrparkverwalter ist die zentrale Instanz im Fuhrpark und in fast allen Prozessen der erste Ansprechpartner. Aber nicht immer ist ein direktes Handeln von ihm erforderlich. Meist fungiert er als Schnittstelle: Er gibt Informationen weiter, überträgt eine Handlungsaufforderung an eine weitere Instanz oder holt sich von externen Beteiligten Informationen. Schlanke Kommunikationswege, in denen Fuhrparkverantwortliche nicht immer direkt beteiligt sein müssen, lassen sich mit einer Fuhrparksoftware abdecken und so gestalten, dass auf Dauer alle Beteiligten entlastet werden.

Insbesondere wenn es um die Einbindung von anderen Abteilungen oder externen Dienstleistern geht, ist eine Fuhrparksoftware, die rollenbasiertes Arbeiten erlaubt, wichtig, denn so können alle relevanten Instanzen im Fuhrparkmanagement gezielt Daten eingeben oder auch Zugriff zu genau den benötigten Informationen erhalten. Dabei sind die Ergebnisse sofort verfügbar und der Datenschutz gewahrt, indem nur die für jeden relevanten Informationen angezeigt werden. Der Fuhrparkverantwortliche ist lediglich die Schnittstelle, die die Berechtigungsstrukturen festlegt und eine einfache Kommunikation der Beteiligten untereinander ermöglicht.

Vorteil #4: Objektive Entscheidungen im Fuhrpark treffen

Eine Fuhrparksoftware ist unparteiisch und kann anhand einer aktuellen und kontinuierlichen Datenauswertung eine gute und vor allem objektive Entscheidungshilfe sein. Mit Hilfe eines umfassenden Reportings können zudem wichtige Kennzahlen über einen längeren Zeitraum betrachtet werden. Neben dem derzeitigen Ist-Zustand kann das umfassende Reporting einer Fuhrparklösung dem Fuhrparkverantwortlichen auch helfen, aussagekräftige Prognosen zu erstellen, anhand derer mögliche Maßnahmen abgeleitet werden können. So kann der Fuhrparkmanager bereits heute den Grundstein für mehr Kosteneffizienz in der nahen Zukunft legen.

Vorteil #5: Innovative Mobilitätskonzepte fördern

Elektromobilität ist auf dem Vormarsch – sowohl im privaten Umfeld als auch im Fuhrpark. Aber das Betreiben von E-Fahrzeugen erfordert die Organisation eines Reichweitenmanagements: Fahr- und Ladezeiten, die Verfügbarkeit von Ladesäulen uvm. müssen kontinuierlich geprüft und ausgewertet werden.

E-Fuhrparks, deren Schwerpunkt auf Poolfahrzeugen liegt, kommen bei der Analyse der Pooling-Flotte nicht um eine vielseitige Corporate Carsharing Software herum, denn Buchungskalender, Auslastungsanalyse und Reportings sind die Basis für ein kosteneffizientes Pooling. Kurzum: Wer sich neuen Mobilitätskonzepten öffnen will, sollte die damit einhergehende Datenkomplexität verstehen und steuern können.

Flotte aus teuren Autos auf einem Parkplatz

Fazit und Zusammenfassung

Weg von der bloßen Verwaltung und hin zur Optimierung. Fuhrparkmanagement erfordert Flexibilität; und zwar von allen Beteiligten. Die Erkenntnis, dass Daten heute die wichtigste Währung sind, ist mittlerweile auch in vielen Fuhrparks angekommen. Vor allem große Player wissen um die Komplexität Ihrer Prozesse und vertrauen auf Software-Lösungen. Viele kleinere Fuhrparks scheuen jedoch nach wie vor die Investition (ja, eine gute und vor allem umfassende Fuhrpark-Software ist eine Investition, deren Kosten-Nutzen-Kalkulation jedoch unstrittig ist) und setzen auf Excel-Tabellen oder andere Formate. Der Nachteil dieser Methodik wird schnell deutlich, wenn der Fuhrpark wächst und mit ihm die Anforderungen – mehr Daten bedeutet zugleich mehr Personal und mehr Zeitaufwände. So wird immer noch viel Aufwand und Kosten in die Dateneingabe und -pflege verwendet und andere Bereiche wie Schadenmanagement, Beschaffung oder eine Ausarbeitung der Car Policy werden vernachlässigt.

Das automatisierte Datenmanagement einer Fuhrparksoftware schafft eine große Zeitersparnis und ermöglicht dem Fuhrparkverantwortlichen seinen Fokus auf strategische Themen zu lenken und so den Fuhrpark ganzheitlich zu optimieren. Nicht zuletzt ist die Historisierung der Daten ein wichtiger Aspekt, der für die Nutzung einer Software spricht. „Das Wissen in den Köpfen“ findet sich nun gut strukturiert in der Software und kann bei einem Mitarbeiterwechsel einfach weitergegeben werden.