Verschiedene Fahrzeuge im Fuhrpark

Rollenbasiertes Fuhrparkmanagement

Fuhrparkmanagement bedeutet in erster Linie Organisation und Koordination. Meist ist der Fuhrparkleiter die wichtigste Entscheidungsinstanz, jedoch gibt es auch viele Aufgaben und Prozesse, bei denen er lediglich als Mittelsmann fungiert und einen reibungslosen Kommunikationsfluss gewährleisten muss. Wenn dieser Informationsfluss gestört ist oder aber stets nur über den Fuhrparkleiter läuft, kann es schnell zu zeitlichen und finanziellen Mehraufwänden kommen.

Die Vorteile von rollenbasiertem Fuhrparkmanagement – Beispiele aus der Praxis

Szenario 1: Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen und muss seinen Firmenwagen abgeben. Für den Fuhrparkleiter bedeutet dies, dass er die Rückgabe des Firmenwagens und des Schlüssels koordinieren muss. Aber wer kümmert sich um die Aktualisierung der Fahrerdaten im System?

Die Lösung: Eine Fuhrparkmanagement-Software mit der Sie anhand von Rollenzuweisungen den Fuhrpark managen können. Mit der richtigen IT-Unterstützung ist es möglich, dass die Personalabteilung die Fahrerdaten aktualisiert und den Fuhrpark lediglich über die Änderung benachrichtigt, der dann einen Termin zur Fahrzeug- und Schlüsselübergabe veranlassen kann. Diese Aufgabenteilung schafft Effizienz und spart dem Fuhrparkleiter wertvolle Zeit.

Ein weiteres Beispiel, das die Bedeutung von rollenbasiertem Fuhrparkmanagement unterstreicht: Ein Unfall passiert und der Fahrer meldet einen Schaden. Der Fuhrparkleiter wird über den Schaden informiert, kann die Notfallhilfe in kürzester Zeit organisieren und mit der Werkstatt einen Termin abstimmen. Die Werkstatt wiederum greift auf die Unfallmeldung und die getätigten Bilder aus dem System zurück, um die Kosten für die Reparatur besser abschätzen zu können.

Auch hier sind wieder unterschiedliche Instanzen auf verschiedene Informationen angewiesen, müssen diese verarbeiten und an die richtige Stelle weiterleiten. Ebenso wie in Beispiel 1, ist auch hier eine Fuhrparkmanagement-Software von Nöten, die eine rollenbasierte Verwaltung ermöglicht.

Verteilte Verarbeitung von Fuhrpark-Daten

Im Fuhrparkmanagement geht es überwiegend um die Aggregation, Verarbeitung und Verteilung von Daten. Durch das direkte Einbinden anderer Abteilungen und Partnern können Sie das Fuhrparkmanagement erheblich optimieren und langfristig Kosten senken.

  • Daten-Qualität erhöhen: Fehler durch doppelte Datenerfassung reduzieren, so ist die Anreicherung der Daten leichter möglich
  • Schnelligkeit erhöhen: weniger bis keine „Zwischenschritte“, die Häufigkeit der Erfassung erhöhen
  • Prozesskosten senken: mehrfache und/oder manuelle Daten-Erfassung und Verteilung reduzieren, so enstehen weniger Rücksprachen
  • Mehr Transparenz: bedarfsgerechte Reportings auf Knopfdruck, Archiv-Inhalte (Dokumente und Bilder) sind für alle Beteiligten verfügbar
  • Bessere Servicequalität (intern und extern): höhere Mitarbeitermotivation und Sicherheit durch stets verfügbare Informationen (Fahrerhandbuch), stets aktuelle Berichte für das Controlling, die Geschäftsführung und die Kunden
Menschen an einem Tisch gucken auf einen Laptopbildschirm

Rollenbasierte Fuhrparkverwaltung mit Fleet+ Web

Das Fleet+ Web Modul bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Fuhrpark standortunabhängig zu verwalten und schafft so größtmögliche Flexibilität. Die Software-Lösung vereinfacht Abstimmungsprozesse und verschlankt den internen sowie externen Kommunikationsfluss. Durch die Berechtigungsstruktur innerhalb der Software, kann der Fuhrparkleiter den Involvierungsgrad in bestimmten Prozessen bestimmen.

Auch für Dienstleister bietet rollenbasiertes Fuhrparkmanagement den großen Vorteil, dass Abläufe transparent und nachvollziehbar im System anhand der Berechtigungsstruktur abgebildet und individuell konfigurierbar sind. Besonders für Dienstleister ist dies relevant, da sie Ihren Kunden volle Transparenz bieten können. So ermöglicht die Software einen Webzugriff, anhand dessen der Kunde einen genauen Überblick über alle für Ihn wichtigen Kennzahlen im Fuhrpark erhält. Darüber hinaus haben Dienstleister aber auch die Möglichkeit die Berechtigungsstruktur innerhalb der Software so zu setzen, dass es nicht zu Überschneidungen im jeweiligen Zuständigkeitsbereich kommt.

Fuhrparkmanagement-Software für jeden Fuhrpark

Fuhrparkmanagement ist individuell und so sollte sich die richtige Software auch Ihren Bedürfnissen anpassen. Mit dem Fleet+ Webmodul können Sie nicht nur den Fuhrpark kosteneffizient verwalten, sondern schaffen auch Transparenz und vereinfachen Kommunikationsabläufe. So kann rollenbasiertes Fuhrparkmanagement einen entscheidenden Teil zu einer besseren Fuhrparkverwaltung beitragen. Entdecken Sie die neue Art der Fuhrparkverwaltung und lassen Sie sich zu unserer neuen Software-Lösung Fleet+ Web beraten.