Zwei Fuhrparkverantwortliche nutzen eine Fuhrparksoftware für die Verwaltung der Fahrzeuge

Aktualisiert am 19.05.2023

Die 5 Vorteile einer Fuhrparkmanagement Software für Ihr Unternehmen

Nutzen Sie bereits eine Softwarelösung für alle Aufgaben im Fuhrparkmanagement oder arbeiten Sie noch mit Excel? Ob mehr Transparenz, Kostenkontrolle oder die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, der Einsatz einer Software bietet Unternehmen viele Vorzüge. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die fünf wichtigsten Vorteile einer solchen Lösung für das Fuhrparkmanagement vor.

Vorteil 1: Komplexe Prozesse durch strukturierte Workflows vereinfachen

Die Komplexität der Abläufe in der Flotte hat in den letzten Jahren rasant zukommen. Sei es durch den verstärkten Einsatz von Elektrofahrzeugen, der Einführung von Corporate Carsharing oder dezentral organisierten Unternehmensflotten. Die Datenmenge aller Fahrzeuge, die ein Fuhrparkverantwortlicher heute ständig im Blick behalten und analysieren muss, ist mit einer manuellen Organisation kaum noch zu bewältigen.

Eine Fuhrparksoftware kann diese Datenmenge und Aufgaben im Flottenmanagement zwar nicht reduzieren, aber so bündeln und auswerten, dass Verantwortliche mit wenigen Klicks alle relevanten Informationen über den Status der Flotte erhalten, wie zum Beispiel:

  • Terminerinnerungen für die nächste Inspektion oder anstehende Führerscheinkontrollen
  • Planung von Leasing- und Beschaffungszyklen
  • Erfassung und Prognostizierung von Kosten
  • Analysen zu Tankdaten und Verbräuche
  • Organisation der UVV-Fahrerunterweisung

Mit einer Fuhrparksoftware lassen sich starre Prozesse und Aufgaben für das Fuhrparkmanagement einfach und flexibel gestalten. Das spart langfristig Kosten und Ressourcen. Zeitaufwendige Abstimmungen werden einfacher, da die Kommunikation nicht persönlich, sondern digital per E-Mail abgewickelt wird. Darüber hinaus bietet eine Fuhrparksoftware die Möglichkeit der Anbindung von Drittsystemen. Dank passender Schnittstellen können Daten migriert, verarbeitet und in einem zentral gesteuerten System gespeichert werden. Das ist vor allem für dezentral organisierte Flotten eine große Erleichterung, da eine mehrfache Dateneingabe überflüssig wird.

Vorteil 2: Die Fuhrpark-Kosten im Blick behalten

Ein weiterer wichtiger Vorteil für das Fuhrparkmanagement ist die verbesserte Kostenkontrolle. Durch die zentrale Überwachung aller relevanten Informationen in einer Software haben Sie den Überblick über alle anfallenden Kosten. Die Software ermöglicht die Erfassung und Analyse von Ausgaben wie Treibstoff, Wartung, Reparaturen und Versicherungen. Durch den detaillierten Einblick in die Kostenstrukturen können Sie Einsparungspotenziale identifizieren und effektive Maßnahmen zur Optimierung und Kostenreduzierung ergreifen.

Der Einsatz einer Softwarelösung kann außerdem einen großen personellen Überbau zur Verwaltung der Flotte eindämmen, da viele Prozesse automatisiert werden. Dabei ist es irrelevant, ob die Lösung in einem kleinen oder großen Fuhrpark eingesetzt wird. Eine digitale Lösung bewertet objektiv die gesammelten Daten und erleichtert die Kostenkontrolle des gesamten Fuhrparks.

Insbesondere wenn der Fuhrpark Poolfahrzeuge beinhaltet, ist es essenziell die Kosten stets im Blick zu haben, denn ein ungleichmäßig oder unzureichend ausgelasteter Fahrzeugpool kann teuer werden. Das gleiche gilt für das Monitoring von kostenintensiven Nutzfahrzeugen. Durch aussagefähige Berichte lassen sich Ausreißer schnell ausmachen und sinnvolle Handlungsmaßnahmen durch das Fuhrparkmanagement ableiten.

Fuhrparkverantwortlicher nutzt die Vorteile einer einer Software für das Fuhrparkmanagement
Eine Fuhrparksoftware sorgt für strukturierte Workflows, Kostenkontrolle und mehr Transparenz im Fuhrpark.

Vorteil 3: Eine Fuhrparksoftware schafft Transparenz

Der Fuhrparkverwalter ist die zentrale Instanz im Fuhrpark und in fast allen Prozessen der erste Ansprechpartner. Meistens ist er jedoch lediglich die Schnittstelle: Er gibt Informationen oder Aufgaben weiter, überträgt eine Handlungsaufforderung an eine weitere Instanz oder holt sich von externen Beteiligten Informationen zu den Fahrzeugen ein.

Mit einer Fuhrparksoftware werden direkte Kommunikationswege geschaffen und so gestaltet, dass auf Dauer alle Beteiligten entlastet und personelle Ressourcen geschont werden. Insbesondere wenn es um die Einbindung von anderen Abteilungen oder externen Dienstleistern geht, ist eine Fuhrparksoftware von zentraler Bedeutung. Alle relevanten Instanzen im Fuhrpark können gezielt Daten eingeben oder auf die benötigten Informationen zugreifen. Die Ergebnisse sind sofort verfügbar und der Datenschutz bleibt gewahrt, da je nach Berechtigung innerhalb der Anwendung nur die entsprechenden Informationen angezeigt werden. Das Flottenmanagement legt dafür im Vorfeld die Berechtigungen fest.

