Ob Spedition, Bauunternehmen oder kommunaler Fuhrpark: Fuhrparkmanagement spielt für alle Unternehmen eine zentrale Rolle, die Fahrzeuge im Bestand haben. Im Mittelpunkt stehen dabei die Organisation und Steuerung der betrieblichen Mobilität. Als einer der größten Kostentreiber im Unternehmen, müssen Flottenverantwortliche den Fuhrpark zudem effizient verwalten und die Kosten stets im Blick behalten. Gleichzeitig gilt es gesetzlichen Vorgaben einzuhalten, Schäden abzuwickeln und unter Umständen Nachhaltigkeitszielen nachzukommen.
Das digitale Fuhrparkmanagement nimmt dabei eine Schlüsselposition ein. Durch die Automatisierung von Prozessen können Fuhrparkleiter Aufwände minimieren, Einsparpotenziale identifizieren und die Sicherheit in der Flotte erhöhen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Prozesse das Fuhrparkmanagement umfasst und wie eine Fuhrparksoftware für Entlastung sorgen kann.
Inhalt
Was bedeutet Fuhrparkmanagement?
Unter dem Begriff Fuhrparkmanagement versteht man die Organisation und Verwaltung einer Fahrzeugflotte in einem Unternehmen. Dazu gehören zum einen die Beschaffung und Steuerung von Fahrzeugen sowie die Planung und Organisation von Wartungen und Reparaturen. Auch die Abwicklung von Schäden, das Kraftstoffmanagement sowie die Verwaltung von Verträgen und Versicherungen sind Bereiche im Fuhrparkmanagement.
Zudem müssen Fuhrparkverantwortliche den gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten der Halterhaftung nachkommen. Dazu zählt die Führerscheinkontrolle, die Durchführung der UVV-Fahrerunterweisung sowie die UVV-Fahrzeugprüfung.
Welche Ziele hat das Fuhrparkmanagement?
Effizientes Fuhrparkmanagement heißt, den Fuhrpark wirtschaftlich zu führen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen. Darüber hinaus spielt das Fuhrparkmanagement eine Schlüsselrolle bei der Optimierung der betrieblichen Mobilität. Indem ein Unternehmen über eine geeignete Fahrzeugflotte verfügt, die den Anforderungen und Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht wird, kann die Effizienz und Produktivität gesteigert werden.
Effizienz & Kostenkontrolle
Eines der Hauptziele im Fuhrparkmanagement ist die effektive Steuerung der Flotte und die Reduzierung der Kosten. Dazu gehört die Senkung von Betriebskosten wie z.B. für Kraftstoffverbrauch, Wartungen, Versicherungen und Ausgaben für die Fahrzeugbeschaffung. Durch einen effizienten Ressourceneinsatz und eine Kostenkontrolle kann das Fuhrparkmanagement zur Steigerung der Rentabilität des Unternehmens beitragen.
Optimierung der Fahrzeugauslastung
Ein weiteres Ziel im Fuhrparkmanagement ist die Optimierung der Flotte hinsichtlich der (Mobilitäts-)Anforderungen des Unternehmens. Dies beinhaltet zum einen die richtige Anzahl und Art von Fahrzeugen, um den Betrieb effizient zu unterstützen. Zum anderen umfasst es die Optimierung der Fahrzeugauslastung und eine gut durchdachte Routenplanung, um Leerfahrten zu minimieren und die Effizienz zu maximieren.
Nachhaltigkeitsziele erreichen
Darüber hinaus setzen sich immer mehr Unternehmen das Ziel, umweltfreundliche Praktiken zu fördern und den ökologischen Fußabdruck zu minimieren. Nachhaltiges Fuhrparkmanagement will umweltschädliche Emissionen reduzieren und setzt daher auf umweltfreundlichere Pkw und ein kraftstoffsparendes Fahrverhalten.
Welche Bereiche sind im Fuhrparkmanagement wichtig?
