Funktionen der Corporate Carsharing Software

Sie wollen sehen, wie CaranoCloud funktioniert?

Vorteile der digitalen Poolfahrzeugverwaltung

Übersichtlicher Buchungskalender zeigt alle gebuchten Fahrten

Automatische Umbuchung und Benachrichtigungen bei Verspätungen und Stornierungen

Digitaler Rückgabedialog informiert über Schäden oder Verschmutzungen

Auswertungen zur Fahrzeugnutzung und -auslastung

Optional: Fahrzeugzugang rund um die Uhr via Smartphone-App

Funktionen von Fleet+

Fuhrpark Stammdaten

Erfassen Sie die Fahrzeuge mit allen technischen Daten (alternativ auch per VIN-Abfrage), Ausstattungen, Restwerten, Reparatur- und Ersatzwagengruppen, Verträgen etc. Ein- und Aufbauten können zwischen Fahrzeugen transferiert werden. Änderungen, die an den zugeordneten Fahrern, Geschäftspartnern oder Kostenstellen vorgenommen wurden, werden historisiert. Fahrerdaten wie die Führerscheinklasse oder andere Qualifikationen werden lückenlos dokumentiert. Die Verwaltung aller Kunden, Lieferanten oder Dienstleister wird nach Konzernen und Hierarchie systematisiert.

Schadenmanagement

In Fleet+ erfassen Sie schadenbezogene Vorgänge (optional direkt durch den Fahrer), geben Reparaturen frei und wickeln die Schadenregulierung über externe Dienstleister ab. Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Gutschriften, die sich auf einen Scha­denfall beziehen, werden miteinander verknüpft. Auswertungen zeigen Schadenschwerpunkte auf.

Kosten und Controlling

Für das Controlling der Kennzahlen und der Entwicklung des Fuhrparks stehen unterschiedliche Reporting-Systeme zur Verfügung: Darunter Dashboards mit interaktiver Bearbeitungsfunktion, Vorlagen, Formulare, Reports und Excel-Exporte. So sehen Sie auf einen Blick die wichtigsten KPIs wie ct/km, Top 20 Kostenarten, Forecasts bei Leasing, Vertragskontrollen für Laufleistung/Laufzeit, Verbrauchs- und Bestandsübersichten, Reparaturhistorien etc. Fleet+ bietet über 100 Reports.

Termine

Legen Sie technische, gesetzliche oder organisatorische Termine für Fahrer, Fahrzeuge und Aufbauten an. Fleet+ bietet automatische Erinnerungen per E-Mail und eine Wiedervorlagensystematik. Diese kann in den gewünschten Intervallen eingestellt werden, z.B. für die jährliche Fahrerunterweisung. Sollten Fahrer Termine versäumen, stellen die Eskalationsstufen die Einhaltung sicher.

Kostenerfassung

Kostenarten und Rechnungsimporte können individuell definiert werden. Nach dem Import prüfen und verteilen Sie die Kosten automatisch auf die jeweiligen Kostenstellen. Anschließend können diese an die Buchhaltung übertragen werden. Fleet+ ist bis auf Kostenartebene mandantenfähig.

Tankdaten

Die Tankkartenverwaltung gibt Ihnen einen Überblick über Bestellungen, Verlustmeldungen und Kartensperrungen. Die Tankdaten werden nach erfolgtem Import den einzelnen Fahrzeugen direkt zugeordnet und eine Plausibilitätskontrolle verhindert Mehrfachbetankungen. Schnittstellen zu allen gängigen Tankorganisationen sowie zu Ei-gentankstellen sind auf Wunsch möglich.

Reparaturen und Wartung

Reparaturaufträge können automatisch erzeugt werden, auch direkt aus einem Schadenfall. Bei der Erfassung von Eingangsrech­nungen prüft Fleet+ ob Reparaturaufträge vorliegen und ob fällige Termine erledigt wurden. Bei einer Auftragsüberschreitung können Sie den Werkstattpartner direkt per E-Mail oder Fax über den Grund der Rechnungskürzung informieren. Fleet+ liefert Ihnen zudem eine Übersicht sämtlicher bisher angefallener Kosten und erfass­ter Bauteile für das entsprechende Fahr­zeug.

