Effiziente Rechnungserfassung im Fuhrpark – so geht’s
Kein Fuhrpark ohne Rechnungen und die damit verbundene Rechnungserfassung. Die manuelle Rechnungsverwaltung beansprucht ein großes Maß an Zeit und Aufwand, denn schließlich müssen alle Kosten korrekt eingegeben und den richtigen Kostenstellen zugeordnet werden. Damit verbunden ist ein hohes Fehlerrisiko in der Fuhrparkverwaltung.
Welche Fehlerquellen sich bei der manuellen Rechnungserfassung einschleichen können und was für Lösungen es für einen effiziente Rechnungsverwaltung im Fuhrpark gibt, erläutern wir im folgenden Beitrag.
Kosten im Fuhrpark – von Kosten pro Kilometer bis TCO
Der Fuhrpark gehört zum Anlagevermögen, sofern die Fahrzeuge vom Unternehmen angeschafft wurden. Wenn das Unternehmen auch Leasingfahrzeuge nutzt, erfolgt die Bilanzierung dieser Wirtschaftsgüter beim Leasinggeber. Die Leasingraten gehören allerdings zu den Betriebsausgaben des Unternehmens. Im Fuhrpark ergibt sich eine Vielzahl von unterschiedlichen Kostenarten. Hierbei handelt es sich vor allem um:
- Personalkosten
- Treibstoffkosten
- Reifen, Ersatzteile, Reparatur- und Wartungskosten sowie Fremdleistungen
- Mieten für Garagen- und Abstellflächen, Büro- und Aufenthaltsräume, Reparatur- und Wascheinrichtungen
- Kfz-Steuern, Versicherung, GEZ-Gebühren, Zulassungs- und Abmeldegebühren
- Abschreibungen und Leasingraten, etc.
Im Rahmen der Kostenrechnung werden die Fuhrparkkosten auf Kostenstellen erfasst und mit Hilfe von Schlüsselgrößen auf wiederum andere Kostenstellen oder Kostenträger verteilt. Die Erfassung der Leistungsdaten des Fuhrparks erfolgt über unterschiedliche Aufzeichnungen wie beispielsweise Fahrtenbücher, Tankabrechnungen oder aber durch das Ausfüllen von Stundenzetteln.
Die häufigsten Fehler bei der manuellen Rechnungserfassung
Die manuelle Belegerfassung ist zeitintensiv, da viele Details und weitere Angaben getätigt werden müssen. Dies gilt sowohl bei der Eingabe von Kraftstoffbetankungen als bei der Handhabung von Rechnungen. So kann es vorkommen, dass Unregelmäßigkeiten bei der getankten Kraftstoffmenge und dem dazugehörigen Kilometerstand nicht richtig erfasst werden oder aber, dass Rechnungen doppelt erfasst bzw. übersehen werden und so eine unzuverlässige Kostenkalkulation entsteht.
Bei der manuellen Erfassung von Tankbelegen kann es auch passieren, dass Verbrauchsinformation bzw. Zählerstände verloren gehen, zudem ist die Prüfung von Plausibilitäten (z.B. Abweichungen bei der Tankmenge im Vergleich zum Tankvolumen des Fahrzeugs) oder der Abgleich mit den Vertragskonditionen nur schwer möglich. Kompliziert wird es zudem, wenn jährliche Gebühren wie KFZ-Steuern oder Versicherungsprämien leistungsgerecht periodisiert werden sollen – all diese Informationen lassen sich im Nachhinein nur schwer oder lückenhaft nachvollziehen, sodass eine periodengerechte Kostenanalyse oder TCO-Auswertung nicht möglich ist.
Einfache Rechnungsverarbeitung mit Hilfe einer Fuhrparkmanagement-Software
Mit der passenden Fuhrparkmanagement-Software, die eine automatisierte Rechnungsverarbeitung und eine direkte Anbindung an die Buchhaltung beinhaltet, können Sie schnell und effizient Ihre Rechnungen erfassen sowie die Kosten den jeweiligen Kostenstellen und Perioden zuordnen und analysieren.
Darüber hinaus kann die Implementierung einer Buchhaltungsschnittstelle in unterschiedlichen Ausbaustufen realisiert werden. Wie diese Implementierung Schritt für Schritt funktioniert, erklären wir kurz:
1.Stufe: Digitale Rechnungsverarbeitung mit Exportfunktion
Die Einrichtung einer Exportfunktion für Sammelrechnungen, die in der Fuhrparksoftware automatisch verarbeitet werden, ist die einfachste Option. Dazu werden die monatlichen digitalen Rechnungsdateien von z.B. Leasing- oder Tankstellengesellschaften automatisch erfasst, verarbeitet und anschließend als Datensatz an die Finanzbuchhaltung abgegeben.
