Eine Poolfahrzeug-Vereinbarung regelt die Nutzung von gemeinschaftlich genutzten Firmenfahrzeugen – sogenannten Poolfahrzeugen – innerhalb eines Unternehmens. Sie ist ein zentraler Bestandteil eines rechtssicheren und effizienten Fuhrparkmanagements und schafft Klarheit für alle Beteiligten.
Was ist eine Poolfahrzeug-Vereinbarung?
Die Poolfahrzeug-Vereinbarung ist ein internes Dokument, das die Bedingungen der Nutzung, Zuständigkeiten und Pflichten der Fahrer festlegt. Sie wird zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeitenden geschlossen, die berechtigt sind, Poolfahrzeuge dienstlich zu nutzen. Anders als bei der Dienstwagenregelung geht es hier nicht um die dauerhafte Überlassung eines Fahrzeugs, sondern um eine situative Nutzung auf Abruf.
Inhalte einer typischen Poolfahrzeug-Vereinbarung
Eine fundierte Vereinbarung enthält u. a. folgende Punkte:
- Zweck der Nutzung (ausschließlich dienstlich oder auch privat)
- Buchung und Fahrzeugvergabe (z. B. über digitale Tools)
- Pflichten der Nutzer: Führerscheinkontrolle, Einhaltung der UVV, Fahrzeugpflege, Rückgabezustand
- Haftung und Versicherung bei Schäden, Unfällen oder Verkehrsverstößen
- Verhalten bei Unfällen inkl. Dokumentationspflicht
- Ausschluss privater Nutzung, sofern nicht anders geregelt
- Datenschutz und Telematikdaten, wenn das Fahrzeug mit Ortungssystemen ausgestattet ist
Warum ist eine Poolfahrzeug-Vereinbarung wichtig?
- Rechtssicherheit: Sie schützt das Unternehmen vor Haftungsrisiken (z. B. bei nicht gültiger Fahrerlaubnis).
- Transparenz: Klare Regeln vermeiden Missverständnisse zwischen Fahrer und Fuhrparkverantwortlichen.
- Verantwortungsbewusstsein: Die Vereinbarung verpflichtet Mitarbeitende zur ordnungsgemäßen Nutzung.
Integration ins Fuhrparkmanagement
Die Poolfahrzeug-Vereinbarung sollte Bestandteil jeder professionellen Fuhrparkrichtlinie sein. Sie lässt sich durch digitale Fuhrparksoftware unterstützen – etwa durch automatisierte Buchungen, elektronische Führerscheinkontrollen oder dokumentierte Übergaben.
Fazit
Die Poolfahrzeug-Vereinbarung ist mehr als nur ein internes Formular – sie ist ein wesentlicher Baustein für einen sicheren, rechtskonformen und reibungslosen Betrieb von Poolfahrzeugen im Unternehmen. Sie schafft die Grundlage für klare Abläufe und schützt sowohl die Mitarbeitenden als auch das Unternehmen.
