Funktionen der Corporate Carsharing Software

Durch eine höhere Auslastung pro Fahrzeug sparen Sie bis zu 30 % Ihrer Fuhrparkkosten ein
Die Aufwände für Sie sinken durch automatisierte Prozesse bei der Fahrzeugvergabe, bei Verspätungen oder bei Halterhaftungspflichten
Fahrer buchen dank CaranoCloud einfach per App oder im Web
Einfacher schlüsselloser Fahrzeugzugang via Smartphone

Sie wollen sehen, wie CaranoCloud funktioniert?

Das können Sie von unserer Software erwarten

Leasingkilometer und Ladezustand werden bei Fahrzeugvergabe berücksichtigt

Automatische Umbuchung bei Verspätungen

Digitaler Rückgabedialog informiert über Schäden oder Verschmutzungen

Nützliche Auswertungen helfen, Kosten zu sparen

Schlüsselloser Fahrzeugzugang rund um die Uhr via Smartphone-App

Funktionen von Fleet+

Fuhrpark Stammdaten

Erfassen Sie die Fahrzeuge mit allen technischen Daten (alternativ auch per VIN-Abfrage), Ausstattungen, Restwerten, Reparatur- und Ersatzwagengruppen, Verträgen etc. Ein- und Aufbauten können zwischen Fahrzeugen transferiert werden. Änderungen, die an den zugeordneten Fahrern, Geschäftspartnern oder Kostenstellen vorgenommen wurden, werden historisiert. Fahrerdaten wie die Führerscheinklasse oder andere Qualifikationen werden lückenlos dokumentiert. Die Verwaltung aller Kunden, Lieferanten oder Dienstleister wird nach Konzernen und Hierarchie systematisiert.

Schadenmanagement

In Fleet+ erfassen Sie schadenbezogene Vorgänge (optional direkt durch den Fahrer), geben Reparaturen frei und wickeln die Schadenregulierung über externe Dienstleister ab. Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Gutschriften, die sich auf einen Schadenfall beziehen, werden miteinander verknüpft. Auswertungen zeigen Schadenschwerpunkte auf.

Kosten und Controlling

Für das Controlling der Kennzahlen und der Entwicklung des Fuhrparks stehen unterschiedliche Reporting-Systeme zur Verfügung: Darunter Dashboards mit interaktiver Bearbeitungsfunktion, Vorlagen, Formulare, Reports und Excel-Exporte. So sehen Sie auf einen Blick die wichtigsten KPIs wie ct/km, Top 20 Kostenarten, Forecasts bei Leasing, Vertragskontrollen für Laufleistung/Laufzeit, Verbrauchs- und Bestandsübersichten, Reparaturhistorien etc. Fleet+ bietet über 100 Reports.

Termine

Legen Sie technische, gesetzliche oder organisatorische Termine für Fahrer, Fahrzeuge und Aufbauten an. Fleet+ bietet automatische Erinnerungen per E-Mail und eine Wiedervorlagensystematik. Diese kann in den gewünschten Intervallen eingestellt werden, z.B. für die jährliche Fahrerunterweisung. Sollten Fahrer Termine versäumen, stellen die Eskalationsstufen die Einhaltung sicher.

Kostenerfassung

Kostenarten und Rechnungsimporte können individuell definiert werden. Nach dem Import prüfen und verteilen Sie die Kosten automatisch auf die jeweiligen Kostenstellen. Anschließend können diese an die Buchhaltung übertragen werden. Fleet+ ist bis auf Kostenartebene mandantenfähig.

Tankdaten

Die Tankkartenverwaltung gibt Ihnen einen Überblick über Bestellungen, Verlustmeldungen und Kartensperrungen. Die Tankdaten werden nach erfolgtem Import den einzelnen Fahrzeugen direkt zugeordnet und eine Plausibilitätskontrolle verhindert Mehrfachbetankungen. Schnittstellen zu allen gängigen Tankorganisationen sowie zu Ei-gentankstellen sind auf Wunsch möglich.

