Fahrzeuge auf Firmenparkplatz

Aktualisiert am 21.07.2022

Die 5 Vorteile einer Fuhrparkmanagement Software für Ihr Unternehmen

Wie digital ist Ihre Flotte? Nutzen Sie bereits eine Softwarelösung oder vertrauen Sie weiterhin auf Excel? Wir geben Ihnen fünf gute Gründe, warum Sie Ihren Fuhrpark digital verwalten sollten.

Der Einsatz einer Fuhrpark Software bietet Unternehmen viele Vorteile. Sie können die Kosten, die die Flotte verursacht, transparent darstellen und detailliert aufschlüsseln, Termine jeglicher Art können geplant und abgeändert werden und vieles mehr. Dennoch fällt es vielen Fuhrparkleitern schwer, den Schritt von einer manuellen Verwaltung hin zu einer digital geleiteten Flotte zu wagen.

Woran liegt das? Die Vorbehalte gegenüber einer Software sind so individuell wie die Fuhrparks selbst. Entweder sind es die initialen Kosten bei der Einführung einer Digitallösung, die Scheu vor einer erhöhten Komplexität im Fuhrparkalltag oder aber die vollständige Umstellung gewohnter Prozesse. Dabei gibt es viele gewichtige Gründe, die für eine digitale Verwaltung der Flotte sprechen.

Zwei Maenner nutzen eine Fuhrparksoftware

Vorteil 1: Komplexe Prozesse mit Hilfe einer Fuhrparksoftware vereinfachen

Die Komplexität in den Abläufen der Flotte hat in den letzten Jahren rasant zukommen. Sei es durch den verstärkten Einsatz von Elektrofahrzeugen, Corporate Carsharing und dezentral organisierte Unternehmensflotten – die Menge an Daten, die ein Fuhrparkverantwortlicher heute im Blick behalten und analysieren muss, ist allein mit einer manuellen Organisation kaum zu bewältigen.

Eine Fuhrparksoftware kann diese Datenmenge zwar nicht reduzieren, aber so bündeln und auswerten, dass Verantwortliche mit wenigen Klicks alle relevanten Informationen über den Status der Flotte erhalten, wie zum Beispiel:

  • Terminerinnerungen für die nächste Inspektion oder an anstehende Führerscheinkontrollen
  • die Planung von Leasing- und Beschaffungszyklen
  • die Erfassung und Prognostizierung von Kosten
  • Analysen zu Tankdaten und Verbräuche
  • die Organisation der UVV-Fahrerunterweisung

 

Mit einer Fuhrparksoftware lassen sich oftmals starre Prozesse flexibel gestalten. Das spart langfristig Kosten und Ressourcen. So lassen sich Abstimmungen verkürzen, indem die Kommunikation nicht persönlich, sondern digital per E-Mail abgewickelt wird. Darüber hinaus bietet eine Fuhrparksoftware die Möglichkeit der Anbindung von Drittsystemen: Dank Schnittstellen können Daten migriert, verarbeitet und letztendlich in einem zentral gesteuerten System gespeichert werden. Eine große Erleichterung vor allem für dezentral organisierte Flotten, die sich so eine mehrfache Dateneingabe ersparen.

Vorteil 2: Die Fuhrpark-Kosten im Blick behalten

Der Einsatz einer Softwarelösung kann einen großen personellen Überbau zur Verwaltung der Flotte eindämmen, da viele Prozesse automatisiert werden. Aber nicht nur personelle Kosten, auch und vor allem die Kosten der Fahrzeuge sind mit einer Software sofort erkennbar. Dabei ist es irrelevant, ob die Lösung in einem kleinen oder großen Fuhrpark eingesetzt wird. Eine Digitallösung bewerten objektiv die gesammelten Daten und erleichtert die umfassende Kostenkontrolle. Dabei deckt sie Einsparpotenziale auf und zeigt Optimierungsmöglichkeiten.

Insbesondere wenn der Fuhrpark Poolfahrzeuge beinhaltet, ist es essenziell die Kosten stets im Blick zu haben, denn ein ungleichmäßig oder unzureichend ausgelasteter Fahrzeugpool kann teuer werden. Das gleiche gilt für das Monitoring von kostenintensiven Nutzfahrzeugen. Durch aussagefähige Reports lassen sich Ausreißer schnell ausmachen und  sinnvolle Handlungsmaßnahmen ableiten.

