Die Corona-Krise hat es verdeutlicht: Die Digitalisierung ist im Fuhrpark angekommen und wird in Zukunft bei einer effizienten und kostenschonenden Verwaltung der Flotte eine immer stärkere Rolle spielen. Welche Tendenzen zeichnen sich auf dem Gebiet IT-Anwendungen zur Fuhrparkverwaltung ab und wie finden Fuhrparkverantwortliche die richtige Lösung für Ihr Unternehmen?
Individuelle Lösungen sind gefragt, denn jeder Fuhrpark ist anders
Die Diversität der Fuhrparks erfordert verschiedenen Maßnahmen, daher gibt es auch nicht nur eine Richtung, in die sich der Markt bewegt. Aufgrund der derzeitigen Situation durch die Corona-Pandemie nimmt verteiltes Arbeiten an verschiedenen Standorten einen immer größeren Stellenwert ein. Diese Methodik ist für viele Fuhrparks neu und erfordert im ersten Moment auch ein Umdenken. Verteilten Arbeiten ist für viele Fuhrparks aber auch eine große Chance, ihre Prozesse zu verschlanken und Kommunikationswege effektiver zu gestalten.
Mit Hilfe einer guten Software können alle relevanten Beteiligten auf eine gemeinsame Datenbank zugreifen, das digitale Archiv über das Web abrufen und so die Daten auswerten. Auch die Fahrer werden vermehrt in die Arbeitsprozesse eingebunden, sodass ein effektiver Informationsaustausch entsteht.
Wir glauben, dass das Fuhrparkmanagement effizienter und kostengünstiger wird, wenn die Arbeit aufgeteilt wird. Das Ziel: Prozesskosten senken, mehr Transparenz und bessere Servicequalität.
Toni Hoffmann, Produktmanager bei Carano Software Solutions
Darüber hinaus hält auch die Digitalisierung immer stärker im Fuhrparkmanagement Einzug und rollt alt eingesessene Abläufe komplett auf. So werden sich in Zukunft Fahrer noch stärker als bisher über Mails und Apps untereinander und mit dem Fuhrparkleiter abstimmen. Das macht auch die physische Präsenz nicht für alle Prüfungen und Tests zwingend notwendig, was wiederum für den Fuhrparkverantwortlichen eine große Zeit- und Kostenersparnis bedeutet, da hier die Organisation wegfällt. Moderne Software-Lösungen erinnern an gesetzliche Überprüfungen und verschicken Erinnerungsmails an die Fahrer, damit die Termine auch eingehalten werden und so weniger Koordinationsaufwand aufgrund von Versäumnissen entsteht.
Was das Reporting und Controlling betrifft, werden in den kommenden Jahren die Excel-Tabellen von übersichtlichen Dashboards, die mit nur wenigen Klicks alle wichtigen Kennzahlen anzeigen, abgelöst.
Ein weiterer Trend sind Cloud-Modelle, deren Einsatz in den nächsten Jahren auch weiter wachsen wird. Im Gegensatz zu on-premise Lösungen, die lokal auf dem Server installiert werden, bietet die Cloud einen einfacheren Zugriff auf das System, insbesondere von unterwegs oder dem Homeoffice aus.
Mit der zunehmenden Akzeptanz den Fuhrpark auch aus dem heimischen Büro zu koordinieren, wird Cloud-Software in den kommenden Jahren eine immer größere Rolle spielen, wenn es um die Koordination des Fuhrparks geht. Auch Kombinationen aus on-premise und Cloud-Lösung werden mehr und mehr nachgefragt, da besonders diese Art Fuhrparksoftware das verteilte Arbeiten bei räumlicher Distanz vereinfacht.
Wann lohnt sich eine Fuhrparksoftware?
Eines vorweg: Eine Fuhrparksoftware lohnt sich so gut wie immer. Bei der Auswahl der passenden Lösung ist es weniger die Größe, sondern eher die Komplexität des Fuhrparks, die entscheidend ist. Ein Blick auf die Arbeitsprozesse kann hilfreich sein: Was wird intern und was extern gemacht? Entscheidend ist, was die Zielsetzung der Software ist und wie die Organisation innerhalb des Fuhrparks aussieht. Fuhrparkmanagement-Lösungen wie Fleet+ bieten eine hohe Funktionalität und eignen sich für mittel- bis mittelgroße Fuhrparks. Für kleine Fuhrparks eignen sich jedoch Kompaktlösungen. Hier lohnt es sich bei den Herstellern nach geeigneten Lösungen anzufragen, die Ihren Bedarf bestmöglich abdecken.
Vor dem Kauf einer Software-Lösung sollten sich Fuhrparkverwalter folgende Fragen stellen:
- Wollen Sie eine einfachere Kostenerfassung und Analyse oder dienen die erfassten Daten Ihnen als Grundlage für strategische Entscheidungen?
- Gibt es verteilte Standorte und wer soll direkt Zugriff haben?
- Wie viel Unterstützung möchten Sie den Fahrern geben?
- Welche Abteilungen und externe Dienstleister sollen involviert sein?
- Gibt es Vorgaben zum Datenschutz im Unternehmen?
- Welche Services und Apps gibt es für die Fahrer usw.
Wenn Sie diese Fragen im Vorfeld klären, dann wird Ihnen die Entscheidung für die richtige Lösung für Ihren Fuhrpark auch leichter fallen und Sie können schneller in die Implementierung gehen.
Kurzum, eine sorgfältig durchdachte Auflistung aller Prozesse im Fuhrpark bietet eine gute Entscheidungsgrundlage für den Kauf einer Fuhrparksoftware und erleichtert den Schritt in einen digital verwalteten Fuhrpark. Die Herausforderung ist, die Lösung letzten Endes so zu implementieren, dass aufwandsintensive Prozesse nach und nach vereinfacht werden und Kosten gespart werden.
Die Suche nach einer passenden Fuhrparksoftware kann langwierig sein. Wir unterstützen Sie dabei und zeigen Ihnen, wie Sie mit Hilfe unserer Lösungen Zeit und Kosten sparen und zugleich etablierte Kommunikationswege effektiver gestalten können.
