Owner liability in the fleet: These obligations and regulations apply to fleet managers

Fahrerin nutzt die LapID Driver App zur Durchführung der elektronischen Führerscheinkontrolle
Fahrerin nutzt die LapID Driver App zur Durchführung der elektronischen Führerscheinkontrolle

The subject of owner’s liability in the vehicle fleet can quickly become an explosive matter for fleet managers, managing directors or board members. Because anyone who only fulfills their duties irregularly or not at all must expect severe penalties. In order to protect yourself from legal consequences, you should therefore be fully aware of the most important laws, obligations and requirements relating to owner’s liability in the vehicle fleet. In our article, you will receive a comprehensive overview of the tasks that fleet managers must perform in connection with keeper liability in order to make your fleet even safer and legally correct.

What exactly is the keeper liability in the fleet and who is the keeper?

The owner’s liability in the vehicle fleet states that the vehicle owner can be held liable for any damage caused, regardless of his fault. But who is the holder in case of liability? A ruling by the Cologne Higher Regional Court of 08. 10.1993 states:

Kurz und knapp: Was macht LapID?

Als Erfinder der automatisierten Führerscheinkontrolle haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, Abläufe im Unternehmen zu digitalisieren und manuelle Prozesse abzulösen. So können sich Verantwortliche im Unternehmen auf andere wichtige Dinge konzentrieren. Gleichzeitig können sie ihren rechtlichen Verpflichtungen, die sich aus der Halterhaftung, den Unfallverhütungsvorschriften oder dem Arbeitsschutzgesetz ergeben, nachkommen.

Welche Lösungen und Leistungen bietet LapID seinen Kunden?

LapID bietet drei miteinander kombinierbare Services an. Hierzu zählen die automatisierte Führerscheinkontrolle, Unterweisungen im E-Learning-Format und das digitale Termin- und Dokumentenmanagement für UVV-Prüfungen.

Bei der automatisierten Führerscheinkontrolle können unsere Kunden aus drei Kontrollmethoden wählen. Diese lassen sich ebenfalls einfach miteinander kombinieren und decken jeden Führerschein im Fuhrpark ab. Mit der LapID Driver App können Fahrer bspw. die Führerscheinkontrolle direkt am Smartphone durchführen. Für EU-Kartenführerscheine aus Deutschland und Österreich setzen wir auf einen KI-gestützten Prozess, der die Sicherheitsmerkmale des Führerscheins überprüft. Papierführerscheine oder ausländische Führerscheine können in der App mit unserem NFC-Siegel kontrolliert werden. Das Siegel lässt sich außerdem auch an einer unserer 1.200 öffentlich zugänglichen Prüfstationen kontrollieren. Die dritte Variante ist die LapID Manager App, die bei der Sichtprüfung vor Ort unterstützt.

Darüber hinaus bieten wir verschiedene E-Learning-Unterweisungen in den Bereichen Arbeitsschutz, Fuhrparkmanagement und Compliance an. Die standardisierten Module können dabei zusätzlich um eigene Inhalte ergänzt werden.

Mit dem digitalen Termin- und Dokumentenmanagement zur UVV-Prüfung entlasten wir Fuhrparkverantwortliche bei der Organisation von Terminen rund um das Fahrzeug. Prüfberichte können einfach vom Fahrer via Smartphone hochgeladen werden und sind in der digitalen Fahrzeugakte rechtssicher hinterlegt.

Fuhrparkmanagement Software Fleet+ digitalisiert die Verwaltung der Flotte

Fleet+ und die LapID Führerscheinkontrolle

Kombinieren Sie unsere Fuhrparksoftware Fleet+ mit der Führerscheinkontrolle von LapID. Durch die automatische Datensynchronisation sparen Sie viel Zeit im Tagesgeschäft.

Transfer of the holder's duties: These requirements must be met

The delegation of the keeper’s liability must in any case be made in writing and expressly. To minimize potential legal and financial risks, companies should always ensure that they have clear agreements in place and adequately address all relevant aspects of keeper liability and its delegation. There are a few legal pitfalls lurking in the process. If certain points do not apply, there is a so-called organizational fault and in the end the management is liable after all.

  • Written contract: In order to clearly regulate the delegation of keeper liability in fleet management, it is advisable to record this in writing. This is best done either in the employment contract of the fleet manager or through a separate contract.
  • Unambiguous wording: This document should clearly articulate all required roles and responsibilities.
  • Personal suitability: it is important that the person to whom the keeper’s liability is transferred has the necessary qualities and skills consistent with the tasks.
  • Automatic delegation: Automatic delegation may only occur if the person concerned has been carrying out these tasks for more than five years or is suitable for them due to their professional qualifications.

Wie funktioniert die Führerscheinkontrolle von LapID?