Wie bereits eingangs erwähnt, ist das Fuhrparkmanagement komplex und sehr vielfältig. Fuhrparkmanager müssen eine Vielzahl von Prozessen in der Fuhrparkorganisation im Auge behalten. In ihren Verantwortungsbereich fallen Prozesse wie die Terminverwaltung Kostenkontrolle, Beschaffung, aber auch das Schaden- und Wartungsmanagement. Um in allen Bereichen den Überblick zu behalten und den Fuhrparkpflichten gerecht zu werden, können Flottenverantwortliche das Fuhrparkmanagement in ihrem Unternehmen digitalisieren.
Mehr über die Tätigkeiten und Verantwortungen im Fuhrpark können Sie in unserem Beitrag Fuhrparkmanagement Aufgaben: Die 10 wichtigsten Tätigkeiten in der Flotte erfahren. Hier stellen wir Ihnen die wichtigsten Aufgabenbereiche des Fuhrparkmanagements vor und geben Tipps, wie Sie Prozesse optimieren können.
Was ist digitales Fuhrparkmanagement?
Digitales Fuhrparkmanagement ist die moderne Art, einen Fuhrpark effizient und zukunftsorientiert zu verwalten. Dabei steht der Einsatz digitaler Technologien im Mittelpunkt, um Transparenz, Kontrolle und eine bessere Organisation zu schaffen – alles entscheidende Faktoren für einen reibungslosen Betrieb.
Kern des digitalen Fuhrparkmanagements sind Telematiksysteme, GPS-Tracking und intelligente Softwarelösungen, die in Echtzeit Daten erfassen und auswerten. Dadurch haben Fuhrparkleiter die Möglichkeit, jederzeit den Status der Fahrzeuge im Blick zu behalten, wichtige Kennzahlen wie Kraftstoffverbrauch oder Kilometerstände zu analysieren und Wartungsbedarfe frühzeitig zu erkennen. Diese datenbasierte Arbeitsweise macht den gesamten Fuhrpark nicht nur effizienter, sondern auch zukunftssicher und besser planbar.
Darüber hinaus erleichtern digitale Plattformen die zentrale Koordination von Fahrern und Fahrzeugen. Sie ermöglichen es, Fahrten präzise zu planen, gesetzliche Vorgaben wie Lenk- und Ruhezeiten einzuhalten und Prozesse zu automatisieren. Das spart wertvolle Zeit und Ressourcen und schafft gleichzeitig eine rechtlich abgesicherte Grundlage für den täglichen Betrieb.
Ein weiterer großer Vorteil liegt in der Kosteneffizienz. Automatisierte Berichte und intelligente Analysen decken Optimierungspotenziale auf, sei es bei der Routenplanung, der Fahrzeugauslastung oder der Reduktion von Leerkilometern. So lassen sich Betriebskosten senken, während gleichzeitig die Umwelt durch einen ressourcenschonenderen Einsatz der Flotte geschont wird.
Die Digitalisierung des Fuhrparks bedeutet nicht nur eine höhere Effizienz, sondern auch mehr Flexibilität, um auf Veränderungen reagieren zu können. Unternehmen, die auf digitales Fuhrparkmanagement setzen, profitieren von einer klaren Übersicht, fundierten Entscheidungen und einer Arbeitsweise, die sie langfristig wettbewerbsfähig macht. Es ist weit mehr als nur ein technisches Upgrade – es ist eine Investition in die Zukunft und in den nachhaltigen Erfolg.
Was muss beim digitalen Fuhrparkmanagement beachtet werden?
- Datensicherheit gewährleisten: Der Schutz sensibler Daten, wie Fahrzeugstandorte oder Fahrtenbücher, ist essenziell. Es sollten sichere Systeme und Verschlüsselungstechnologien verwendet werden.
Rechtskonforme - Nutzung: Die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien, wie der DSGVO, sowie die korrekte Umsetzung von Vorgaben zu Lenk- und Ruhezeiten ist entscheidend.
- Individuelle Anpassbarkeit prüfen: Die Lösung muss an die spezifischen Anforderungen und Größe des Fuhrparks angepasst werden können.
- Regelmäßige Updates und Wartung: Um die Effizienz und Sicherheit der Systeme zu gewährleisten, sollten Softwarelösungen regelmäßig aktualisiert und geprüft werden.