Mit einer Fuhrparkmanagement-Software haben also alle Beteiligten die nötige Transparenz über den Fuhrpark. Sie haben Zugriff auf Informationen wie Fahrzeugstandorte, Fahrzeugnutzung und Fahreraktivitäten in Echtzeit. So lassen sich effektive Entscheidungen schneller treffen und der Fuhrparkbetrieb mit allen Fahrzeugen insgesamt besser steuern.

Vorteil 4: Innovative Mobilitätskonzepte fördern

Elektromobilität ist auf dem Vormarsch – sowohl bei privaten Fahrzeugen als auch in der Flotte. E-Fahrzeuge erfordern ein hohes Maß an digitaler Organisation, vor allem, was das Reichweitenmanagement betrifft. Das bedeutet, dass Fahr- und Ladezeiten der Fahrzeuge oder die Verfügbarkeit von Ladesäulen kontinuierlich geprüft und gegebenenfalls angepasst werden müssen. In Zeiten, in denen Nachhaltigkeit und umweltfreundliche Transportmöglichkeiten immer wichtiger werden, bietet eine digitale Lösung die Möglichkeit, alternative Mobilitätsformen zu integrieren. Wenn Elektroautos bereits Teil Ihres Fahrzeugpools sind, ist der Einsatz einer Fuhrparksoftware umso wichtiger, denn Fahrzeugbuchungen und Gesamtauslastung sind die Basis für ein effizientes Pooling. Kurzum: Wer sich neuen Mobilitätskonzepten öffnen will, sollte die damit einhergehende Datenkomplexität verstehen und steuern können.

Vorteil 5: Halterhaftungspflichten zuverlässig nachkommen

Als Fuhrparkmanager tragen Sie die Verantwortung für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Halterhaftungspflichten. Auch hier verschafft die Software enorme Vorteile für das Fuhrparkmanagement, denn die digitale Lösung unterstützt Sie dabei, diese Pflichten für alle Fahrzeuge exakt zu erfüllen. Die Software erinnert Sie automatisch an wichtige Termine wie Hauptuntersuchungen, Führerscheinüberprüfungen und Versicherungsvertragsverlängerungen. Dadurch minimieren Sie das Risiko von Sanktionen und Bußgeldern.

Welche Softwarelösung ist die richtige, wenn ich alle Vorteile im Fuhrparkmanagement nutzen will?

Damit die neue Software zu mehr Entlastung in der Flotte führt, sollte das Flottenmanagement vor dem Kauf folgende Fragen klären:

  • Wollen Sie eine einfachere Kostenerfassung und Analyse?
  • Sollen die erfassten Daten als Grundlage für strategische Entscheidungen im Flottenmanagement dienen?
  • Gibt es verteilte Flotten-Standorte und welche Beteiligten sollen einen direkten Zugriff auf die Daten haben?
  • Wie viel Unterstützung möchten Sie den Fahrern geben?
  • Welche Abteilungen und externen Dienstleister sind involviert?
  • Gibt es Vorgaben zum Datenschutz im Unternehmen?
  • Welche Services und Apps gibt es für die Fahrer?
  • Was ist darüber wichtig zu wissen, bevor die Software eingeführt wird?

Live-Demo Fleet+

Nie wieder Excel oder lästiger Papierkram! Wir zeigen Ihnen die Vorteile unserer Fuhrparkmanagement Software Fleet+ und beantworten Ihre Fragen.

Freitag, 10.11.2023 – 11.00 Uhr

Vorteile für das Fuhrparkmanagement unabhängig von der Flottengröße

Sie sind für das Flottenmanagement verantwortlich und wollen weg von der bloßen Verwaltung Ihres Fuhrparks und hin zur effektiven Optimierung in allen Bereichen? Ein erfolgreiches Fuhrparkmanagement erfordert Flexibilität von allen Beteiligten.

Vor allem große Player wissen um die Komplexität Ihrer Prozesse und vertrauen auf Software-Lösungen. Kleinere Fuhrparks mit geringem Budget setzen allerdings nach wie vor auf manuelle Verwaltungsmethoden. Der Nachteil von Excel und Co. wird schnell deutlich, wenn der Fuhrpark wächst und mit ihm die Anforderungen – mehr Daten bedeutet nämlich auch mehr Personal und dementsprechend mehr Aufwand. Mit einer Fuhrparksoftware ergeben sich zahlreiche Vorteile für das Fuhrparkmanagement: angefangen bei der Vereinfachung von Arbeitsabläufen und der Kostenkontrolle bis hin zur Schaffung von Transparenz und der Förderung innovativer Mobilitätskonzepte. Ob kleiner Fahrzeugpool oder große Mischfahrzeugflotte – durch den Einsatz einer solchen Softwarelösung können Unternehmen ihre Effizienz steigern, ihre Kosten senken und gleichzeitig umweltfreundlichere Transportmöglichkeiten implementieren. Wenn Sie Ihr Unternehmen in die Zukunft führen möchten, sollten Sie jetzt auf eine digitale Lösung und die vielen Vorteile für das Fuhrparkmanagement setzen.