Dienstwagenfahrer schaut aufs Smartphone

Poolfahrzeuge schlauer verwalten dank digitalem Schlüsselmanagement

Mit Poolfahrzeugen können viele Unternehmen ihre Mobilität flexibel gestalten und die Auslastung der Dienstwagen kostensparender nutzen. Die Herausforderungen, die eine Poolfahrzeug-Flotte mit sich bringt, sind häufig analoger Natur: Das Bereitstellen von intakten Fahrzeugen zu den gewünschten Fahrzeiten, die Dokumentation technischer Daten sowie die Ausgabe und Rückgabe des gemieteten Fahrzeuges an den Mitarbeiter – und nicht zu vergessen- die Verwaltung der Fahrzeugschlüssel. Alles in allem sind der reibungslose Ablauf der Buchung durch den Mitarbeiter und die sinnvolle Auslastung eines Fuhrparks mit Poolfahrzeugen mit einem beträchtlichen Verwaltungs- und Personalaufwand verbunden.

Dieser Aufwand lässt sich aber durch den Einsatz einer Software zur Poolfahrzeug-Verwaltung inklusive einer digitalen Schlüsselverwaltung minimieren, und zwar nicht erst, wenn Ihre Carsharing-Flotte eine gewisse Größe besitzt. Denn eine Pool Fahrzeug Software löst zwei der dringlichsten Probleme des Corporate Carsharings sofort: Die Bereitstellung der Fahrzeuge rund um die Uhr und das Überprüfen der Zugangsberechtigung des Nutzers. Im folgenden Beitrag erklären wir, welche Arten der Schlüsselverwaltung es für Ihren Fahrzeugpool gibt und wie diese Sie beim Managen Ihrer Poolingflotte unterstützen können.

Mann vor einem Laptop mit laufender Software

Schlüsselverwaltung im Fuhrpark – Ein Überblick über die verschiedenen Öffnungsmethoden

Manuelles Schlüsselmanagement mit Poolfahrzeugen

Digital oder analog? Diese Frage stellt sich jeder Fuhrparkverantwortliche einer Carsharing-Flotte. Wofür Sie sich entscheiden, hängt von vielen Faktoren ab. So haben die Größe des Fahrzeugpools, die Nutzung der Dienstwagen und die örtlichen Gegebenheiten (z.B. ein abgeschlossener Parkplatz auf dem Firmengelände oder geparkte Autos auf einem freizugänglichen Gelände) einen entscheidenden Einfluss auf die Entscheidung, eine manuelle Verwaltung der Schlüssel oder aber eine digitale Lösung zu nutzen.

Eine manuelle Schlüsselübergabe durch einen Mitarbeiter kann in der Aufbauphase eines Car-Pools oder bei kleinen Fuhrparks eine sinnvolle Möglichkeit sein, den Zugang zu den Dienstwagen sicherzustellen, denn es spart Kosten und kann oft auf dem kurzen Dienstweg gewährleistet werden. Mit wachsender Größe oder bei steigendem Anspruch an die Professionalität der Schlüsselübergabe ist diese Variante jedoch bald ausgereizt: Selbst „semi-digitale“ Zugangsmodalitäten mit Excel-Sheets oder über den Outlook-Kalender sind fehleranfällig, aufwendig, unübersichtlich und vor allem manipulierbar. Letzteres ist besonders schwerwiegend, wenn es um Beschädigungen an den Fahrzeugen geht.

Darüber hinaus ist eine zeitlich unabhängige, also 24/7 mögliche Schlüsselübergabe meist nicht zu gewährleisten – eines der größten Mankos, beim Pooling, basiert das Modell doch gerade auf größtmöglicher Flexibilität.

Männerhand mit Schlüssel zu Pkw

Digitales Schlüsselmanagement mit Poolfahrzeugen

Ein digitaler Schlüsselschrank bietet eine komfortable Lösung zur optimierten und kostensensiblen Ausgabe der Poolfahrzeuge. Er ersetzt erfolgreich und gewinnbringend für Unternehmen und Mitarbeiter die manuelle Verwaltung der Fahrzeuge. In Verbindung mit einer IT-basierten Lösung für das Management des Fahrzeugpools erfolgt die Schlüsselaufbewahrung platzsparend, sicher und zentral am Abstellplatz der Poolfahrzeuge; Ausgabe und Rücknahme sind rund um die Uhr möglich, da der Schrank vollautomatisch und selbsttätig vom autorisierten Fahrer geöffnet werden kann.