Was ist ein Fuhrparkmanagementsystem?
Ein Fuhrparkmanagementsystem, auch Fuhrparksoftware genannt, ist eine spezialisierte Softwarelösung, die die Verwaltung und Organisation der Fahrzeuge erleichtert. Mit ihr werden alle Fahrzeug- und Fahrerdaten an einem Ort erfasst und verwaltet. Durch umfassende Berichtsfunktionen erhalten Fuhrparkverantwortliche wertvolle Einblicke in die Leistung des Fuhrparks und können fundierte Entscheidungen treffen, um die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken.
Meist kann eine Fuhrparksoftware, wie beispielsweise Fleet+, mit verschiedenen Add-ons ergänzt werden. Mit Hilfe derer lassen sich beispielsweise die elektronische Führerscheinkontrolle oder die Fahrerunterweisung nach UVV durchführen.
Welche Vorteile bietet ein Fuhrparkmanagementsystem?
Der Einsatz einer Fuhrparksoftware bietet zahlreiche Vorteile in der Fuhrparkverwaltung. Sie vereinfacht die komplexen Prozesse in der Flotte und schafft strukturierte Workflows, wodurch der Arbeitsaufwand für Fuhrparkverantwortliche reduziert wird. Sie sorgt darüber hinaus für Transparenz im Fuhrpark und hilft dabei die Kosten zu überwachen und zu senken.
Automatisierung von Prozessen
Ein Fuhrparksoftware automatisiert viele Prozesse im Fuhrparkmanagement, die in Excel zeitaufwändig und fehleranfälliger sind. Durch die Digitalisierung von Aufgaben wie Datenimport, Berechnungen, Erinnerungen und die Erstellung von Reportings spart sie wertvolle Zeit und Ressourcen, die für das strategische Management des Fuhrparks genutzt werden können.
Zentralisierung von Daten
Digitales Fuhrparkmanagement hilft dabei, alle relevanten Daten rund um die Fahrzeuge und Fahrer zentral zu erfassen und zu verwalten, einschließlich Fahrzeuginformationen, Wartungsprotokolle, Fahrerdaten, Versicherungsunterlagen, Kraftstoffverbrauch und vielem mehr. Dies erleichtert auch den Zugriff für andere Beteiligte, wie z.B. Buchhaltung oder HR, auf Informationen, während die Datenintegrität durch individuelle Zugriffsberechtigungen gewährleistet bleibt.
Reportings und Kostenkontrolle
Durch digitales Fuhrparkmanagement können Wartungs- und Reparaturpläne erstellt, Termine überwacht und Erinnerungen für Wartungsarbeiten generiert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Fahrzeuge in einem optimalen Zustand gehalten, Ausfallzeiten minimiert und kostspielige Reparaturen vermieden werden.
Wartungsmanagement
Durch digitales Fuhrparkmanagement können Wartungs- und Reparaturpläne erstellt, Termine überwacht und Erinnerungen für Wartungsarbeiten generiert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Fahrzeuge in einem optimalen Zustand gehalten, Ausfallzeiten minimiert und kostspielige Reparaturen vermieden werden.
Digitales Schadenmanagement
Auch die Abwicklung von Schäden wird durch digitales Fuhrparkmanagement vereinfacht. Neben der elektronischen Dokumentation der Schäden vereinfacht eine Software auch die Verfolgung des Schadenprozesses – von der Meldung bis zur Reparatur. Durch automatische Benachrichtigungen und die automatisierte Kommunikation zwischen Fahrern, Versicherungen und Werkstätten wird die Schadenabwicklung beschleunigt. Zudem liefert die Software umfassende Berichte und Analysen, um Schadenmuster zu erkennen und präventive Maßnahmen zur Schadenreduzierung zu ergreifen.
