Die elektronische Führerscheinkontrolle

Die Führerscheinkontrolle ist Teil der Halterhaftung im Fuhrpark und gesetzlich vorgeschrieben. Aufwändig muss sie aber nicht sein. Mit unserer elektronischen Führerscheinkontrolle kommen Sie Ihren Pflichten sicher und unkompliziert nach. Ob im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs – die Fahrer scannen ihre Fahrerlaubnis bequem per Smartphone-App und jede Prüfung wird nachvollziehbar abgespeichert.

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Mehr als 400.000 Fahrzeuge werden mit Carano-Lösungen
verwaltet, beschafft und verkauft

Minimiert den Zeit- und Arbeitsaufwand und senkt die Kosten

Automatische Benachrichtigungen bei anstehenden und überfälligen Terminen

Variable Kontrollmethoden via App (Andoid & iOS), Lesegerät oder Sichtkontrolle

Rechtssichere Dokumentation und einfache Nachweisbarkeit der Durchführung

Funktionen von Fleet+

Fuhrpark Stammdaten

Erfassen Sie die Fahrzeuge mit allen technischen Daten (alternativ auch per VIN-Abfrage), Ausstattungen, Restwerten, Reparatur- und Ersatzwagengruppen, Verträgen etc. Ein- und Aufbauten können zwischen Fahrzeugen transferiert werden. Änderungen, die an den zugeordneten Fahrern, Geschäftspartnern oder Kostenstellen vorgenommen wurden, werden historisiert. Fahrerdaten wie die Führerscheinklasse oder andere Qualifikationen werden lückenlos dokumentiert. Die Verwaltung aller Kunden, Lieferanten oder Dienstleister wird nach Konzernen und Hierarchie systematisiert.

Schadenmanagement

In Fleet+ erfassen Sie schadenbezogene Vorgänge (optional direkt durch den Fahrer), geben Reparaturen frei und wickeln die Schadenregulierung über externe Dienstleister ab. Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Gutschriften, die sich auf einen Schadenfall beziehen, werden miteinander verknüpft. Auswertungen zeigen Schadenschwerpunkte auf.

Kosten und Controlling

Für das Controlling der Kennzahlen und der Entwicklung des Fuhrparks stehen unterschiedliche Reporting-Systeme zur Verfügung: Darunter Dashboards mit interaktiver Bearbeitungsfunktion, Vorlagen, Formulare, Reports und Excel-Exporte. So sehen Sie auf einen Blick die wichtigsten KPIs wie ct/km, Top 20 Kostenarten, Forecasts bei Leasing, Vertragskontrollen für Laufleistung/Laufzeit, Verbrauchs- und Bestandsübersichten, Reparaturhistorien etc. Fleet+ bietet über 100 Reports.

Termine

Legen Sie technische, gesetzliche oder organisatorische Termine für Fahrer, Fahrzeuge und Aufbauten an. Fleet+ bietet automatische Erinnerungen per E-Mail und eine Wiedervorlagensystematik. Diese kann in den gewünschten Intervallen eingestellt werden, z.B. für die jährliche Fahrerunterweisung. Sollten Fahrer Termine versäumen, stellen die Eskalationsstufen die Einhaltung sicher.

Kostenerfassung

Kostenarten und Rechnungsimporte können individuell definiert werden. Nach dem Import prüfen und verteilen Sie die Kosten automatisch auf die jeweiligen Kostenstellen. Anschließend können diese an die Buchhaltung übertragen werden. Fleet+ ist bis auf Kostenartebene mandantenfähig.

Tankdaten

Die Tankkartenverwaltung gibt Ihnen einen Überblick über Bestellungen, Verlustmeldungen und Kartensperrungen. Die Tankdaten werden nach erfolgtem Import den einzelnen Fahrzeugen direkt zugeordnet und eine Plausibilitätskontrolle verhindert Mehrfachbetankungen. Schnittstellen zu allen gängigen Tankorganisationen sowie zu Ei-gentankstellen sind auf Wunsch möglich.

