Schlüsselverwaltung im Fuhrpark: Fahrzeugschlüssel digital verwalten

Mit Poolfahrzeugen können Unternehmen die Mobilität der Mitarbeitenden flexibel gestalten und die Auslastung der Dienstwagen erhöhen. Die Herausforderungen, die das Management der Carsharing-Flotte jedoch mit sich bringt, sind meist analoger Natur: die Verwaltung der Fahrzeugschlüssel. Das digitale Schlüsselmanagement im Fuhrpark macht die Verwaltung jedoch unkompliziert und minimiert die Aufwände. In diesem Beitrag erklären wir, welche Arten der elektronischen Schlüsselverwaltung es für den Fuhrpark gibt und wie diese beim Verwalten der Carsharing-Flotte unterstützen können.

Digitaler Fahrzeugzugang im Fuhrpark – Überblick über die verschiedenen Lösungen zur Schlüsselverwaltung

Als Fuhrparkmanager weiß man nur zu gut, wie schwierig es sein kann, eine ordentliche und effiziente Schlüsselverwaltung für eine Flotte von Fahrzeugen zu garantieren. Man denke nur an die endlosen Suchaktionen nach verlegten Schlüsseln oder die zeitaufwändige Terminkoordination zur Übergabe der Schlüssel im Büro.

Eine manuelle Schlüsselübergabe kann in der Aufbauphase einer Carsharing-Flotte oder bei kleinen Fuhrparks noch machbar sein. Mit wachsender Größe oder bei steigendem Anspruch an die Flexibilität des Schlüsselmanagements stößt diese Variante jedoch bald an ihre Grenzen. Zudem sind Excel-Sheets oder Kalender-Tools fehleranfällig, unübersichtlich und manipulierbar. Letzteres ist besonders schwerwiegend, wenn es um Beschädigungen an den Fahrzeugen geht. Darüber hinaus ist eine zeitlich unabhängige Schlüsselübergabe meist nicht zu gewährleisten – eines der größten Mankos beim Carsharing. Schließlich basiert das Modell doch auf größtmöglicher Flexibilität.

Glücklicherweise gibt es heute praktische Tools, mit denen sich die elektronische Schlüsselverwaltung leicht organisieren lässt. Und es ist höchste Zeit, dass Sie sich mit den verschiedenen Optionen vertraut machen.

Elektronischer Schlüsselschrank

Vorteile

Ein digitaler Schlüsselschrank bietet eine moderne und effiziente Lösung zur Verwaltung der Schlüssel von Poolfahrzeugen.

• Intuitives Design für einfache Bedienung

Der Schlüsselschrank ist intuitiv und einfach zu bedienen. Dies erhöht die Akzeptanz bei Verantwortlichen und Mitarbeitenden, insbesondere bei der Einführung einer automatisierten Fuhrparkverwaltung. Der Nutzer kann sein gewünschtes Fahrzeug über die Website oder App reservieren und anschließend mit seiner PIN oder einem RFID-Chip (z. B. am Firmenausweis) den Schlüsselschrank öffnen und den passenden Schlüssel entnehmen.

• Maximale Sicherheit durch Lichtsignal

Der für den Nutzer vorgesehene Schlüssel gibt ein kleines Lichtsignal ab, durch das der Fahrende den richtigen Schlüssel sofort erkennt. Alle anderen Schlüssel sind nicht zugänglich, was ein Höchstmaß an Sicherheit garantiert. Der Buchungsvorgang ist über die Software automatisch abgeschlossen, sobald der Fahrzeugschlüssel wieder im Schlüsselkasten steckt. Eine weitere Dokumentation ist nicht nötig.

Nachteile

Obwohl der Einsatz eines digitalen Schlüsselschranks mit Autoschlüsseln viele Vorteile bietet, gibt es auch einige Nachteile bei der Verwaltung von Schließanlagen, die beachtet werden sollten. Hier sind einige Informationen dazu:

• Abhängigkeit von Technologie

Der Betrieb eines digitalen Schlüsselkasten ist von der Verfügbarkeit und Funktionalität der Technologie abhängig. Störungen oder Ausfälle der IT-Systeme oder der Software können dazu führen, dass der Schlüsselkasten nicht funktioniert und das Reservieren und Abholen von Fahrzeugen unmöglich wird.

