Mobilitätsbudget statt Dienstwagen: Gut für Mitarbeitende und die Umwelt
Flexible Mobilität verspricht der neue Trend des Mobilitätsbudgets in der Flotte. Was ist dran an der Idee und wie kann auch Ihr Fuhrpark davon profitieren?
Das Mobilitätsbudget für Mitarbeitende ist eine clevere Alternative zum Firmenwagen. Der Arbeitgebende stellt ein zuvor festgelegtes Budget bereit, welches flexibel für die Nutzung klimaschonender Verkehrsmittel genutzt werden kann. Das Mobilitätsbudget kann dann nach Belieben für geschäftliche und private Fahrten über den Monat auf verschiedene Verkehrsmittel wie ÖPNV, Deutsche Bahn, Carsharing, Leihräder, E-Scooter, E-Roller, Taxi usw. aufgeteilt werden. Dieser neue Trend bringt mehr Flexibilität bei der Wahl des gerade passenden Transportmittels und lässt sich in eine bestehende Flotte integrieren. Trotzdem setzen bisher nur wenige Fuhrparkverantwortliche diese Option für mehr Nachhaltigkeit in der Praxis um.
Laut dem „Mobilitäts- und Fuhrparkbarometer Deutschland 2021” des Arval Mobility Observatory nutzen nur 31 Prozent der deutschen Unternehmen bereits ein Mobilitätsbudget. Und liegen damit sogar über dem europäischen Durchschnitt. Denn europaweit bieten 28 Prozent aller großen Firmen in Europa ein solches Budget an.
In Zeiten von remote oder hybridem Arbeiten und der lauten gesellschaftlichen Forderung nach mehr Klimaschutz, kann es sich gerade für Unternehmen lohnen, die Unternehmensmobilität mit Hilfe eines Mobilitätsbudgets so flexibel und nachhaltig wie möglich zu gestalten. Kann das Mobilitätsbudget der Schlüssel zu mehr Flexibilität in der Flotte werden?
Was ist ein Mobilitätsbudget und wem nützt es?
Der Gedanke hinter dem Mobilitätsbudget ist, dass die Mitarbeitenden maximale Flexibilität in der Wahl des ihres Fortbewegungsmittels haben. Im besten Fall entscheiden sie sich für umweltschonende Alternativen wie den ÖPNV oder die Bahn. Der personengebundene Dienstwagen verliert über kurz oder lang an Attraktivität.
Ein Mobilitätsbudget ist für alle Mitarbeitenden im Unternehmen eine Bereicherung. Es schließt einen größeren Kreis an Personen ein, die sich auf Firmenkosten fortbewegen können oder aufgrund ihrer Position sogar müssen. Voraussetzung ist, dass das Unternehmen ein fixes Budget für alle Mitarbeitenden festlegt und den Restbetrag zur freien Verfügung stellt.
Wird der Betrag für berufliche und private Fahrten im laufenden Monat nicht voll ausgeschöpft, kann der Überschuss für andere Zwecke oder Leistungen verwendet werden. Beispielsweise für ein neues Fahrrad oder als Zuschuss zur Altersvorsorge. Besonders sparsame Arbeitnehmer, die z. B. den ÖPNV oder die Bahn nutzen, werden dann zusätzlich belohnt. Darüber hinaus schafft ein Mobilitätsbudget den Anreiz, das Firmenauto öfter mal stehenzulassen. Vor allem in überfüllten Ballungsgebieten, wenn man auf Staus und die lästige Parkplatzsuche verzichten will. Laut aktueller Umfragen will heute jeder Zweite seine Mobilität in Metropolenregionen flexibler gestalten.
Auch steuerlich ist die Alternative zum Firmenwagen für Unternehmen reizvoll. Viele Firmen versteuern Mobilitätsleistungen unter „Sachbezüge“ und profitieren so von ganz legal von den Vorteilen. Nutzen Mitarbeitende ihren Dienstwagen für private Fahrten, muss hier der geldwerte Vorteil versteuert werden. Beim Mobilitätsbudget spielt auch die Art und Höhe des Budgets eine Rolle und kann sich steuerlich günstiger in den Kosten auswirken.