Reparaturen und Wartung

Reparaturaufträge können automatisch erzeugt werden, auch direkt aus einem Schadenfall. Bei der Erfassung von Eingangsrechnungen prüft Fleet+ ob Reparaturaufträge vorliegen und ob fällige Termine erledigt wurden. Bei einer Auftragsüberschreitung können Sie den Werkstattpartner direkt per E-Mail oder Fax über den Grund der Rechnungskürzung informieren. Fleet+ liefert Ihnen zudem eine Übersicht sämtlicher bisher angefallener Kosten und erfasster Bauteile für das entsprechende Fahrzeug.

Verteiltes Arbeiten

Legen Sie die Zugriffsrechte für einzelne Module, Fenster oder Dialogelemente für alle Benutzergruppen flexibel fest.

Poolfahrzeuge

Die Poolverwaltung in Fleet+ unterstützt die Organisation von Poolfahrzeugen mittels einer Übersicht aller Fahrzeuge, Buchungen und Stornierungen. Die Fahrer können – je nach Berechtigung – unterschiedliche Fahrzeugklassen direkt in der Weboberfläche buchen. Dabei wird u.a. die Soll-/Ist-Laufleistung überprüft. Für die Abrechnung der innerbetrieblichen oder externen Kurzzeitvermietung können Tarife frei hinterlegt werden.

Vertragsverwaltung

Verwalten Sie alle Arten von Verträgen sowie die innerbetriebliche oder externe Leistungsverrechnung, inklusive der automatisierten Fakturierung von Einzel- und Sammelrechnungen.

Schnittstellen und Rechnungsimport

Fleet+ hält verschiedene Import-Schnittstellen z.B. zu Leasinggesellschaften, Tankorganisationen oder Reifenlieferanten bereit. Außerdem bietet die Software weitere umfangreiche Import- und Exportfunktionen von Daten inklusive Excel. Auch SAP, Buchhaltungs- und HR-Programme können mittels individueller Schnittstellen angebunden werden. Fleet+ führt automatisch eine Plausibilitätsprüfung durch.

Digitale Akte

Im Archiv von Fleet+ werden Fahrzeug- und Fahrerdaten, Rechnungsdateien, Bilder sowie E-Mail-Korrespondenzen übersichtlich sortiert und gespeichert, sodass sie leicht wiederzufinden sind. Diese Funktion ist an allen relevanten Punkten integriert, wie z.B. an der Schadenakte, am Fahrzeug, am Reparaturauftrag sowie an den Rechnungen.

So funktioniert die digitale Führerscheinkontrolle von Carano

Zusätzliche Prüfmethoden

Prüfung am Standort

Mit dem USB-Stick können Sie auch ohne Smartphone die Führerscheine der Fahrer an verschiedenen Standorten sicher kontrollieren.

Sichtprüfung

Die manuelle Prüfung vor Ort erlaubt Fuhrparkverantwortlichen eine zusätzliche Kontrollmöglichkeit und Wahrung der Halterhaftungspflichten.

Fahrer anlegen & Führerschein initialisieren

Die Daten aller Fahrer durch den Fuhrparkverantwortlichen werden im System angelegt. Anschließend erfolgt die Anbringung eines NFC-Aufklebers auf dem Führerschein.

Mit Hilfe eines USB-Sticks werden die Daten in der App eingelesen und mit dem Fahrer verknüpft.

Prüfung per App

Automatische Benachrichtigung

Jetzt können die Prüfungstermine und Intervalle angelegt und angepasst werden.

Die Fahrer erhalten ab 7 Tagen vor Beginn des angesetzten Kontrolltermins eine Push-Benachrichtigung und E-Mail. Fuhrparkverantwortliche werden bei verpassten Terminen informiert.

Alle Daten auf einem Blick und stets informiert

Nun kann die Prüfung entweder per App durch den Fahrer selbst oder durch eine autorisierte Person an einem zentralen Standort durchgeführt werden.

Nach der Prüfung wird das Ergebnis revisionssicher im System hinterlegt.

Mit der Umstellung auf Homeoffice und den andauernden Kontaktbeschränkungen
stand für uns endgültig fest, dass eine digitale Lösung für die Führerscheinkontrolle
unumgänglich ist. Die Prüfung per Smartphone-App fanden wir auf Anhieb spannend. Die Resonanz der Fahrer ist wirklich positiv. Es geht schnell, die Prüfung per App ist bequem und ohne großen Aufwand zu erledigen.

Jörg Bültmann

Fuhrparkleiter
Müller Service GmbH

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