Im Zuge der Rechnungsverarbeitung finden Plausibilitätsprüfungen statt und fehlende Informationen werden nachgetragen. Dieses Vorgehen gewährleistet, dass relevante Verbrauchsinformationen auf Fahrzeugebene in der Fuhrparkmanagementsoftware gespeichert werden und anschließend für sämtliche Auswertungen bereitstehen. Über definierte Programmierschnittstellen (APIs) können Systeme wie SAP, Datev oder Diamant gezielt angesprochen und mit den relevanten Buchungssätzen versorgt werden.
2. Stufe : Integration der Fuhrpark-Software in den Workflow
In der nächsten Ausbaustufe ist es denkbar, dass ein OCR-Scanner analoge Eingangsrechnungen, also die Rechnungspapiere, einliest und die erzeugten Datensätze inklusive der eingescannten Dokumente an das Fuhrparkmanagement übergeben werden. Dort werden die eingescannten Rechnungen als PDF oder als TIF-Datei im digitalen Archiv revisionssicher gespeichert oder als Verlinkung in ein einem anderen Archiv hinterlegt.
Der Fuhrpark als Nebenbuch der Buchführung
Besondere Vorsicht ist geboten, wenn die Rechnungserfassung im Fuhrpark als Nebenbuch der Buchführung fungiert. Die Nebenbuchhaltung stellt eine organisatorische Ausgliederung von Teilbereichen der Hauptbuchhaltung dar, wo bestimmte Hauptbuchkonten näher erläutert werden.
Unternehmen, die eine Cloud-Lösung einsetzen oder einen Dienstleister mit der Rechnungserfassung beauftragen, sollten überprüfen, wo die Rechnungen verarbeitet und archiviert werden. Eine Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland muss nämlich beim zuständigen Finanzamt beantragt werden und ist nur in einem Land möglich, mit dem Deutschland ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) abgeschlossen hat. Die Anforderungen sind noch recht hoch, insbesondere ist darauf zu beachten, dass die Kontrolle der Besteuerungsgrundlagen durch die deutsche Finanzverwaltung sichergestellt sein müssen.
Die Vorteile einer Buchhaltungs-Integration in der Fuhrparkmangement-Software
Die Integration einer automatisierten Rechnungserfassung und -verarbeitung ermöglicht:
- die Reduzierung der manuellen Aufwände und des Fehlerrisikos durch Mehrfacherfassung
- die kostenstellengerechte Verbuchung von Kosten zum Leistungszeitraum
- das digitale Archiv dient als zentrale Dokumentenablage
- ein umfangreiches Controlling mit verschiedensten fahrzeugbezogenen KPIs und Analysen
Fazit: Die Fuhrpark-Lösung zur automatisierten Rechnungserfassung inklusive Vertragskontrolle und Prognosen
Eine Kernkomponente der Fuhrparkmanagementsoftware Fleet+ ist die automatisierte Rechnungserfassung mitsamt einer Dokumentablage im eigenen Archiv. Schon im Standardumfang liefert die Software-Lösung zahlreiche Importschnittstellen zu Leasinggesellschaften und Mineralölgesellschaften kostenlos aus. Auch der Import von Maut- oder Versicherungsgebühren ist so möglich.
In vielen Rechnungen werden Betriebsstände der Fahrzeuge geliefert – diese erfasst die Software und generiert eigenständig Laufzeit-/Laufleistungsprognosen und gleicht diese mit den Rahmenbedingungen der Leasingverträge ab. Auf Knopfdruck wird der User durch eine Ampelfunktion über vertragliche Über- bzw. Unterschreitungen der Leasingverträge informiert und hat so stets volle Kostentransparenz.
Auch die Berechnung von jährlichen Forecasts ist im Handumdrehen erledigt. Durch Kostenprognosen errechnet sich der ideale Ersatzzeitpunkt von Fahrzeugen – so lassen sich kostenintensive Anschaffungen kostengerecht terminieren. Darüber hinaus können jährliche Kosten in Fleet+ periodisiert werden und monatlich als Buchungssatz an die Finanzbuchhaltung abgegeben werden. Das leistungsstarke Reportingmodul zieht sich durch das komplette Programm und bietet die Möglichkeit jegliche Fuhrparkkosten gezielt nach Ihren Wünschen auszuwerten. So können Sie Ausreißer und Kostentreiber schnell identifizieren und sinnvolle Maßnahmen ergreifen, von denen wiederum Ihr gesamter Fuhrpark profitieren wird.