Mann arbeitet mit einer Fuhrparksoftware

Vorteil 3: Mit einer Fuhrparksoftware Transparenz schaffen

Der Fuhrparkverwalter ist die zentrale Instanz im Fuhrpark und in fast allen Prozessen der erste Ansprechpartner. Aber nicht immer ist ein direktes Handeln von ihm erforderlich. Meistens ist er lediglich die Schnittstelle: Er gibt Informationen weiter, überträgt eine Handlungsaufforderung an eine weitere Instanz oder holt sich von externen Beteiligten Informationen ein.

Schlanke Kommunikationswege, in denen Fuhrparkverantwortliche nicht immer direkt beteiligt sein müssen, lassen sich mit einer Fuhrparksoftware abdecken und so gestalten, dass auf Dauer alle Beteiligten entlastet und personelle Ressourcen geschont werden. Insbesondere wenn es um die Einbindung von anderen Abteilungen oder externen Dienstleistern geht, ist eine Fuhrparksoftware, die ein verteiltes Arbeiten erlaubt, von zentraler Bedeutung. Alle relevanten Instanzen im Fuhrpark können gezielt Daten eingeben oder auf die benötigten Informationen zugreifen. Die Ergebnisse sind sofort verfügbar und der Datenschutz bleibt gewahrt, da je nach Berechtigung innerhalb der Anwendung nur die entsprechenden Informationen angezeigt werden. Der Fuhrparkverantwortliche legt dafür im Vorfeld die Berechtigungen fest.

Vorteil 5: Innovative Mobilitätskonzepte fördern

Elektromobilität ist auf dem Vormarsch – sowohl in der privaten Mobilität als auch in der Flotte. E-Fahrzeuge erfordern ein hohes Maß an digitaler Organisation, vor allem was das Reichweitenmanagement betrifft. Das bedeutet, dass Fahr- und Ladezeiten oder die Verfügbarkeit von Ladesäulen kontinuierlich geprüft und gegebenenfalls angepasst werden müssen. Wenn die Elektroautos Teil eines Fahrzeugpools sind, ist der Einsatz einer Fuhrparksoftware umso dringlicher, denn Fahrzeugbuchungen und Gesamtauslastung sind die Basis für ein effizientes Pooling. Kurzum: Wer sich neuen Mobilitätskonzepten öffnen will, sollte die damit einhergehende Datenkomplexität verstehen und steuern können.

 

Welche Softwarelösung ist die richtige?

Damit die neue Software zu mehr Entlastung in der Flotte führt, sollten Fuhrparkverantwortliche vor dem Kauf folgende Fragen klären:

  • Wollen Sie eine einfachere Kostenerfassung und Analyse?
  • Sollen die erfassten Daten als Grundlage für strategische Entscheidungen dienen?
  • Gibt es verteilte Flotten-Standorte und welche Beteiligten sollen einen direkten Zugriff auf die Daten haben?
  • Wie viel Unterstützung möchten Sie den Fahrern geben?
  • Welche Abteilungen und externen Dienstleister sind involviert?
  • Gibt es Vorgaben zum Datenschutz im Unternehmen?
  • Welche Services und Apps gibt es für die Fahrer?
  • Was ist darüber wichtig zu wissen, bevor die Software eingeführt wird?

Fazit:

Weg von der bloßen Verwaltung und hin zur Optimierung. Ein erfolgreiches Fuhrparkmanagement erfordert Flexibilität, von allen Beteiligten. Die Erkenntnis, dass Daten heute die wichtigste Währung sind, ist mittlerweile auch in vielen Fuhrparkverantwortlichen angekommen. Vor allem große Player wissen um die Komplexität Ihrer Prozesse und vertrauen auf Software-Lösungen. Kleinere Fuhrparks mit geringem Budget setzen allerdings nach wie vor auf manuelle Verwaltungsmethoden. Der Nachteil von Excel und Co. wird schnell deutlich, wenn der Fuhrpark wächst und mit ihm die Anforderungen – mehr Daten bedeutet nämlich auch mehr Personal und dementsprechend mehr Zeitaufwände. Vor allem was die Dateneingabe und Datenpflege betrifft. So treten andere wichtige Bereiche wie Schadenmanagement, Beschaffung oder eine Ausarbeitung der Car Policy schnell in den Hintergrund.

Mit einer Fuhrparksoftware haben Verantwortliche alle wichtigen Themen stets im Blick, können im Schadenfall schnell reagieren oder bei Kostenausreißern gegensteuern. Ob kleiner Fahrzeugpool oder große Mischfahrzeugflotte – digitale Lösungen sind der Schlüssel für eine optimale Unternehmensmobilität.