• Kosten

Der Einsatz eines digitalen Schlüsselschranks ist nicht billig. Die Anschaffungskosten für die technische Ausrüstung sowie die Kosten für Installation und Wartung müssen berücksichtigt werden.

flinkey Box: Schlüsselverwaltung im Fuhrpark per Smartphone-App

Vorteile

Wenn Sie an Ihrem Standort nicht die nötige Infrastruktur für einen Schlüsselschrank besitzen oder sich die digitalen Möglichkeiten noch umfassender zu Nutze machen wollen, bietet sich die flinkey Box zur digitalen Schlüsselverwaltung an.

• Leiche Installation und kein Umrüsten notwendig

Die flinkey Box ist eine portable Schlüsselbox, die in fast jedes handelsübliche Fahrzeugmodell eingebaut werden kann. Sie ist fest montiert, aber reversibel, sodass sie bei Bedarf entfernt werden kann. Die Verbindung mit dem Fahrzeug erfolgt über den Zigarettenanzünder, wodurch der Schlüssel zur Fahrzeugzündung entnommen werden kann. Ein integrierter Akku ermöglicht es, bis zu vier Wochen ohne Strom auszukommen. Die Box ist herstellerunabhängig und in alle modernen Fahrzeuge ganz ohne Werkstatt sofort einsatzbereit.

• Einfache Bedienung über eine App

Die Bedienung der flinkey Box erfolgt über eine eigens entwickelte App, die auf jedem Smartphone verfügbar ist. Die Verwaltung des Fuhrparks wird durch die App deutlich vereinfacht, da der Nutzer selbstständig auf das Fahrzeug ohne Schlüssel zugreifen und die Türen öffnen und schließen kann, nachdem er über das Buchungssystem authentifiziert wurde.

• Maximale Kontrolle und Sicherheit

Die flinkey Box und die verbundene Software bieten ein Maximum an Kontrolle und Sicherheit, wodurch der Administrations- und Personalaufwand bei der Fuhrparkverwaltung im Unternehmen reduziert wird. Durch die Plug-and-Play-Lösung ist die flinkey Box einfach zu installieren und mit den meisten webbasierten Flottenlösungen kompatibel. Der Nutzer erhält eine höhere Auslastung, Transparenz und vollkommene Flexibilität.

Nachteile

Die flinkey Box ist eine moderne und praktische Lösung, jedoch gibt es einige wenige Nachteile für Mitarbeitende, die vorab berücksichtigt werden sollten:

• Abhängigkeit von Stromversorgung

Einer der Nachteile von flinkey ist, dass die Funktion von einer stabilen Stromversorgung abhängt. Wenn der Akku leer ist, kann der Fahrer die Türen nicht öffnen oder das Auto starten.

• Kompatibilitätsprobleme

Ein weiteres Problem kann sein, dass flinkey nicht mit allen Fahrzeugmodellen kompatibel ist. Daher müssen Nutzer sicherstellen, dass ihr Fahrzeug kompatibel ist, bevor Sie die flinkey Box für Schließanlagen einsetzen.

Ist ein elektronisches Schlüsselmanagement das Richtige für Ihren Fuhrpark?

Wenn Sie noch skeptisch sind, ob die digitale Schlüsselverwaltung wirklich die Lösung für Ihr Fuhrparkmanagement und Ihre Mitarbeitenden ist, dann beantworten wir gerne ein paar häufig gestellte Fragen:

Ist ein digitales Schlüsselmanagement im Fuhrpark sicher?

Ja, eine elektronische Schlüsselverwaltung ist sicher. Die meisten Systeme nutzen fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Fahrzeugen haben.

Funktioniert das elektronische Schlüsselmanagement im Fuhrpark auch bei Stromausfällen?

Ja, einige Systeme verfügen über integrierte Notfallfunktionen, die es ermöglichen, dass Sie das Fahrzeug auch bei einem Stromausfall öffnen können.

Brauche ich spezielle Geräte, um die elektronische Schlüsselverwaltung nutzen zu können?

Nein, Sie benötigen nur ein Smartphone oder ein anderes mobiles Gerät mit einer Internetverbindung für das Management.

Wie einfach ist die Einrichtung eines elektronischen Schlüsselmanagements im Fuhrpark?

Die meisten elektronischen Schlüsselverwaltungssysteme sind sehr einfach zu installieren und zu verwenden. In der Regel reicht eine einfache App-Installation aus, um loslegen zu können.

Wie funktioniert die flinkey Box?

Die flinkey Box wird fest, aber reversibel in alle handelsüblichen Fahrzeugmodelle verbaut und an den Zigarettenanzünder angeschlossen. Der Nutzer greift selbständig über eine App auf das Fahrzeug zu.