Die Funktionsweise eines Schlüsselschrankes ist intuitiv und bequem, was besonders bei der Neueinführung einer automatisierten Fuhrpark-Verwaltung die Akzeptanz unter Verantwortlichen und Mitarbeitern erhöht. Nach erfolgter Reservierung des gewünschten Fahrzeuges über die Website oder App kann der Nutzer mit der ihm zugeteilten PIN oder aber mit Hilfe eines RFID-Chips (z.B. am Firmenausweis) den Schlüsselschrank öffnen und den entsprechenden Schlüssel für das gebuchte Fahrzeug entnehmen. Der für den Nutzer vorgesehene Schlüssel gibt ein kleines Lichtsignal ab, sodass der Nutzer sofort den richtigen Schlüssel erkennt – Alle anderen Schlüssel sind nicht zugänglich, was ein Höchstmaß an Sicherheit garantiert. Der Buchungsvorgang ist automatisch abgeschlossen, wenn der Fahrzeugschlüssel wieder im Schlüsselkasten steckt.

Männerhand mit Smartphone

Unter Berücksichtigung von Datenschutz und Persönlichkeitsrechten der Mitarbeiter lässt sich die Synergie zwischen einer Poolfahrzeug Software und dem digitalen Schlüsselschrank weiter optimieren, z. B. durch den Einsatz von Telematik. So können neben zurückgelegter Wegstrecke und entsprechend dem Kilometerstand – wichtige Parameter für Wartung, Leasing und Versicherungszwecke – auch Tankfüllung bzw. Ladezustand bei Elektroautos mit Hilfe der Software dargestellt werden. Vor allem bei Elektroautos ist dies ein wesentliches Kriterium für eine Anmietung. Bei kürzeren Fahrten können Fahrzeuge mit geringem Ladezustand angeboten und für längere Fahrten blockiert werden. Im Fall eines Unfalls kann der Fahrer den Schaden über eine mobile App melden, die dann wiederum den Fuhrparkleiter informiert.

Wenn Sie an Ihrem Standort nicht die nötige Infrastruktur für einen Schlüsselschrank besitzen oder sich die digitalen Möglichkeiten noch umfassender zu Nutze machen wollen, bietet Carano eine portable Schlüsselbox zur Installation im Fahrzeug an. Die flinkey Box wird fest, aber reversibel in alle handelsüblichen Fahrzeugmodelle verbaut und an den Zigarettenanzünder angeschlossen; der Schlüssel kann zur Fahrzeugzündung entnommen werden. Ein integrierter Akku überbrückt bis zu vier Wochen ohne Strom. Der Nutzer greift selbständig über eine App auf das Fahrzeug zu, kann es öffnen und schließen, nachdem er über das Buchungssystem authentifiziert wurde. Ein Pluspunkt vor allem, wenn Ihr Fuhrpark auf mehrere Standorte verteilt oder gar standortunabhängig sein soll.

Mit einer Schlüsselbox und der dazugehörigen App verringern sich der Administrations- und der Personalaufwand bei der Fuhrparkverwaltung um ein Vielfaches, gleichzeitig ist die Plug-and-Play-Lösung einfach zu installieren und mit den meisten webbasierten Flottenlösungen kompatibel. Sie erreichen ein Maximum an Kontrolle und Sicherheit bei weniger Aufwand, besserer Auslastung und bieten dem Nutzer Transparenz und vollkommene Flexibilität. Ein weiterer Vorteil dieser Variante der digitalen Fahrzeugöffnung: Eine Diebstahlversicherung ist im Preispaket enthalten.

Fazit:

Poolfahrzeuge bieten eine flexible Mobilität und dementsprechend sollte auch die Verwaltung der Flotte möglichst anpassungsfähig und vor allem einfach in der Anwendung sein. Eine digitale Lösung bietet nicht nur Sicherheit dank genauer Dokumentation, sondern auch echte Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Personal. Neben den vielfältigen anderen Aufgaben, die Fuhrpark-Manager haben, sollte gerade der zeitintensive und fehleranfällige Bereich der Fahrzeugbereitstellung effizient und kostensensibel erledigt werden. Themen wie Sicherheit, Kontrolle und Auslastung sind wichtige Schlüsselbegriffe, die Sie mit einer digitalen Variante bestens im Griff haben.

Erfahren Sie mehr über unsere Poolfahrzeug Software und wie Sie Ihre Pooling Flotte kostensensibel verwalten können.