TL;DR
Arbeitgeber sind verpflichtet, die Fahrerlaubnis ihrer Mitarbeitenden bei dienstlich genutzten Fahrzeugen zu prüfen. Grundlage dafür bildet u. a. § 21 StVG (Verbot des Führens ohne gültige Fahrerlaubnis) im Kontext der Halter-/Fuhrparkpflichten.
Es existieren keine gesetzlich fixierten Intervalle. Empfehlenswert ist eine Kontrolle bei Übernahme des Fahrzeugs und anschließend mindestens zwei Mal pro Jahr. Jede Prüfung muss revisionsicher dokumentiert und DSGVO-konform archiviert werden.
Digitale Lösungen bieten Vorteile wie automatische Erinnerungen, lückenlose Dokumentation und erleichtern die Erfüllung der Halterhaftung.
Die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber ist eine der wichtigsten Aufgaben für Fuhrparkleiter, da sie die Sicherheit für die Mitarbeiter und alle weiteren Verkehrsteilnehmer erhöht. Als Bestandteil der Halterhaftung ist die Kontrolle durch den Gesetzgeber verpflichtend vorgeschrieben und muss regelmäßig durchgeführt werden. Wie oft ist eine Führerscheinkontrolle wirklich nötig und in welchem Rahmen ist sie überhaupt erlaubt? Besonders bei wechselnden Fahrern, Homeoffice-Regelungen oder externen Angestellten wirft das Thema viele Fragen auf. Klar ist: Wer als Arbeitgeber die Kontrolle dem Zufall überlässt, riskiert mehr als nur ein Bußgeld.
In diesem Beitrag erfahren Sie, auf welcher gesetzlicher Grundlage die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber basiert, welche Prüfmethoden existieren und wie digitale Lösungen die Durchführung erleichtern.
Inhalt
Was ist eine Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber?
Der Gesetzgeber sieht vor, dass jedes Unternehmen, welches seinen Mitarbeitern ein Fahrzeug zur Verfügung stellt, sicherstellen muss, dass diese über die nötigen Qualifikationen zum Führen von Fahrzeugen verfügen. Dabei müssen Flottenverantwortliche prüfen, ob die Fahrererlaubnis gültig ist und ob der Fahrer die erforderlichen Fahrerlaubnisklassen besitzt, um das spezifische Fahrzeug im Fuhrpark zu fahren.
Je nach Art des Fuhrparks und der Fahrzeuge können unterschiedliche Fahrerlaubnisklassen erforderlich sein, wie z.B. Pkw-Klassen, Lkw-Klassen oder spezielle Klassen für Gefahrenguttransporte. Ob es sich dabei um einen personengebunden Dienstwagen oder um ein gemeinschaftlich genutztes Poolfahrzeug handelt, ist unerheblich.
Für Arbeitgeber bedeutet das konkret: Die Führerscheinkontrolle ist bei allen Beschäftigungsverhältnissen notwendig, in denen Dienstfahrzeuge überlassen werden, unabhängig davon, ob der Angestellte den Wagen regelmäßig nutzt oder nur gelegentlich darauf zugreift. Wer als Fahrzeughalter keine gültige Fahrerlaubnis kontrolliert und dennoch eine Fahrzeugnutzung erlaubt, handelt im rechtlichen Sinne fahrlässig und im schlimmsten Fall sogar strafbar.
Führerscheinkontrolle Arbeitgeber: Auf welcher gesetzlichen Grundlage basiert sie?