Reparaturen und Wartung

Reparaturaufträge können automatisch erzeugt werden, auch direkt aus einem Schadenfall. Bei der Erfassung von Eingangsrechnungen prüft Fleet+ ob Reparaturaufträge vorliegen und ob fällige Termine erledigt wurden. Bei einer Auftragsüberschreitung können Sie den Werkstattpartner direkt per E-Mail oder Fax über den Grund der Rechnungskürzung informieren. Fleet+ liefert Ihnen zudem eine Übersicht sämtlicher bisher angefallener Kosten und erfasster Bauteile für das entsprechende Fahrzeug.

Verteiltes Arbeiten

Legen Sie die Zugriffsrechte für einzelne Module, Fenster oder Dialogelemente für alle Benutzergruppen flexibel fest.

Poolfahrzeuge

Die Poolverwaltung in Fleet+ unterstützt die Organisation von Poolfahrzeugen mittels einer Übersicht aller Fahrzeuge, Buchungen und Stornierungen. Die Fahrer können – je nach Berechtigung – unterschiedliche Fahrzeugklassen direkt in der Weboberfläche buchen. Dabei wird u.a. die Soll-/Ist-Laufleistung überprüft. Für die Abrechnung der innerbetrieblichen oder externen Kurzzeitvermietung können Tarife frei hinterlegt werden.

Vertragsverwaltung

Verwalten Sie alle Arten von Verträgen sowie die innerbetriebliche oder externe Leistungsverrechnung, inklusive der automatisierten Fakturierung von Einzel- und Sammelrechnungen.

Schnittstellen und Rechnungsimport

Fleet+ hält verschiedene Import-Schnittstellen z.B. zu Leasinggesellschaften, Tankorganisationen oder Reifenlieferanten bereit. Außerdem bietet die Software weitere umfangreiche Import- und Exportfunktionen von Daten inklusive Excel. Auch SAP, Buchhaltungs- und HR-Programme können mittels individueller Schnittstellen angebunden werden. Fleet+ führt automatisch eine Plausibilitätsprüfung durch.

Digitale Akte

Im Archiv von Fleet+ werden Fahrzeug- und Fahrerdaten, Rechnungsdateien, Bilder sowie E-Mail-Korrespondenzen übersichtlich sortiert und gespeichert, sodass sie leicht wiederzufinden sind. Diese Funktion ist an allen relevanten Punkten integriert, wie z.B. an der Schadenakte, am Fahrzeug, am Reparaturauftrag sowie an den Rechnungen.

CaranoCloud in der Praxis

Unsere Buchungssoftware CaranoCloud wird seit 2021 erfolgreich im Forschungsprojekt Smart eFleets eingesetzt. Dort ermöglicht die digitale Lösung das flexible Corporate Carsharing in Fuhrparks, auch über Unternehmensgrenzen hinweg. So können Flotten und Ladepunkte intelligent vernetzt und bestmöglich ausgelastet werden.

Reduzierung der Poolfahrzeuge im
Fuhrpark um 20%

Im Projekt Smart eFleets hat sich erwiesen, dass wir es unseren Fahrern mit der Unterstützung von CaranoCloud sehr einfach machen, ein Fahrzeug zu buchen und zu nutzen. Elektrische Fahrzeuge zu teilen, ist außerdem doppelt sinnvoll. Die Fixkosten werden auf mehr Kilometer verteilt und CO₂-Emmissionen eingespart. Und die Fahrer bekommen dank der Software immer ein ausreichend geladenes Fahrzeug zugewiesen – etwas, das von unseren Mitarbeitenden sehr geschätzt wird.

Heinrich Coenen,
Fuhrparkleiter der Berliner Verkehrsbetriebe (BVG)

Mit CaranoCloud haben wir ein digitales Werkzeug weiterentwickelt, dank dem E-Fahrzeuge noch effizienter und ressourcenschonender eingesetzt werden können. Smart eFleets beweist, dass das unternehmensübergreifende Carsharing funktioniert und sich positiv auf weite Bereiche der Unternehmensmobilität auswirkt.

Frank Meißner

Projektleiter Elektromobilität
Carano Software Solutions GmbH

Corporate Carsharing Live-Demo anschauen

Sie möchten CaranoCloud live und in Farbe erleben? In unserem Demo-Video lernen Sie, direkt von Ihrem Schreibtisch aus, die wichtigsten Funktionen und Möglichkeiten unserer Cloud-Software kennen.
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