Der Vollsortimenter hat mit Fleet+ alle Kosten im Blick

Geringe Kosten und eine möglichst hohe Transparenz gelten beim Möbelhändler POCO Einrichtungsmärkte GmbH nicht nur für das Produktsortiment, sondern auch für die mehr als 400 Fahrzeuge umfassende Flotte. Seit 2016 nutzt das Unternehmen die Fuhrparkmanagementsoftware Fleet+ von Carano und hat so die volle Kontrolle über Verträge, Ausgaben und Co.

Je größer die Flotte, umso mehr Arbeit kommt auf den Verantwortlichen zu, lautet eine brancheninterne Weisheit. Vor allem komplexe Flotten, die aus verschiedenen Fahrzeugtypen bestehen, sind aufwandsintensiv. So auch die der POCO Einrichtungsmärkte GmbH. Der mehr als 400 Fahrzeuge große Fuhrpark hat vom PKW über den Gabelstapler bis hin zur Sattelzugmaschine alles zu bieten.

Während die Transporter und Nutzfahrzeuge das Unternehmenslogo tragen und somit eine gewisse Außenwirkung haben, sind die Pkw für den Außendienst und als Teil der Mitarbeitermotivation gedacht. Zusätzliche Herausforderungen für das Fuhrparkteam ergeben sich aus der Implementierung von Elektrofahrzeugen in den Fuhrpark.

An den Zentralen von POCO finden sich sowohl Ladepunkte als auch E-Fahrzeuge, die Teil der Poolingflotte sind. Darüber hinaus sollen in absehbarer Zeit die Filialen mit Ladepunkten ausgestattet werden, um Kunden und Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, ihre Fahrzeuge vor Ort zu laden. „POCO forciert in allen Bereichen den Einsatz neuer Technologien, so auch bei der E-Mobilität. Aber noch sind die Voraussetzungen nicht unbedingt für alle unserer Fahrer gegeben, da die Mitarbeiter aufgrund der deutschlandweiten Verteilung der Filialen viele Kilometer fahren müssen“, sagt Angelika Nothdurft, Fuhrparkleiterin POCO Einrichtungsmärkte GmbH.

Damals konnte Carano alle unsere Anforderungen erfüllen. Heute weiß ich, dass das System darüber hinaus noch sehr viel mehr kann.

Angelika Nothdurft
Fuhrparkleiterin POCO Einrichtungsmärkte GmbH

Volle Ausgabenkontrolle dank umfassender Reportings

Erfolgreiches Fuhrparkmanagement ist vor allem eines: eine optimale Kostenstruktur, die gleichzeitig die Wirtschaftlichkeit und die Mobilität der Flotte sicherstellt. Genau hier setzt Fleet+ an. Das Basismodul, das POCO nutzt, bietet tiefgreifende Analysen zu allen wichtigen Kennzahlen. Das reicht von der einfachen Liste bis hin zu Managementsichten und einem interaktiven Tabellen-Dashboard mit Reportings. Mit diesen Funktionen lassen sich Kostenausreißer schneller identifizieren, Leasingverträge und -konditionen besser vergleichen und der Kraftstoffverbrauch treffsicher prognostizieren. Kurzum, das digitale Reporting mit Fleet+ spart Zeit und personelle Ressourcen.

Neben Auswertungen und Reportings kann die Fuhrparkmanagementsoftware Fleet+ aber noch viel mehr. Das Basismodul bildet den Grundstein für ein modulares Anwendungssystem, das je nach Kundenwunsch und Fuhrparkbeschaffenheit individuell erweitert werden kann. So gibt es unter anderem eine Archivfunktion, eine Rechte- und Vertragsverwaltung, Sammelrechnungsimporte mit Standardvorlagen und ein Werkstattmodul, mit dem Schäden abgewickelt werden können.

Fleet+ ist nicht die erste Fuhrparksoftware, die in der Flotte von POCO eingesetzt wurde. Die alte Lösung jedoch genügte nicht den gestiegenen Anforderungen und so machte sich Angelika Nothdurft auf die Suche nach einer funktionsstarken Alternative als ihr der Aufgabenbereich übertragen wurde. Zum einen sollte die neue Software in der Lage sein, die Markenpluralität in der POCO-Flotte abzubilden, andererseits aber vor allem Einsparpotenzial aufdecken. Auch die Möglichkeit, Kfz-Versicherungen wieder inhouse bearbeiten und verwalten zu können, waren ein wichtiges Entscheidungskriterium.