Vorteile eines Mobilitätsbudgets auf einen Blick
Für Arbeitnehmer:
- Anreiz für ein nachhaltiges Mobilitätsverhalten
- Keine Parkplatzsuche und weniger Stau, vor allem im urbanen Raum
- Mehr Flexibilität in der Mobilität
- Restbudget kann anderweitig genutzt werden
Für Arbeitgeber:
- Mehr Inklusion im Unternehmen
- Steuerliche Vorteile
- Implizites Belohnungssystem für Mitarbeitende
- Verbesserung des Images und Abgrenzung vom Wettbewerb
- Geringere Kosten
Ist das Mobilitätsbudget immer eine gute Alternative zum Dienstwagen?
„Jede Medaille hat zwei Seiten“ – das gilt auch für die Leistungen aus dem Mobilitätsbudget. Auch wenn die Bereitschaft der Firmen wächst, ein dynamisches System für die Mobilitätsregelung zu etablieren, gibt es Vor- und Nachteile zum Nutzen abzuwägen.
Regionale Unterschiede
Mobilitätsbudgets sind vor allem im urbanen Raum beliebt, da hier die Auswahl an E-Bikes, Cityrollern und das Netz des ÖPNV sehr gut ist. Auf dem Land sieht das anders aus. Hier ist die Mehrheit der Mitarbeitenden bei beruflichen und privaten Fahrten öfter auf ein Auto angewiesen.
Alter der Mitarbeitenden
Jüngere Arbeitnehmende sind mehrheitlich für ein Mobilitätsbudget, ältere stehen dem Ganzen eher skeptisch gegenüber, da sie sich durch einen festgelegten Mobilitätsrahmen eingeschränkt fühlen und Alternativen eher als unbequem angesehen werden.
Außendienstmitarbeiter
Wer regelmäßig bei Kunden vor Ort ist, muss Termine verlässlich einhalten und ohne großen Aufwand mobil sein. Hier kann eine Bahncard eine gewisse Flexibilität schaffen. Auch eine Pooling-Flotte mit E-Fahrzeugen ist denkbar, wobei hier eine stetige Verfügbarkeit und ausreichende Ladekapazitäten sichergestellt sein müssen. Dabei unterstützt eine Corporate Carsharing Software mit 24/7 Buchungssystem und Reichweitenmanagement.
Das Mobilitätsbudget bringt organisatorischen Aufwand
Eine dynamischere Mobilität mithilfe eines festgelegten Mobilitätsbudgets zu ermöglichen, ist ein erster wichtiger Schritt zu mehr Nachhaltigkeit. Aber der ökologische Gedanke allein reicht nicht. Für die erfolgreiche Durchführung ist ein Umdenken auf allen Ebenen wichtig. Ein Mobilitätsbudget ist schließlich auch ein Stück Kontrollverlust, denn von jetzt an entscheiden die Mitarbeitende über ihre Mobilität bei geschäftlichen und privaten Fahrten und nicht mehr das Unternehmen.
Die Umstellung von personenbezogenen Dienstwagen erfordert nicht nur eine mentale Umorientierung, sondern auch organisatorischen Aufwand. Das sollten Unternehmensführung und Fuhrparkverantwortliche nicht unterschätzen und dementsprechend die Kosten einkalkulieren. So müssen die Car Policy angepasst und diese Änderungen ins Unternehmen getragen werden. Eine Aufgabe, die Unternehmensleitung als auch Fuhrparkverantwortliche gleichermaßen tragen müssen.
Beim Mobilitätsbudget auf rechtliche Aspekte achten
Wer das Mobilitätsbudget als Alternative zum Firmenwagen erwägt, sollte ich im Voraus mit steuerlichen und arbeitsrechtlichen Aspekten beschäftigen. Die steuerlichen Vorgaben für die Berechnung des geldwerten Vorteils für private Fahrten mit Dienstfahrzeugen ist eindeutig gesetzlich geregelt. Die Verfahren für die Nutzung eines Mobilitätsbudgets noch nicht. Hier können je nach Mobilitätsart unterschiedliche Regeln gelten und Kosten für Steuer- und Sozialabgaben anfallen.
Wichtig zu wissen ist, dass Budgetverbräuche „verursachergerecht“ erfasst, abgerechnet und einzelnen Mitarbeitenden zugeordnet werden müssen. Das kann einfach über eine Software per App von darauf spezialisierten Anbietenden erfolgen. Bei der Umsetzung eines Mobilitätsbudgets für Mitarbeitende sollte sich das Fuhrparkmanagement in jedem Fall juristisch und steuerlich beraten lassen.