Nachdem der Kunde im LapID System angelegt ist und die ersten Fahrer hinterlegt wurden, kann die Führerscheinkontrolle aktiviert werden. Vor der Kontrolle erhält der Fahrer eine Benachrichtigung (entweder per E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigung). Danach kann er die Kontrolle über die hinterlegte Methode starten. Diese wird, nach erfolgreicher Durchführung, im LapID System dokumentiert. So haben Fuhrparkverantwortliche jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand der Führerscheinkontrollen im Fuhrpark. Es wird automatisch ein neuer Termin für die nächste Führerscheinkontrolle gesetzt, abhängig vom ausgewählten Intervall, in dem die Prüfung stattfinden soll.

Hat ein Fahrer seine Führerscheinkontrolle nicht durchgeführt, greift unser Eskalationsprozess. Hier können bis zu drei verschiedene Empfänger hinterlegt werden, die über die ausgebliebene Führerscheinkontrolle informiert werden.

Das Termin- und Erinnerungsmanagement sowie die rechtssichere Dokumentation finden sich natürlich auch in den Unterweisungen und dem Management der UVV-Fahrzeugprüfung wieder.

Fahrerin scannt Führerschein mithilfe der LapID Driver App und gewinnt dadurch sehr viel Flexibilität
Nach erfolgter Führerscheinkontrolle werden die Informationen automatisch an Fleet+ übertragen. Fahrer können anstehende Prüftermine anschließend in der Driver App einsehen.

Wie ergänzen sich die LapID Führerscheinkontrolle und die Fuhrparksoftware Fleet+ von Carano?

In connection with the owner’s liability in the fleet, the fleet manager has to fulfill various obligations to ensure compliance with the law and safety in the fleet. These include:

Driver’s license check

  • Only employees with a valid driver’s license may drive company vehicles.
  • Driver’s license checks should be performed at least semi-annually by the fleet manager.

Driver training according to UVV

  • Employees should be trained in the safe handling of the vehicle and in how to behave in the event of an accident as part of UVV driver training.
  • This instruction and control by a test must be carried out at least once a year

UVV inspection of the vehicles

  • The aim is to ensure the safety of the company vehicles, so an inspection for possible damage or defects is carried out.
  • This inspection should be performed by a competent person to ensure proper evaluation of each vehicle.

Wie profitieren Nutzer von der Partnerschaft?

What happens if you, as the fleet manager, do not fulfill your keeper liability obligations?

Compliance with keeper liability obligations is of paramount importance, as the safety of human life is always at stake. The legislator therefore intervenes rigorously if the owner’s liability is neglected or disregarded by the fleet management.

A typical example is when a company car driver became conspicuous due to drunk driving and his driver’s license is revoked. As the fleet manager, it is then your responsibility to prohibit the use of the company car until a valid driver’s license is obtained again. Similarly, if a driver is unfit to drive due to an illness and related medication. In addition, failure to identify and remedy vehicle defects in a timely manner may also be considered a breach of the keeper’s liability obligations.

The penalties for the keeper resulting from the failure to comply with these obligations are both criminal and civil in nature and may entail significant financial implications of several thousand euros. Fleet managers who allow company vehicles to be driven without a valid driver’s license risk imprisonment or a fine under Section 21 of the StVG.

It is therefore of utmost importance that you, as the person responsible for the fleet, fulfill your keeper obligations conscientiously in order to avoid possible consequences. All results must also be documented in a complete and comprehensible manner so that you can provide appropriate proof in the event of a claim.

Fleet+ can be individually tailored to the desired processes, your organisation and cost structures

Kombinieren Sie die elektronische Führerscheinkontrolle mit Fleet+

Über Christoph Schlüpen

Christoph, seit 2021 bei LapID, leitet als Team Lead das Partner Management und kümmert sich gemeinsam mit seinem engagierten Team um das LapID Partnernetzwerk. Neben der kontinuierlichen Betreuung bestehender Partnerschaften liegt sein Fokus auch auf der Evaluierung neuer strategischer Kooperationen. Vom Vertragsabschluss bis hin zur langfristigen Zusammenarbeit steht das LapID Partnermanagement stets als verlässlicher Ansprechpartner zur Verfügung.

Über LapID

Die LapID Service GmbH ist der marktführende Anbieter zur Automatisierung von Compliance-Aufgaben im Fuhrpark. Das deutsche SaaS-Unternehmen bietet Lösungen für die gesetzlich verpflichtende Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisung und Fahrzeugprüfung nach UVV an. Ergänzt wird das Portfolio um E-Learning-Unterweisungen für die Bereiche Arbeitsschutz, Arbeitssicherheit und Compliance. Die Auftragsverarbeitung bei LapID ist durch den TÜV SÜD geprüft, die Unterweisungen via E-Learning sind durch die DGUV zertifiziert. Bei dem 2006 gegründeten Unternehmen arbeiten rund 50 Mitarbeiter an zwei Standorten in Netphen (Siegerland) und Köln. Deutschlandweit sind über 500.000 Nutzer bei über 4.000 namhaften Unternehmen wie BAUR, Coca-Cola, IBM, Evonik und innocent mit LapID unterwegs. Mehr Informationen unter: https://www.lapid.de/

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