Verteiltes Arbeiten

Legen Sie die Zugriffsrechte für einzelne Module, Fenster oder Dialogelemente für alle Benutzergruppen flexibel fest.

Poolfahrzeuge

Die Poolverwaltung in Fleet+ unterstützt die Organisation von Poolfahrzeugen mittels einer Übersicht aller Fahrzeuge, Buchungen und Stornierungen. Die Fahrer können – je nach Berechtigung – unterschiedliche Fahrzeugklassen direkt in der Weboberfläche buchen. Dabei wird u.a. die Soll-/Ist-Laufleistung überprüft. Für die Abrechnung der innerbetrieblichen oder externen Kurzzeitvermietung können Tarife frei hinterlegt werden.

Vertragsverwaltung

Verwalten Sie alle Arten von Verträgen sowie die innerbetriebliche oder externe Leistungsverrechnung, inklusive der automatisierten Fakturierung von Einzel- und Sammelrechnungen.

Schnittstellen und Rechnungsimport

Fleet+ hält verschiedene Import-Schnittstellen z.B. zu Leasinggesellschaften, Tankorganisationen oder Reifenlieferanten bereit. Außerdem bietet die Software weitere umfangreiche Import- und Exportfunktionen von Daten inklusive Excel. Auch SAP, Buchhaltungs- und HR-Programme können mittels individueller Schnittstellen angebunden werden. Fleet+ führt automatisch eine Plausibilitätsprüfung durch.

Digitale Akte

Im Archiv von Fleet+ werden Fahrzeug- und Fahrerdaten, Rechnungsdateien, Bilder sowie E-Mail-Korrespondenzen übersichtlich sortiert und gespeichert, sodass sie leicht wiederzufinden sind. Diese Funktion ist an allen relevanten Punkten integriert, wie z.B. an der Schadenakte, am Fahrzeug, am Re­paraturauftrag sowie an den Rechnun­gen.

Digitale Poolfahrzeug­verwaltung in der Praxis

Unsere Carsharing Software CaranoCloud hat sich bei städtischen Ver- und Entsorgungsunternehmen im Praxisbetrieb bereits bewiesen. Die digitale Lösung wurde erfolgreich in E-Fahrzeugflotten eingesetzt, da die Software bei der Buchung die Fahrzeuge  bevorzugt und immer unter Berücksichtigung der Reichweite vergibt. 

A satisfied employee uses the car-sharing software CaranoCloud as part of the research project Smart eFleets
A pie chart illustrates that 20% of the pool vehicles in BVG's company car fleet were saved

Reduzierung der Poolfahrzeuge im
Fuhrpark um 20%

Im Projekt Smart eFleets hat sich erwiesen, dass wir es unseren Fahrern mit der Unterstützung von CaranoCloud sehr einfach machen, ein Fahrzeug zu buchen und zu nutzen. Elektrische Fahrzeuge zu teilen, ist außerdem doppelt sinnvoll. Die Fixkosten werden auf mehr Kilometer verteilt und CO₂-Emmissionen eingespart. Und die Fahrer bekommen dank der Software immer ein ausreichend geladenes Fahrzeug zugewiesen – etwas, das von unseren Mitarbeitenden sehr geschätzt wird.

Heinrich Coenen,
Fuhrparkleiter der Berliner Verkehrsbetriebe (BVG)

Kosten senken, das Image stärken und den ökologischen Fußabdruck verringern – Corporate Carsharing bietet für die meisten Fuhrparks viele Vorteile. Bei der Organisation der Poolfahrzeuge kann Sie eine Carsharing Software unterstützen. Sie vereinfacht die Buchung, informiert bei Verspätungen und unterstützt Sie beim Einhalten Ihrer Halterhaftungspflichten. Wie unsere Software Ihr Carsharing im Fuhrpark erleichtert, erfahren Sie in unserem Demo-Video.

Frank Meißner

Projektleiter Elektromobilität
Carano Software Solutions GmbH

Corporate Carsharing Live-Demo anschauen

Sie möchten CaranoCloud live und in Farbe erleben? In unserem Demo-Video lernen Sie, direkt von Ihrem Schreibtisch aus, die wichtigsten Funktionen und Möglichkeiten unserer Cloud-Software kennen.
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