Einhaltung der Halterhaftungspflichten
Digitales Fuhrparkmanagement bietet für die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Halterhaftungspflichten ebenfalls entsprechende Lösungen. Die Kontrolle der Führerscheine erfolgt per Smartphone-App bequem von unterwegs. Die Fahrerunterweisung nach UVV lässt sich als E-Learning-Kurs flexibel online durchführen, egal wo sich der Fahrer gerade befindet. Die ist nicht nur für Mitarbeiter sehr komfortabel, sondern entlastet auch Fuhrparkverantwortliche von der zeitaufwändigen Terminorganisation und Fahrerkommunikation. Alle Prüfungen und Testergebnisse werden nachvollziehbar dokumentiert und abgespeichert.
Integration mit anderen Systemen
Eine digitale Lösung kann in andere Unternehmenssysteme integriert werden, wie z.B. Buchhaltungssoftware, Personalmanagement und Auftragsmanagement. Dadurch können Informationen nahtlos ausgetauscht und Prozesse automatisiert werden, um die Effizienz und Genauigkeit der Datenerfassung und -verarbeitung zu verbessern.
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Wer ist für das Fuhrparkmanagement im Unternehmen verantwortlich?
Die Verantwortung für das Fuhrparkmanagement kann in Unternehmen unterschiedlich organisiert sein. In kleinen und mittelständischen Unternehmen übernehmen häufig Mitarbeiter die Tätigkeiten in der Fuhrparkverwaltung zusätzlich zu ihren eigentlichen Aufgaben, wie z.B. dem Einkauf oder der Buchhaltung.
Unternehmen mit großen Flotten haben in der Regel einen Fuhrparkmanager als zentrale Person, die für das gesamte Fuhrparkmanagement verantwortlich ist. In einigen Fällen entscheiden sich Unternehmen auch dafür, das Fuhrparkmanagement an externe Dienstleister auszulagern. Welche Vorteile und Nachteile das Fuhrpark Outsourcing hat, erfahren Sie weiter unten im Beitrag.
Was bedeutet Total Cost of Ownership im Fuhrparkmanagement?
Die Total Cost of Ownership (kurz TCO) beschreibt die Gesamtkosten, die mit dem Besitz und der Nutzung von Fahrzeugen im Fuhrpark verbunden sind. Dabei werden nicht nur die Anschaffungskosten berücksichtigt, sondern sämtliche Ausgaben, die über die Lebensdauer eines Fahrzeuges hinweg anfallen. Zu den TCO gehören also alle Kosten rund um die:
- Anschaffung und Finanzierung (wie Zinsen oder Leasinggebühren)
- Laufende Kosten für Kraftstoff, Wartung, Reparaturen oder Reifenwechsel
- Versicherungen
- Steuern und Gebühren
- Abschreibungen
- Restwert
Eine sorgfältige Analyse der Total Cost of Ownership zeigt die wahren Kosten eines Fahrzeugs im Fuhrpark und hilft dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie liefert eine Entscheidungsgrundlage, wenn es darum geht, die wirtschaftlichste Fahrzeugauswahl zu treffen, den optimalen Zeitpunkt für die Fahrzeugerneuerung zu bestimmen oder Wartungsstrategien zu planen.
Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es im Fuhrpark zu beachten?
Im Fuhrparkmanagement gibt es eine Reihe von gesetzlichen Vorgaben und behördlichen Bestimmungen zu beachten:
- Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt die Arbeitszeiten von Fahrern und enthält Vorschriften zu Lenk- und Ruhezeiten, Pausenregelungen und Höchstarbeitszeiten für Fahrpersonal im gewerblichen Güter- und Personenverkehr.
- Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) gilt ebenfalls für das Fuhrparkmanagement und legt allgemeine Anforderungen zum Schutz von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern vor arbeitsbedingten Gefahren fest. Es soll die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten gewährleisten und liefert die Grundlage für die regelmäßige Fahrerunterweisung nach Unfallverhütungsvorschrift.
- Die Pflicht zur Führerscheinkontrolle im Fuhrpark ergibt sich aus dem Straßenverkehrsgesetz (StVG). Dieses enthält Bestimmungen zur Haftung im Straßenverkehr und regelt Aspekte wie Führerscheinerteilung, Fahrzeugzulassung, Verkehrsregeln und Sanktionen bei Verkehrsverstößen.