Die Anforderungen waren definiert, nun musste nur der passende Partner für eine Zusammenarbeit gefunden werden. Die Partnerschaft zwischen der POCO Einrichtungsmärkte GmbH und Carano Software Solutions begann auf einer Flottenmesse. Schnell wurde man sich einig und begann mit der Projektumsetzung.

Auf einen Blick

125

Discountmärkte in ganz Deutschland

8.400

Mitarbeitende

450

Pkw- und Nutzfahrzeuge

  • Kostentransparenz und tiefgreifende Analysen dank Fleet+

  • Digitale Abläufe, inkl. Terminkoordination

  • Digitalisierte Abläufe reduzieren den Aufwand

  • Datenmengen, sortiert auf eigenen Servern

Sicheres Datenhandling ist in der Flotte ein Muss

Bei all der Datensammlung und -auswertung darf ein Thema allerdings nicht außer Acht gelassen werden: der Datenschutz. Fleet+ ist lokal auf den Servern von POCO installiert und so liegen die Daten auch dort. „Es war uns ein besonderes Anliegen, die Datenhoheit zu bewahren“, unterstreicht Angelika Nothdurft. Denn längst nicht jeder Anbieter in der Branche kann diese Voraussetzungen erfüllen.

Die Zusammenarbeit zwischen POCO und Carano hörte mit der Implementierung der Software aber nicht auf. Die Herausforderung bei POCO war es, einen Mehrmarkenfuhrpark innerhalb eines Programms zu konsolidieren und dabei auch die bereits vorhandenen Daten mit in das neue System zu übernehmen“, erläutert Hans-Joachim Guth, Co-Geschäftsführer von Carano. Ein Vorhaben, das gelungen ist und Hoffnung auf weitere gemeinsame Projekte mit dem Berliner Flottenexperten und dem Möbelriesen macht.

Lokaler Einrichtungsmarkt der POCO Einrichtungsmaerkte GmbH

Keine aufwendige Terminkoordination mehr

Mittlerweile wurde auch die elektronische Führerscheinkontrolle LIVA bei POCO in Fleet+ integriert, wofür POCO sich als einer der ersten Testnutzer zur Verfügung stellte und dabei half, die Anwendung zu verbessern und typische „Kinderkrankheiten“ aufzudecken.

Ein weiterer wichtiger Aspekt neben der Kostenkontrolle ist die Terminkoordination. Fleet+ hilft bei der Überwachung von z. B. HU-Terminen, dem Prüfen des Ablaufdatums der Führerscheine und vielen anderen wiederkehrenden Terminen. Von dem Wissen, das durch die Implementierung und intensive Nutzung der Softwarelösung entstanden ist, profitieren beide Seiten. So hat POCO auf Wunsch von Carano Schulungen mit anderen Interessenten durchgeführt und konnte dabei auf die eigene Datengrundlage zurückgreifen, wovon wiederum die Weiterentwicklung von Fleet+ profitierte.

Die Zukunft gehört der Elektromobilität, das weiß auch POCO und so werden inzwischen auch die ersten E-Fahrzeuge mit Fleet+ verwaltet. „Die größten Herausforderungen [für uns] sind in diesem Bereich die ländliche Gegend und die hohen Kilometerleistungen, die zum Teil von unseren Mitarbeitern gefahren werden [müssen]“, sagt Angelika Nothdurft, und fügt zuversichtlich hinzu „es wird auch bei uns in diese Richtung gehen.“ Wie passend, dass Carano bereits frühzeitig die Möglichkeiten von gewerblicher Elektromobilität erkannt hat und mit namenhaften Partnern dazu in den Projekten „Shared E-Fleet“ und „Smart efleets“ Forschung betreibt. Getreu dem Motto des Möbel-Discounters: „Die haben aber auch alles!“.

Über die POCO Einrichtungsmärkte GmbH

Das Unternehmen POCO Einrichtungsmärkte GmbH gehört zu den größten Möbelhändlern im deutschsprachigen Raum mit Sitzen in Bergkamen (Nordrhein-Westfalen) und Hardegsen (Niedersachsen). Der Name POCO ist ein Akronym und geht auf den Firmengründer Peter Pohlmann zurück, der 1989 das erste Möbelhaus mit dem Namen „Pohlmann und Co.“ in Ahlen eröffnete. 2008 schloss sich das Unternehmen mit den ehemaligen Domäne-Einrichtungsmärkten zusammen.