§21 des StVG regelt
„Mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer als Halter eines Kraftfahrzeugs anordnet oder zulässt, dass jemand das Fahrzeug führt, der die dazu erforderliche Fahrerlaubnis nicht hat oder dem das Führen des Fahrzeugs nach § 44 des Strafgesetzbuchs oder nach § 25 dieses Gesetzes verboten ist.“
Wird die Führerscheinkontrolle gar nicht oder nur unregelmäßig durchgeführt drohen sowohl dem Fuhrparkverantwortlichen als auch dem Unternehmen hohe Bußgelder, der Versicherungsausfall und im schlimmsten Fall sogar strafrechtliche Konsequenzen. Daher sollte die Führerscheinkontrolle sorgfältig geplant, durchgeführt und vor allem lückenlos dokumentiert werden. So können Unternehmen negative Rechtsfolgen möglichst verhindern
Unter dem Begriff Halterhaftungspflichten ist, neben der regelmäßigen Kontrolle des Führerscheinscheins, auch die jährliche UVV-Fahrerunterweisung gemäß DGUV Vorschrift 70 gesetzlich vorgeschrieben. Dadurch soll die Arbeitssicherheit für Mitarbeitende gewährleistet und das Unfallrisiko auf ein Minimum reduziert werden.
Wie oft sollte die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber durchgeführt werden?
- Kontrolle der Fahrerlaubnis vor erstmaliger Fahrzeugnutzung: Vor der erstmaligen Fahrt mit einem Firmenfahrzeug sollte der Führerschein auf seine Gültigkeit überprüft werden.
- Halbjährliche Kontrolle: Anschließend sollte die Führerscheinkontrolle zwei Mal im Jahr erfolgen, um sicherzustellen, dass die Dienstwagennutzer befähigt sind, das Fahrzeug zu führen. Dies kann auch digital mit Hilfe der elektronischen Führerscheinkontrolle erfolgen und so die Aufgaben im Fuhrparkmanagement vereinfachen.
Führerscheinkontrolle rechtzeitig erledigen
Die elektronische Führerscheinkontrolle von Carano hilft Ihnen, keine Frist mehr zu verpassen. Per Smartphone-App werden die Fahrer rechtzeitig an anstehende Prüftermine erinnert.
Wie oft Sie die Führerscheinkontrolle als Arbeitgeber im Fuhrpark letztendlich durchführen, hängt von verschiedenen Faktoren ab und kann entsprechend der individuellen Risikobewertung unterschiedlich gehandhabt werden. Erhalten Fahrer besonders häufig Bußgeldbescheide oder entsteht der ernstzunehmende Verdacht der Fahruntüchtigkeit, sollten die Führerscheine engmaschiger geprüft werden.
Neben den technischen und organisatorischen Maßnahmen sollten auch klare Regelungen im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses getroffen werden. Mit einer transparenten Kommunikation und der schriftlichen Zustimmung der Angestellten zur Führerscheinkontrolle vermeiden Unternehmen Unsicherheiten und rechtliche Fallstricke.
In jedem Fall sollte jede Kontrolle nachvollziehbar dokumentiert werden, damit Sie im Schadenfall einen entsprechenden Nachweis der durchgeführten Prüfungen erbringen können.
Führerscheinkontrolle Arbeitgeber: Welche Prüfmethoden gibt es?
Die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber kann auf verschiedenen Wegen durchgeführt werden. Grundsätzlich wird zwischen manuellen und digitalen Prüfmethoden für Führerscheine unterschieden. Da die erste Variante mit einem großen bürokratischen und organisatorischen Aufwand verbunden ist, setzen immer mehr Fuhrparkverantwortliche auf die elektronische Führerscheinkontrolle, um Aufwände im Fuhrpark gering zu halten und Kosten einzusparen.
Die manuelle Führerscheinkontrolle
Für die manuelle Prüfung gibt es eine entsprechende Führerscheinkontrolle Formular, in der alle wichtigen Daten vermerkt werden können und die von beiden Parteien unterschrieben wird. Zur Vervollständigung der Dokumente kann der Fuhrparkverantwortliche zudem noch die Original-Fahrerlaubnis kopieren und in die Fahrerakte legen. Dabei ist der Verantwortliche verpflichtet, auf den sicheren Umgang mit Daten zu achten und die Prüfdokumente vor dem Zugriff Dritter zu schützen.
Diese Prüfmethode erscheint im ersten Moment einfach, sie ist aber mit einem hohen Zeit- und Organisationsaufwand verbunden. Denn für jede Führerscheinkontrolle muss ein persönlicher Termin mit dem Fahrer vereinbart werden, die Prüfunterlagen müssen händisch organisiert werden und die Ergebnisse sicher dokumentiert und archiviert werden. Daher wird die elektronische Führerscheinkontrolle als Alternative immer beliebter.