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Fuhrparkmanagement: Inhouse vs. Outsourcing
Die Entscheidung, ob das Fuhrparkmanagement inhouse erledigt oder ausgelagert und damit an einen externen Fuhrparkdienstleister übergeben werden sollte (Fuhrparkmanagement Outsourcing), hängt von verschiedenen Faktoren ab und kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Hier sind einige Punkte, die bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden sollten:
Vorteile
Inhouse
- Unabhängigkeit von externem Dienstleister und direkter Einfluss auf Abläufe und Prozesse
- Aufbau von interner Expertise
- Unterstützung durch digitale Fuhrparklösungen
Outsourcing
- Know-how und bessere Einkaufskonditionen
- Effizienzsteigerung, da sich Mitarbeiter auf Kernaufgaben fokussieren
- Investitionen für IT und Weiterbildungsmaßnahmen der Mitarbeiter können minimiert werden
Nachteile
Inhouse
- Hoher Zeit- und Ressourcenaufwand
- Schwierigkeit, mit neuesten technologischen Entwicklungen Schritt zu halten
Outsourcing
- Häufig höhere Kosten
- Verlust an internem Wissen und Kontrolle
- Abhängigkeit von externem Dienstleister und weniger Flexibilität
Oftmals entscheiden sich Unternehmen für die Auslagerung von Teilbereichen, wobei die operativen Prozesse an einen Fuhrparkdienstleister übertragen werden und die strategische Entscheidungsgewalt weiterhin im Unternehmen bleibt. Wird das Fuhrparkmanagement inhouse betrieben, helfen digitale Lösungen bei der Organisation der Fahrzeuge und allen damit verbundenen Themen.
Welche Trend-Themen sollten Fuhrparkleiter im Blick behalten?
Fuhrparkmanager sollten bestimmte Trendthemen im Blick behalten. So können sie ihre Strategien an neue Entwicklungen anpassen und den Anforderungen des sich wandelnden Mobilitätssektors besser gerecht werden.
Auto Abo
Im Gegensatz zu langfristigen Leasingverträgen oder Fahrzeugkäufen bietet ein Auto Abo wie beispielsweise von Fleethouse oft eine kürzere Laufzeit, mitunter schon ab einem Monat. Dadurch haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Fahrzeugflotte flexibel an die sich ändernden Anforderungen anzupassen, lange Lieferzeiten für Dienstwagen zu überbrücken oder die Eignung alternativer Antriebe für den Fuhrpark zu testen.
Die monatliche Rate deckt alle Kosten einschließlich Versicherungen, Wartungen und Steuern ab. Lediglich die Tank- bzw. Ladekosten sind nicht inklusive. Dies ermöglicht eine bessere Kostenkontrolle und Planbarkeit für das Fuhrparkmanagement.
Dienstwagen abonnieren?
Das Rundum-sorglos-Mobilitätspaket für Ihren Fuhrpark: Abonnieren Sie den passenden Dienstwagen mit unserer Fuhrparkplattform Fleethouse und lassen ihn bis an Ihre Wunschadresse liefern. Die Laufzeiten starten schon ab einem Monat.
Online-Fahrzeugbeschaffung
Auch die Online-Beschaffung von Fahrzeugen ist ein wichtiges Thema im Fuhrparkmanagement. In den letzten Jahren hat sich der Prozess der Fahrzeugbeschaffung stark verändert, und viele Fuhrparkmanager nutzen vermehrt Online-Plattformen, um Fahrzeuge für ihren Fuhrpark zu erwerben. Flottenverantwortliche können so schnell und effizient eine Vielzahl von Modellen, Marken und Ausstattungsvarianten vergleichen, Preise prüfen und Angebote einholen, ohne physisch zu verschiedenen Autohäusern reisen zu müssen. Unser Firmenwagen Konfigurator Easy+ bietet Ihnen genau diese Möglichkeiten.
Die Online-Beschaffung ermöglicht es Fuhrparkmanagern, den gesamten Beschaffungsprozess in der Flotte elektronisch abzuwickeln, einschließlich der Vertragsunterzeichnung und des Dokumentenaustauschs. Dies beschleunigt den Prozess und reduziert den Verwaltungsaufwand. Durch die Integrationen in eine Fuhrparkmanagement Software können die Beschaffungsdaten nahtlos übertragen werden.