Die elektronische Führerscheinkontrolle
Die elektronische Führerscheinkontrolle ist auf vielen Wegen möglich. Zunächst wird ein NFC-Tags (NFC = Near Feald Communication) auf dem Führerschein angebracht und dieser erstmalig initialisiert. Anschließend können die betroffenen Fahrer die Prüfung per Scan an speziellen Prüfstationen, per Smartphone-App oder via Web-Anwendung vornehmen. Die Prüfintervalle können dabei flexibel festgelegt werden und die Fahrer erhalten automatisch eine Benachrichtigung bei anstehenden und überfälligen Terminen. Bei verpassten Fristen werden Fuhrparkverantwortliche umgehend informiert. Alle Prüfergebnisse werden automatisch nachvollziehbar abgespeichert und können jederzeit eingesehen werden.
Zusätzlich sorgt die digitale Führerscheinkontrolle für mehr Sicherheit und Effizienz im Fuhrparkmanagement. Durch die automatisierte Erinnerung und transparente Dokumentation wird das Risiko von Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben minimiert. Unternehmen profitieren von einer deutlichen Zeitersparnis, da manuelle Kontrollen größtenteils entfallen und administrative Abläufe optimiert werden. Darüber hinaus schützt die digitale Lösung das Unternehmen vor potenziellen Haftungsrisiken.
Elektronische Führerscheinkontrolle
Mit der digitalen Führerscheinkontrolle von Carano prüfen die Fahrer ihre Führerscheine bequem von unterwegs. E-Mail-Benachrichtigungen erinnern an anstehende und überfällige Termine.
Führerscheinkontrolle Arbeitgeber: Welche Rolle spielt der Datenschutz?
Der Fuhrparkleiter ist verantwortlich dafür, dass die Ergebnisse der Führerscheinkontrolle revisionssicher und für unbefugte Dritte unzugänglich aufbewahrt werden. Eine gute Möglichkeit hierfür ist ein digitales, passwortgeschütztes System. Trotzdem halten viele Fuhrparkverantwortliche noch an analogen Möglichkeiten der Aufbewahrung fest. Eine rechtliche Grauzone stellt das Kopieren des Führerscheins dar, das oftmals bei der manuellen Kontrolle gemacht wird. Viele Fuhrparkmanager bewahren Kopien der Schriftstücke auf. Strenggenommen kann das als Urkundenfälschung gelten. Um gesetzlichen Anforderungen und dem Datenschutz gerecht zu werden, sollten Fuhrparkleiter daher auf eine digitale Lösung setzen. So können sie sicher ihren Pflichten zur Kontrolle der Fahrerlaubnis nachgehen und die Daten ihrer Mitarbeiter schützen.
Bei der Auswahl des passenden Anbieters für die Durchführung der Führerscheinkontrolle sollten Sie unbedingt nachfragen, wo Ihre Daten gespeichert werden. Laut §11 des Bundesdatenschutzgesetzes bzw. Art. 28 der EU-DSGVO ist bei der Auswahl des Anbieters darauf zu achten, dass die technischen und organisatorischen Maßnahmen auch alle Anforderungen an eine datensichere Auftragsdatenverarbeitung erfüllen. Trifft dies nicht zu, können Sie der Speicherung Ihrer Daten widersprechen und sollten nach einem anderen Softwareanbieter suchen.
Die elektronische Führerscheinkontrolle von Carano bietet Fuhrparkverantwortlichen mehr Sicherheit im Fuhrpark und sorgt für effiziente Abläufe und Zeitersparnis dank der schnellen und unkomplizierten Abläufe.
Fazit
- Die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber gehört zu den zentralen Pflichten im Fuhrpark und sollte regelmäßig durchgeführt werden.
- Für die Führerscheinkontrolle gibt es grundsätzlich die manuelle und elektronische Methode. Da die manuelle Methode mit großem Aufwand verbunden ist, ist die elektronische Alternative dem vorzuziehen.
- Datenschutz spielt bei der Führerscheinkontrolle eine wichtige Rolle. Fuhrparkleiter müssen die erfassten Daten sicher und für Dritte unzugänglich aufbewahren.
Ein zuverlässiger Prozess zur Führerscheinkontrolle ist nicht nur aus organisatorischen Gründen notwendig – er schützt auch den Fahrzeughalter vor rechtlichen Konsequenzen. Wird ein Dienstwagen ohne gültige Fahrerlaubnis genutzt und dieser Umstand nicht regelmäßig kontrolliert, kann das Unternehmen im Ernstfall haftbar gemacht werden – mitunter sogar strafbar, wenn grobe Fahrlässigkeit vorliegt.
Arbeitgeber sollten daher klare Regeln für die Prüfung der Dienstfahrzeuge festlegen. Wichtig ist auch, dass alle Angestellten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses über die Notwendigkeit der Kontrolle informiert werden. Eine Zustimmung zur Führerscheinkontrolle kann beispielsweise in einer Car Policy oder direkt im Dienstwagenüberlassungsvertrag geregelt werden.
Elektronische Führerscheinkontrolle per App
Kommen Sie flexibel Ihren Halterhaftungspflichten nach, indem Sie Ihre Führerscheinkontrolle elektronisch durchführen – mit Carano geht das ganz einfach und ortsunabhängig per Smartphone-App.
FAQ- Häufig gestellte Fragen zum Thema Führerscheinkontrolle Arbeitgeber
Es gibt keine gesetzlich festgelegten Vorschriften zur Häufigkeit der Führerscheinkontrolle. Allerdings wird allgemein empfohlen, die Kontrolle mindestens zweimal jährlich durchzuführen. Manche Unternehmen setzen auch kürzere Intervalle fest, um ihrer Sorgfaltspflicht nachzukommen und rechtliche Risiken zu minimieren.
Arbeitgeber haben verschiedene Möglichkeiten, die Führerscheine zu überprüfen. Traditionell erfolgt sie durch eine manuelle Sichtprüfung, bei der der Führerschein persönlich vorgelegt werden muss. Effizienter sind jedoch digitale Lösungen, wie die Kontrolle per NFC-Tag, Prüfstationen, Smartphone-App oder Web-Anwendungen. Diese Systeme ermöglichen eine automatische Dokumentation und sorgen für eine lückenlose Nachverfolgbarkeit.
Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen ein betriebliches Fahrzeug führen. Verweigert ein Mitarbeiter die Kontrolle, kann ihm die Nutzung des Fahrzeugs untersagt werden. In manchen Fällen kann dies sogar arbeitsrechtliche Konsequenzen haben, da die Führerscheinkontrolle zur Erfüllung der unternehmerischen Sorgfaltspflicht gehört.
Ja, grundsätzlich sind Arbeitnehmende verpflichtet, dem Arbeitgeber ihre gültige Fahrerlaubnis vorzulegen, wenn ihnen im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses ein Dienstwagen oder ein anderes Dienstfahrzeug überlassen wird. Ohne die Vorlage kann der Arbeitgeber nicht nachweisen, dass der Mitarbeitende berechtigt ist, das Fahrzeug zu führen. Diese Kontrolle dient nicht der Überwachung, sondern ist notwendig, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und mögliche strafbare Verstöße gegen die Halterverantwortung zu vermeiden.
Sobald ein Unternehmen seinen Mitarbeitenden Fahrzeuge – sei es ein persönlicher Dienstwagen oder ein gemeinsam genutztes Poolfahrzeug – zur Verfügung stellt, ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, zu kontrollieren, ob eine gültige Fahrerlaubnis vorliegt. Diese Pflicht ergibt sich aus der sogenannten Halterhaftung, wonach der Arbeitgeber als Fahrzeughalter sicherstellen muss, dass nur qualifizierte Personen die Fahrzeuge führen. Die Kontrolle sollte vor jeder erstmaligen Nutzung und anschließend in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden, um Risiken im Verkehr zu minimieren und die eigene rechtliche Absicherung zu gewährleisten.
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