Corporate Carsharing
Was sich im Privatgebrauch bereits durchgesetzt hat, spielt auch in Fuhrparks eine immer größere Rolle: Mittels Corporate Carsharing können die Kosten in der Flotte reduziert werden. Anstatt jedem Mitarbeiter ein eigenes Fahrzeug zur Verfügung zu stellen, werden die Fahrzeuge gemeinsam und je Bedarf genutzt. Dadurch kann die Anzahl der benötigten Fahrzeuge reduziert und die Auslastung erhöht werden. Dies führt zu Einsparungen von bis zu 30 Prozent bei Anschaffung, Versicherung, Wartung und Instandhaltung.
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Elektromobilität
Elektromobilität im Fuhrparkmanagement gewinnt immer mehr an Bedeutung. Viele Unternehmen setzen sich Ziele zur Elektrifizierung ihres Fuhrparks und investieren in Elektrofahrzeuge, um ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen und Kosten zu senken.
Obwohl Elektrofahrzeuge in der Anschaffung oft noch teurer sind als konventionelle Verbrennungsfahrzeuge, können sie langfristig zu Kosteneinsparungen im Fuhrpark führen. Elektrofahrzeuge haben niedrigere Betriebskosten pro Kilometer, da der Strom im Vergleich zu Benzin oder Diesel günstiger ist und die Wartungskosten in der Regel niedriger ausfallen. Zudem produzieren Elektrofahrzeuge keine direkten Emissionen und tragen somit zur Reduzierung von Luftschadstoffen und Treibhausgasen bei.
FAQ – Fuhrparkmanagement
Fuhrparkmanagement, auch als Flottenmanagement bezeichnet, umfasst alle Aktivitäten, die mit der Planung, Verwaltung und Optimierung des Betrieb von Firmenfahrzeugen zusammenhängen. Ziel ist es, die Fahrzeuge möglichst effizient zu nutzen, Kosten zu senken und gesetzliche Vorschriften einzuhalten.
Fuhrparkmanagement ist entscheidend für die Wirtschaftlichkeit und Sicherheit von Unternehmens, die Fahrzeuge im Bestand haben. Die Erfassung und Analyse von Daten verbessern die Transparenz und Kontrolle im Fuhrpark und liefern wertvolle Einblicke in die Optimierungsmöglichkeiten der Flotte.
Effizientes Kraftstoffmanagement und regelmäßige Wartungen helfen dabei, die Betriebskosten zu senken und unnötige Ausgaben zu vermeiden. Zudem ist eine zentrale Aufgabe im Fuhrparkmanagement, gesetzliche Vorschriften einzuhalten und entsprechende Nachweise zu dokumentieren. Auch im Hinblick auf die Nachhaltigkeit gibt es im Fuhrparkmanagement viele Stellschrauben zu berücksichtigen, um umweltschädliche Emissionen zu minimieren – beispielsweise durch die Reduzierung des Kraftstoffverbrauchs, den Einsatz umweltfreundlicherer Antriebe oder nachhaltigere Mobilitätskonzepte wie Carsharing.
Für den Beruf des Fuhrparkmanagers gibt es keine gesetzlich vorgeschrieben Ausbildung. Ein Studium in einem relevanten Bereich wie Logistik, Betriebswirtschaftslehre oder Fahrzeugtechnik liefert bereits eine solide Wissensgrundlage für die Arbeit im Fuhrparkmanagement. Die Qualifizierung als Fuhrparkleiter erfolgt dann im Rahmen einer qualifizierten Weiterbildung. Diese werden z.B. von der DEKRA, dem TÜV Rheinland oder der Industrie- und Handelskammer angeboten.
Dank einer digitale Lösung lassen sich die Aufgaben im Fuhrparkmanagement automatisieren und Daten zentral erfassen und bearbeiten. Zudem erleichtert sie die Termiverwaltung, die Kostenkontrolle und das Schadenmanagement. Dies spart viel Zeit im Fuhrpark und entlastet Flottenverantwortliche im Tagesgeschäft.
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